教学过程及主要内容。
课程讲义。part i basics of business correspondence
一、电子邮件。
i.电子邮件的构成 (parts of e-mail)
发件人栏）收件人栏）
抄送文本框)
密件抄送栏)
主题栏）text area（正文栏）
附件栏) ii.电子邮件的写作要领 ( the writing of e-mail)
1. 发件人栏（ from）。邮箱名应写成英文，一方面方便外商记忆，也避免有些外商的邮箱不能识别中文而出现乱码。
发件人具体的名称，可以是业务员的英文名，也可以是某产品的英文名称。
2. 收件人栏（to）。最好直接把外商的电子邮件地址小心粘贴到地址栏，不要抄写，以免抄错字母。
3. 主题栏（subject）。外商在收邮件时先看的是发件人栏，其次就是标题栏，所以标题非常重要。
4. 邮件的结尾。
如果是个新客户，你是第一次联系该客户，一般要填上所在部门职务、公司名称、**、传真、**、msn等。对熟悉的客户简单写上自己名字即可。如有可能，也可以把公司标志加入签名。
**和传真千万不要用同一个号。
5.正文栏
正文栏有以下几个部分构成：salutation（称呼）；body（正文）；complimentary close
结尾敬语）；sender’s name（发件人姓名）； sender’s position（职务）sender’s business name and department（企业名称及部门）。
输入的内容一般采用齐头式（block style）。每一个要素均应居左，开头无须空格。称呼、正文、结尾敬语之间要空行，结尾敬语、发件人姓名、职务、企业名称等，应该一个信息一行。
6. 附件：如果邮件有附件，最好在正文中提示对方**，或者简介附件内容。
iii. 网络礼仪 (netiquettes)
1.回复要及时。最好在24小时内做出回复。
2.一个主题发一份邮件。
3.写回复函正文时，不要简单地要求对方访问自己公司的**，一定要将与对方咨询内容相关的网页链接复制下来发送给对方。
4. 正文需尽量排版在一个页面(one screen)上，且保持每行在60个字符左右（包括标点符号、空格）。
5.在商业邮件正文中，尽量避免使用图标或缩略式。色彩的使用要有节制。
6.尽量避免全部使用大写字母或小写字母。
7.在正式邮件中，最好使用正式的称呼和结尾套语，首次进行商业通讯时尤其要避免使用非正式的称呼。如果对方来件对你直呼其名，你才可以等同应用。
8.慎用“**”方式发送。
9.涉及商业机密的内容、敏感或有争议的内容，不要发送邮件。另外，要将重要的邮件及时打印存档。
10.发送前要认真检查收件人地址、主题、正文等，确认信息无误、语法及单词拼写无误后再发送。
11.如果经常和国外的客户联系，建议使用国外的电子邮箱。
二、商务邮件示例。
三、商务信函（business letters）
i.商务信函的结构（the structure of business letters）
ii. 商务函电的书写格式 (format of business correspondence)
1．全齐头式（full blocked style）
所有的内容都从左边界顶格开始，段落开头无需空格，各段之间需空行。这种格式简单，易于打印，是商务信函中使用最频繁的一种格式。
2．缩行式（indented style）
缩行式的信函要求每段开头第一个字母前必须要缩进4-5个空格，日期写在右上方，落款写在正文的右下方。但在这类信函中，收信人地址大多采用齐头式。
3．半齐头式（modified-blocked style）
半齐头式的信函除日期、结尾敬语和签名部分外，其他部分与齐头式一样，每行均处于左边顶格处，这样格式便于打字又有变化。
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