第一章总则。
第一条目的。
为加强公司各类档案的规范管理，确保公司档案的保管和使用安全，为各项工作提供服务，保障公司合法权益，根据集团档案管理有关规定制定本办法。
第二条范围。
适用于公司各部门及各服务中心的档案管理工作。
第二章职责与分工。
第三条公司行政部是公司档案管理的归口管理部门，其职责是：
1、负责本办法的监督执行、修订工作，并对本办法进行解释。
2、负责对各物业服务中心档案管理工作进行检查、业务考核工作。
3、公司行政部下设档案室，并设档案管理员，负责公司职能部门各类管理档案的日常管理工作。
1）贯彻执行国家有关法律、法规和集团档案管理制度，制定公司文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁等有关规定。
2）负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设。
3）监督落实同步归档制度，指导各服务中心做好文件材料的收集、积累、整理和归档工作。
4）维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作。
5）负责公司档案的编研工作。
6）协助推行集团档案管理信息化建设工作。
第四条公司人力资源部负责人事档案制度建设及各层档案人员的招聘、选聘、培训、适任考核工作。
第五条公司财务部负责财务档案制度建设及业务指导、培训、考核、适任考核等工作。
第六条各物业服务中心设立兼职档案管理人员，综合管理部是服务中心档案管理的归口管理部门，档案管理人员职责是：
1、负责按归档范围收集物业管理档案、业主委员会档案等。
2、负责档案立卷、分类、整理、归档、借阅等工作；
3、负责档案室日常管理工作，保持档案室通风、整洁，做到规范化、标准化。
4、负责档案电子信息化录入、汇总及上报工作。
第三章工作程序。
第七条归档。
1、归档范围：各服务中心、各职能部门材料的归档范围如下表：
2、归档形式：文件材料主要包括纸质、光盘、**及底片、实物等载体形式。
3、归档时间。
1）管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。
2）外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后归档。
3）员工外出参加公务活动形成的文件材料在活动结束后及时归档。
4）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
5）光盘、**及底片、实物等形成的文件材料在工作结束后及时归档。
6）下列文件材料应随时归档：
1）变更、修改、补充的相关文件材料；
2）公司内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
3）业主档案相关资料，包括业主资料、装修资料、日常管理资料等；
4)其他临时重要活动中形成的文件材料。
4、归档文件质量要求。
1）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求，齐全完整。
2）归档的文件材料应为原件，如确实无法保存原件的，可保存复印件，但必须说明原因并注明原件存放处，必要时需加盖印章，热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，文件材料归档后不得更改。
3）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档，外文（或少数民族文字）材料若有汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
4）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
5）归档的文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
6）归档的文件材料一般一式一份。重要的，利用频繁的和有专门需要的可为一式两份或以上。
7）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
8）声像类、实物类档案画面要求清晰完整，符合有关规范和标准，并注明拍摄内容、时间、地点等信息。
5、归档手续。
1）各服务中心兼职档案员先检查本服务中心归档文件材料的齐全、完整与准确情况，然后填写档案移交登记表，打印一式两份，随文件材料一起移交档案室。
2）档案室接收档案时，应根据档案移交登记表，与移交人共同逐页清点，并要求双方在档案移交登记表上签名确认，各自保留一份以备查。对重要、机密类的案卷，需要认真仔细核对，经查验确信无误后方可办理签收手续。
第八条借阅。
1、借阅手续。
1）档案员要熟悉所管理的档案情况，了解智能和分工，积极热情地为允许借阅查档者提供便利，使档案充分发挥应有的作用。
2）凡利用档案必须按规定办理相应手续，填写《文件借阅登记表》，对借阅档案相关情况进行登记；凡已解决重大问题或取得较大效益的事项，应及时反馈给公司、各服务中心档案室，并及时填写档案利用效果登记表。
