档案管理办法

为了建立完整的建筑工程档案，提高总工办档案管理水平，按照公司的有关档案管理规定制定本办法。

一、归档类别如下：

001 相关合作公司往来文件；

002 前期报建相关文件及报告；

003 招投标文件；

004 各施工单位资质，考察报告等；

005 设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料；

006 工程部与我部门往来文件（包括各项工程发生的工作联系单、付款申请单、现场变更、签证、材料进场清单等）；

007 施工单位月进度报表、竣工决算、审计资料等；

008 相关单位签署合同；

009 监理资料；

010 其他资料。

二、档案的保管：

1、所有相关合作公司往来文件原件交公司财务部门保管，自留复印件存入文档。

2、前期报建相关文件及报告原件原则上均有财务部及开发部自行保管，有关工程技术上及工程费用计算方面文件由总工办归档。其余文件如需借阅可根据相关部门管理办法办理借阅手续，借阅完毕立即归还。原则上不在总工办留存。

3、招投标文件由我部门按项目名称归档，属于机密性文件不得借阅。如有特殊原因需借阅必须有总经理或相关部门副总书面同意借阅，否则不予借阅。且借阅完毕应立即归还，不得转借，严禁复印传阅。

4、各单位资质，每个项目考察完要对考察单位的资质进行归档。要求录用单位资质；候选或未录用单位资质。考察报告，根据考察的时间及内容归档。

5、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料，设计资料集图纸由总工办留存一份，其余交由工程部发放及保管；设计变更与工程洽商资料由总工办留存原件一份，财务部、工程部留存复印件，并由工程部发放给各施工单位及监理单位。

6、各项工程发生的工作联系单、付款申请单、现场变更、签证、材料进场清单等资料均有我部门统一编号存档。其中现场变更、签证资料要求财务部同时存档。

7、（1）施工单位月进度报表，每月由工程部上报，我部门审批后留存施工单位上报及审批文件。同时财务部、工程部可复印归档。（2）竣工决算资料、审计资料，由我部分根据项目名称及内容分别存档。

属于机密性文件不得借阅。如有特殊原因需借阅必须有总经理或相关部门副总书面同意借阅，否则不予借阅。且借阅完毕应立即归还，不得转借，严禁复印传阅。

8、相关单位签署合同，原件由财务部归档，我部门留复印件存档，不得外借、严禁其他部门翻阅。如需借阅应到财务部办理相关手续。

9、监理资料，根据时间及内容归档。

10、其他资料，根据内容归档。

三、资料收集：所有资料均按项目收集，从工程立项至工程竣工交付使用发生的资料统一收集、保管。

四、档案借阅与移交：

1、为配合公司各部门工作的需求，各项工程的有关文件资料还应做出备份文件，供各有关部门存档使用。如需借阅则要在档案资料传阅登记表上登记并签署意见。借阅后归还。

2、需要移交的资料需办理有关移交手续。