档案管理办法

第一章总则。

第一条为了加强对担保项目档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为担保业务有序发展提供服务，依据《档案法》，结合公司实际情况，制订本办法。

第二条本办法所称的担保项目档案，是指公司在从事担保业务的经营活动中形成的，具有保存意义的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。

第三条担保项目档案分为明确担保责任的文书档案、经济档案、客户档案和反担保标的物权利凭证、过渡监管物权凭证。

第四条凡公司的所有人员，均负有保护档案的义务。

第五条担保项目档案适用分类集中管理原则。

第二章责任人。

第六条文书档案、经济档案和客户档案的管理机构为总经办。

第七条反担保标的物权利凭证（含反担保物的保险凭证）、过渡监管的物权凭证的管理机构为财务部。

第八条担保部项目调查人员为担保业务档案的归档责任人，风险控制部保后检查人员为保后检查档案的归档责任人，分别负责将各自业务档案及时归缴相应管理机构。

第三章归档要求。

第九条各担保、委托贷款项目的业务档案必须在担保合同、保函或委托贷款协议生效后的七个工作日内完成归档手续，并交总经办立档保管。

第十条归档资料的要求：

一）首次归档时必须具备的资料：

1）确立业务关系的经济合同类资料：

与银行签订的《保证合同》、《借款合同》等；

与客户签订的协议，如担保协议、委托贷款协议、经济咨询服务协议等；

2）反担保措施类资料：

在签订《保证合同》前应已办理的反担保措施文件，如抵押协议、股权质押协议、无限责任保证书等；与反担保措施相关的其他重要文件，如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等；

3）客户基本资料；

4）其他资料。

二）可后续归档的资料；

在申请签订《保证合同》、保函或委托贷款协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可；

在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料：

保后监管报告；

保后监管过程中获得的资料。

所取得的物权凭证的复印件；

担保过程中同意放款审批表；

同意放款通知书复印件；

其他应归档的资料。

总经办对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档，须积极督促项目调查人和保后检查人归档，并定期检查档案，确保每一个业务档案的完整性；

第十一条一笔业务的档案应按照“一般档案”和“要件档案”分两个档案夹分别进行归档；

一）“要件档案”包括所有与保障公司利益有关的具有法律效力的正本文本及合同，如担保项目审批表、评审会决议、担保协议书、董事会决议、各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同，等等；

二）“一般档案”包括与同一业务相关的全套资料（包括要件档案的复印件及存放于财务部的反担保标的物权证的复印件）。“一般档案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行：

a类：内部操作和审批资料；

b类：客户基本资料；

c类：反担保措施的相关资料；

d类：银行资料；

e类：其它相关资料。

第十二条档案内的文件资料要去掉金属物；对破损的文件资料应进行修补，字迹已扩散的应复印并与原件一并存档；纸页小的文件材料应加贴在a4纸上，纸页宽大的应折叠整齐、压平；

第十三条归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章，并由核对人签名确认对原件复核的责任。

第十四条在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，**文件与原件、多种文字形式的同一文件分别立在一起，不得分开。

第十五条不同年度的文件一般不得放在一起存档，但跨年度的请示与批复放在复文年存档，没有复文的放在请示年存档；

第十六条档案内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列；

第十七条档案内文件要逐页按a、b、c、d、e等类别进行编号；

1、档案内资料清单不用编号；

2、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；

3、使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，如a-1，a-2，a-3，依此类推；

第十八条归档资料由归档责任人按“一般档案”和“要件档案”逐件填写一式三份《担保资料清单》，连同档案移交总经办，并履行移交手续。总经办综合管理员负责审核所交档案资料与《担保资料清单》是否吻合、齐全；再由担保业务部经理作为监交人审核应上交资料的齐备性，即所有与该业务相关的资料，特别是公司评审会要求落实的条件、相应反担保措施等方面是否已落实并归档；