3）公司、各服务中心档案主要供本公司、本服务中心范围内员工工作利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员应持盖有该单位公章的介绍信，并注明利用者的身份、利用目的、范围及内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅。
2、借阅要求。
1）借阅者需保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损、不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其他任何标记，更不得将借阅的档案资料丢失或失窃。
2）复印档案须在附件上注明用途及时间，并在其上注明“再复印无效”字样：复印完毕需将其原件当场归还，并由档案管理员核实后办理相关手续。
3、借阅规定。
1）借阅档案最长应在14个工作日内归还，如需继续使用，需办理续借手续，但只可续借一次，如过了续借期限还需使用，需重新办理借阅手续。
2）在职员工调动岗位或离职时，需退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离；档案管理员调离，应由相关领导监督办理，档案交接之后，方能调离。
3）借阅的档案须妥善保管，一旦发生损坏、丢失等，应立即向档案室报告，档案室将根据档案的价值和数量报公司总经理批准后，责令其赔偿一切损失。
第九条档案保密要求。
1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。
2、不准在私人交往、通信、网络中泄漏公司秘密，不准在公共场所谈**司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。
3、档案室在立卷归档、整理保管、鉴定销毁、提供利用等各个环节中都应注意保密。
4.、查阅档案，只能在档案室内或指定区域查阅，不得私自抄录或复制。
5、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符，发现失密、窃密情况，应及时报告主管领导，查明情况严肃处理。
6、档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，或者依法追究刑事责任。
7、档案有下列情况之一者，不予开放利用：
1）设计企业商业机密的；
2）涉及企业专利或技术秘密的；
3）设计企业员工个人隐私的；
4）档案形成部门有特别规定的。
第十条档案鉴定。
1、 鉴定工作内容。
1） 初始鉴定：各服务中心在文件归档时，剔除没有保存价值的文件材料，对需要归档的文件材料进行初步鉴定以确定其保管期限。
2） 归档鉴定：档案室对各服务中心的鉴定情况进行检查，将不需要保存的档案加以剔除，将原保管期限划定不当的档案，重新进行价值鉴定，调整保管期限。
3） 定期复查及安定：主要是鉴定库存档案的完整、损坏等状态。
4） 到期后鉴定：主要是对超过保管期限的档案重新进行价值审查，将失去保存价值的档案剔除销毁。
第十一条档案销毁。
1、档案立卷、归档后，未经公司档案管理员鉴定且报公司总经理批准，任何部门、服务中心或个人不得擅自销毁。
2、经批准销毁的档案由档案室组织统一销毁，严禁将要销毁的档案作为它用，或作废纸**。
3、为防止档案的遗失和泄密，销毁档案必须有至少两名监销人，销毁完毕后，监销人要在销毁清册上签字。
第十二条档案统计。
1、 档案室应做好平时的档案统计台账和基础原始登记工作，并在每年年中或年终对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。
2、 统计工作必须做到实事求是，务必确保提供的数据准确，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。
第十三条档案信息化。
1、 服务中心应及时将库藏档案录入“清华紫光档案管理系统”中，并进行维护。
2、 录入信息必须保证及时、准确、完整、避免出现差错。
第十四条档案库房管理。
1、 档案库房由专人进行管理，任何人不许随意进入库房。
2、 档案室应按照“八防”要求对库房进行管理，尽可能全面妥善保管好各类档案。
3、 库房内严禁存放与档案无关的物品，严禁烟火。
4、 库房应进行定期检查，每年进行一次全面盘查，对库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。
第四章附则。
第十五条本办法由公司行政部附则解释和修订。
第十六条本办法自下发之日起执行。
附件：1、文档借阅登记表。
档案借阅、复印一览表。
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2009 中外建办字第033号。关于印发 中国对外建设总公司档案管理办法 的通知。总部机关各部门，各区域公司 专业公司 分公司 子公司 现将 中国对外建设总公司档案管理办法 印发给你们，请遵照执行。二 九年三月二十日。抄送 总公司领导。目录。第一章总则 1 第二章档案管理机构及其职责 2 第三章文件...