英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、**号码、传真号、电子邮箱等。书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供****。
很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文商务信函中称呼的书写有讲究。
在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。一般位于信内地址下方空一行；有attention时也一样，位于attention下面空一行。称呼后面一般用逗号(英式),也可以用冒号(美式)。
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“dear sirs,”(英式)或“gentlemen:”(美式)。
在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用to whom it may concern或dear madam or sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用dear member,dear customer,和dear human resources manager这样的称呼。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
1.商务信函一般用dear miss brown,dear 。dear纯属公务上往来的客气形式。
2.写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用dear或mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。例如：my dear father,dear tom等。
另外，称呼中还可以出现头衔、职位、职称、学位等，例如：dear schiller,dear smith。
商务信函中主题不能忽略。
书写商务信函的subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。一般来说如果信内有reference number,就不一定再写subject。
subject位于salutation下空一行。一般有三种书写形式：直接书写、subject:和re:。为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：
invoice 12345
re:invoice 12345
subject:invoice 12345
写出恰当的结尾敬辞。
几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。
至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：
1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是dear sirs,(英式)或gentelmen:(美式),则结尾敬辞采用yours faithfully,(英式)或yours truly,(美式);
2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是dear ,则结尾敬辞采用yours sincerely,(英式)或sincerely,(美式)。
当然，结尾敬辞还有很多形式，下面是常用结尾敬辞一览表：
1.最正式(表示敬意)
respectfully,respectfully yours,very respectfully yours,2.正式。
yours truly,very truly yours,yours faithfully,3.个人的，最普通的方式。
yours sincerely,sincerely yours,very sincerely yours,sincerely,4.简略式(表示亲密)
cordially,cordially yours,best regards,warmest regards,不要忽略了英文商务信函中的签名。
签名就是发信人所签署的姓名。无论亲自手书还是用计算机、打字机或是由秘书打印的信函，均应在信函结束词下留出的4行间距处签上名字。正式信函若无签字不仅严重失礼，而且不具法律效力。
签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名既要难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。
1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。
2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注(miss)或(mrs.)。
3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by,for,perpro或字样。
外贸英语函电撰写技巧
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