第十九条《担保资料清单》归档责任人、监交人各存一份，档案夹里一份。

第二十条凡归档资料，都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔书写，以利长期保存。

第二十一条任何部门或个人都不允许私自保存、损毁、涂改、伪造和销毁应归档的业务资料。

第二十二条物权凭证的归档要求：各担保、委托贷款项目的反担保标的物的物权凭证必须在担保合同、保函或委托贷款协议生效前完成归档手续，并交风险控制部监管经理审核后交财务部立档保管；过渡监管的物权凭证需由风险控制部监管经理按过程控制的进度办理归档、领取等手续。

第四章立档、移交和保管。

第二十三条立档责任人和归档责任人对移交、接收的档案必须分别进行纸面和电脑登记；《档案移交（接收）登记表》（附件1）.

第二十四条 “要件档案”和“反担保标的物权证书”实行双人双锁控制进行管理，并建立登记薄对整个存、取、阅、释放过程进行完整记录；

第二十五条立档责任人对所接收的档案要进行审核、分类、编号、整理等立档工作；

第二十六条要遵循科学性和稳定性的原则，在同一全宗内目录号不能重，在同一目录内案卷号不能重，在同一案卷内页号不能重。不能设虚号、空号。案卷号以每本案卷目录为单位进行编制，每本案卷目录只能编一个统一的流水号；

第二十七条档案室应坚固、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风；

第二十八条在保项目和已解除担保责任项目的档案应分开存放管理；

第二十九条总经办定期（至少每半年一次）对档案保管的状态进行检查，发现问题及时解决，以保证档案的完整与安全。

第三十条项目档案的保存期限一般为：担保责任解除后两年；

第三十一条超过保存期限的项目档案，必须经风险控制部进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，报总经理签字批准后销毁；

第三十二条销毁档案时，应由业务部、风险控制部分别指定两人负责监销，防止档案遗失或泄密。

第三十三条档案工作人员因工作需要调动时，应在离职前办好档案交接手续。

第五章借阅、领用和退还。

第三十四条当工作需要查阅有关档案时，要办理“一般档案”的借、查阅手续，首先填写《档案借、查阅登记薄》（附件2），经所在部门经理同意，风险控制部经理批准后，方可借、查阅。

第三十五条 “要件档案”在没有特殊的情况下不能借、查阅；如确有需要，需项目经理提交专门报告，由所在部门经理、风险控制部经理同意，总经理批准后方可借、查阅；

第三十六条要件档案只允许在档案室现场查阅，如特殊需要可复印原件；

第三十七条档案管理员应对外借档案的归档进行跟踪，确保外借档案的及时归还，一般档案借出时间最长不超过一个月，因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续。

第三十八条借阅人查阅后，必须保证档案资料的完整性并保守机密，不准带到公共场所，未经风险控制部准许，不得转借他人；

第三十九条外单位人员查阅一般档案，由担保业务部门经理同意，风险控制部经理批准后可查阅，属机密范围的档案和“要件档案”一律不对外查阅；

第四十条公、检、法人员因工作需要查阅机密档案，凭单位介绍函并经公司总经理批准后，方可查阅；

第四十一条总经办在对外借出档案时，应交由风险控制部审核借阅的合理性，风险控制部可根据实际情况缩短借出期限或不予批复（可以是将借出改为现场查阅）。档案外借逾期未归还的，按档案未归档处理；

第四十二条档案管理员对归还的档案，应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如有破损、丢失、涂改等情况，应写出书面报告，根据不同情况上报总经理，追究责任。

第六章责任。

第四十三条对毁损、遗失、擅自销毁档案、涂改、伪造档案、出卖档案，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损失等违规行为的，视情节轻重对责任人给予处罚，造成损失的责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六章附则。

第五十三条本管理办法自公司董事会签发之日起实施。

附件一：档案借阅档案登记表。

附件二：档案销毁登记薄。

借阅档案登记表。

档案销毁登记表。

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