1.采购程序。
1、公司采购项目分为：a)化工原料；b)设备及辅件；c)办公用品；d)劳保用品；e)实验室用品；f)固定资产六部分。
2、采购流程：
部门提申请（申请人→部门领导签字）→采购部询价、比价→ 总经理审批→采购部采购→验收入库→财务报销。
3、台帐管理。
（1）化工原料台帐由财务审计部管理（本库由生产部管理，外库产品由采购部及材料会计共同登记管理）；
（2）设备及辅件台帐由设备部负责管理。
3）办公用品和劳保用品台帐由行政部前台负责管理；
（4）实验室用品台帐由实验室负责管理；
（5）固定资产台帐由总经办负责管理。
注：化工原料、设备及辅件材料帐由财务审计部管理。
2.采购原则。
1、公司采购物品必须做三个**商以上的询价比价。除办公用品和零星采购物品外一律要求提交合格**商的以下资料：
营业执照副本复印件，税务登记证副本复印件，经确认的产品**单，合格**商评价表，初次采购的危化品，必须要求提供危化品经营许可证。
2、公司采购的低值易耗品（一般劳保用品、一般生活用品、一般办公用品等），可不做询价，直接填付款单，三天内完善财务手续，逾期要作出说明。
注：劳保、日用品、食品及办公用品报销时要附明细清单）
3、公司外协定制物品一律要做询价比价。
3.采购票据管理。
1、采购发票原则上为增值税专用发票，（列明名称、规格、数量、单价、金额、税额等相关要素，采购品种多时必须附有购货清单）从付款日起十日内发票及相关附件资料要提交财务部门。（十日后至十五日之间财务人员必须提醒经办人员一次，十五日以后仍未提交发票将对经办人进行处罚，经办人提出可信服的理由除外）。每月25日作为财务结账日，在此之前所有票据资料必须完整及时提交财务部。
2、行政采购可简化程序，三日内发票及相关附件资料提交给财务部门，超过了三天必须填写《采购付款手续缺省说明单》。并于每月25日前及时补齐相关手续。
3、处罚标准：财务人员未经提醒，罚财务人员100元/次，经办人按发票面值处罚：1000以下罚50元/次；1000-5000罚200元/次；5000以上罚500元/次，造成损失的，全额赔偿。
4、每月度末，财务人员必须将欠票情况报公司领导。
5、遇国庆、春节长假适当顺延提交票据日期。
4.化工原料采购管理。
采购过程中的所有单据在前台处领用，由前台登记好单据的编号。单据在使用过程中不得撕毁，缺页，如有改动必须划线更正，注明原因。作废的单据必须全联保存完整。
单据用完后以旧换新，旧的单据要经财务审核编号是否完整。领用新单据需凭借财务审核确认过的单据方可领用新的单据。
1、化工原料入库。
入库单一式三联，按**和生产两类分别填写。交由生产主管、材料会计和财务入帐。
入库流程：仓库保管员核实货物验收合格后办理入库，入库单上应注明货物的品名、单位、规格和数量无误后，填写入库单一式三联入库并有采购经办人签字确认，自留一联，一联交材料会计记账，一联交采购经办人随发票等到财务报帐。仓库每季度最后一个月的20日左右会同财务盘点一次，做到帐实相符。
2、付款流程。
采购部经办人填写付款申请单同时注明申请采购的部门，并附保管员签字的《入库单》和经过审核的《南京科盛材料采购申请单》记账和校核联，财务负责人核对单价和金额无误后签字。财务在收到票据后及时与货物入库单进行核对，如有名称、金额、等不符的交由采购核实更正。
注：付款方式原则上以银行转帐为主。
具体流程如下：
经办人→分管领导→财务负责人→总经理→出纳。
注：付款应附材料：合同；检测报告；入库单发票。超过30万由曹总、刘副总会签或补签。
注：一次性采购金额超过10万元，由总经理、分管副总会签；超过30万元由董事（曹总、刘总、沈经理）会签。
3、 发货程序。
发货分**原料和生产原料两大类。**原料又按存放地点不同分为本库原料和外库原料。
1） 生产原料、成品发货。
生产原料、成品建立成品流水帐，按送货单（必须有部门领导、经办人、财务签字）发货，仓库保管员负责做好成品入库及发货流水账，每月10日前报材料会计处；
2） **原料发货。
**原料要求款到发货，特殊情况须经总经理特批。
经办人填写《送货、发货通知单》相关领导审核签字并附客户的汇款底单传真件交财务负责人，财务负责人确认款项已全额到帐后签字。送发货通知单、提单必须用大写注明数量并加盖提货专业章。
a、 本库发货。
经办人员凭财务确认过的《送货、发货、通知单》或原料领料单到仓库办理发货。
b、 外库发货流程。
采购部门负责跟外库的管理人员签订《存储货及发货协议》，协议必须规定我公司的发货通知人，外库负责人接到我公司的《发货通知单》传真件、唯一发货通知人的**和我公司开具的提货人的介绍信后方可办理发货。
3） 如遇周。
六、日需发货，业务人员应提前办好手续，实在紧急的，必须报总经理或副总经理批准后方可发货，周一必须补办手续。
4） 财务会计审核不严（发货单未见或缺少经办人、经理（副经理）签字就在货单上签名发货）发现一次扣50元。
5） 仓库发货人员验单不严（发货单未见或缺少经办人、经理（副经理）、会计签名发货的）发现一次扣50元。造成损失的，视情节轻重，由公司办公会议处。
6） 门卫人员把关不严（发货单（出门证）未见或缺少经办人、经理（副经理）、会计签字或未经核对数量放行）发现一次扣50元。对周。
六、日发货出门的车辆必须报总经理或副总经理其中一人批准，核对手续、数量后方可放行。
7） 仓库发货（商品和产成品）凭公司财务开据的提货单发货，提单必须用大写注明数量并加盖提货专用章。
注：设备及辅件的管理参照原料管理。
5.销售开票。
1 、财务部门接到经收货单位盖章确认的《送货、发货、通知单》方可办理开票。
2、 财务会计必须验证开票单和发（送）货单是否一致（总包单位除外），所需签字是否齐备，手续不齐全的，可以拒绝开票，待手续齐全后方可开票。如会计审核不严签发票据，发现一次扣50元。
3、 发票开出后一周内，经办人必须将回执复印一份交会计处，如逾期未交，会对经办人罚款50元/次（如遇特殊情况，经办人应及时向会计做出说明）。
4、 发票开出一个月内，财务必须具备回执，超过一个月，公司将对会计进行罚款50元/次，会计已经督办的或由总经理、副总经理特许的除外。
6.货物运输。
采用月、季结算方式合作的运输车辆，需要签订《运输合同》。凭客户签章联到财务结算。
7.报表要求。
采购部每月10前要将上月经部门经理签字认可的原料、**流水账分别提供给材料会计、财务部和总经理；仓库保管员每月25日前要将当月入库出库记录分别提供给材料会计、人事行政部和总经理，以此作为年终考核的一项内容。
本制度从发文之日起执行，如有遗漏另作补充。
附：财务部门所有财务手续每月均截止为25日，逾期全部纳入下个月份。
南京****。
比价采购管理实施细则
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