一、目的。
为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
二、主要会议类别。
一）总裁办公会。
1.总裁办公会是由总裁本人定期召开的工作例会。
2.参加人员为总裁、各部门总监、经理等及相关的部门负责人。
3.时间原则上定为每周___
4.例会由行政部**通知，并做好会议的相关准备工作。
5.会议纪要由行政部负责整理，并于次周周___呈总裁审阅后发放至各有关部门。
二）部门例会。
1.部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。
2.例会时间原则上定为每周___或由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。
三）公司晨会。
1.公司晨会是由公司指定负责人发起召开公司全体员工会议，主要宣贯办公会上的决议和制度等相关内容。
2.例会时间原则上定为每周___会议由行政部**通知，并负责安排会议地点。会议纪要由行政部负责整理，并于次日呈总裁审阅后发放至各有关部门。
四）其他会议管理。
1.行政部每周___应将公司例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给公司领导和各部门总监或有关负责人员。
2.凡行政部已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前___天报请行政部调整会议计划，并报批上级领导，未经行政部同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。
3.对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政部可向上级请示，安排合并召开。
4.多个部门参加的临时行政会议原则上由公司总裁主持，公司总裁另有授权的，服从公司总裁授权。
5.公司例会、临时行政会议等一般应控制在2小时以内，根据会议进**况确需延时的，主持人须征得与会人员同意。
6.会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。
各类会议的优先顺序为：总裁办公会、公司工作例会、公司晨会、部门会议、公司临时行政会议等。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。
三、会议的准备。
1.会议的通知：
1）已列入月度会议计划表的会议，月中无调整的，不再另行通知，由中心/部门按计划表直接通知与会人。
2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门。
3）会议通知形式一般为**或布谷鸟通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。
4）会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。
2.会议主持人须遵守的规定：
1）会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况。所有会议主持人和召集部门与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等），会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门负责维护会场纪律。
2） 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明。
3）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
4）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。
3.与会人须遵守的规定：
1）与会人员应准时到会，并在《会议签到表》上签到。
2）会议发言应言简意赅，紧扣议题。
3）遵循会议主持人对议程控制的要求。
4）属工作部署性质的会议原则上不在会上进行讨论性发言。
5）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听**，如须接听，请离开会场。
6）做好本人的会议纪录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。
四、会议记录。
1.会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
2.公司总裁主持的公司例会、临时行政会议原则上由行政部负责会议的记录工作，公司总裁另有规定的，依据公司总裁指定的办法实行。
3.会议记录员应遵守的规定：
1）做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理会议纪要。
2）会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
3）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
4）所有会议记录及纪要均需手写，并按照公司《会议记录表》、《会议纪要表》规范填写。
5）会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报上级领导。
4.会议原始记录的备档规定：
1）行政部负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由行政部会议记录员负责日常归档、保管，但用完后的记录本应作为机要档案及时归档备查。
2）其他部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查，如需行政部存档，可将原始记录交由行政部存档，本部门可保留记录复印件。
3）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
五、会议跟进。
1. 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟进”的原则；会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。会议主持人另有指定的，服从主持人指定。
2. 公司总裁主持的会议的会后跟进工作原则上由行政部负责落实，公司总裁另有指定的，服从总裁指定。
3. 会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。
六、会议室管理。
1.会议室由行政部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政部申请，由行政部统筹安排。
2.会议室卫生由行政部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。
3.会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
七、罚则。1.迟到。所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到。
2.早退。凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场的，计为早退。
3.缺席。凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。
八、附则。1.本制度由行政部负责解释。
2.本制度由公司总裁批准后生效，自颁布之日起执行。
**详见附件）
附件1会议计划表。
编号： 年度： 年。
附件2议程安排表。
编号时间： 年月日。
附件3会议通知单。
编号： 年月日。
附件4会议签到表。
编号： 年月日。
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