京新高速公路临河至白疙瘩段三标一分部（k532+150～k565+000段）
中国交通建设股份****。
京新高速公路lbamsg-3项目总承包管理部第一项目部。
二〇一六年三月。
1 目的。为了加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，确保档案资料的准确性、完整性、方便性，充分发挥档案在中国交通建设股份****lbamsg-3项目总承包管理部第一项目部中各项工作中的作用，特制定本办法。
2 编制依据。
《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》交办发﹝2010﹞ 382号。
3 适用范围。
本制度适用于中国交通建设股份****lbamsg-3项目总承包管理部第一项目部（以下简称“项目部”）所有部门的档案管理。
4 归档范围及相关规定。
4.1 本办法所指的档案，是指过去和现在中国交通建设股份****lbamsg-3项目总承包管理部第一项目部施工生产和社会活动中产生的各种具有保存和参考价值的文字、图表、声像等资料。
4.2 实行档案部门整理、档案室集中统一管理的基本制度。
4.3 各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位，各部门的档案管理自行安排。
4.4 各部门要将工作中形成的档案材料，必须按规定定期整理并向档案室移交、登记归档。
5 归档时间。
5.1各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门负责人审定后，组成保管单位每月自行整理归档；
5.2工程完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，提交档案管理员归档。
6 档案归档要求。
档案归档总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
6.1 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
6.2 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开。
6.3 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在上一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
6.4 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
7 文件分类及归档。
7.1 档案文件分类原则：遵循“年度—部门—内容”**分类原则。
第一级分类为“年度”分类法， 即所有档案按年度分类；第二级分类为“部门”分类法；第**分类为“内容”分类法，即在各部门形成的档案内，再按照具体内容进行分类并编号。
7.1.1文件类别：
7.1.2部门代号：
7.1.3编号方法：
lbamsg-3
顺序号。文件代号。
部门代号。发布年号
注：总部文件代号没有（不涉及）。
7.2 将整理好的归档文件归档至档案盒内，编制《案卷目录》,并给档案盒予以编号。
7.2.1 档案号内卡片制作规则根据中国交建《视觉识别系统规范手册》；
7.2.2 档案盒编号方法。
lbamsg-3-×-
流水号。部门代号。
年度代号 注：如果总部有项目部文件存档，部门代号可包括项目部(f)。
8 档案管理人员职责。
8.1 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作；
8.2 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档；
8.3 档案管理员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护总部档案的完整与安全；
8.4 执行档案工作的政策法规，建立、健全总部档案管理的规章制度；
8.5 负责对项目部不同类型档案的分类、立卷、归档工作进行指导、监督和检查；
8.6 认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》 ，做好保密工作，确保档案的机密和安全；
9 档案保管和销毁。
9.1 各部门在每年3月31日前按档案管理规定对上年的所有档案材料进行立卷、归档， 并于当年 5 月 31 日前一次性移交项目部档案室。
9.2 档案移交归档时，立卷负责人和档案管理人员应根据案卷目录详细清点案卷，按标准进行验收检查，对不符合标准的给予退回处理；符合要求的，填写《档案移交清单》。
9.3 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。
9.4 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。
9.5 要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。
9.6 经鉴定需要销毁的档案，必须列出销毁清册，严格履行审批手续，应指定两人负责监督销毁， 防止档案遗失和泄密；监销人应在销毁清册上签字。
10 档案的统计、鉴定和保管期
10.1 每年末，档案室管理人员应对档案的保管数量、各类档案的查阅、外借次数等相关使用情况进行汇**计。
10.2 档案鉴定工作，是在判定档案价值的基础上，确定档案的不同保管期限。
10.3 档案的保管期限定为永久、长期两种，长期一般分为 30 年、10 年。具体可参考《建设项目文件材料归档范围及保管期限表》及《公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表》。
11 文件档案调阅管理。
项目部档案只有项目部内部人员可以借阅。调阅文件档案要履行调阅手续。填写《档案调阅单》，而后交给部门主管及项目部领导批准签字才能进行调阅。
调阅之前要填写《档案调阅记录》方可进入档案室查阅或调阅资料。
11.1 普通文件档案：要办理调阅手续，部门主管一级签字确认。
11.2 调阅“加密”的文件档案，要办理调阅手续，并由部门领导、总部领导两级签字确认。
11.3 调阅档案的人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。
11.4 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
11.5 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
12 档案室管理。
12.1 档案室是保存档案及相关资料的重要场所，必须采取相关防高温、防水、防潮、防光、防尘、 防火、防盗、防污染、防有害生物侵袭等措施。
12.2 档案室管理人员应定期对档案室进行清扫，保持室内及档案柜干净整齐；定期施放防虫药物，防止虫鼠害；室内严禁烟火，禁放食品杂物等。
12.3 档案管理人员不允许私自将档案带出室外或借给他人。 非档案人员不得私自进入档案室，如工作需要时，需有档案管理人员陪同，档案管理人员离开档案室要锁门，下班前对档案室进行安全检查。
13 解释权。
本管理办法由档案管理室负责解释，自2024年4月1日起生效。
14 附件。
附件1：《档案移交清单》
附件2：《案卷目录》
附件3：《档案调阅单》
附件4：《档案调阅记录》
附件1：电子档案移交清单。
附件2案卷目录
档案盒编号。部门。
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