采购作业流程

1.0 采购作业流程：

1.1 需求计划申请。

1.1.1 常用物料采购申请。

各部门所需常用物料可直接去仓储部门申领，填写《领料单》领料即可完成，仓储部门在低于安全库存量时，由仓储管理员提交《采购申请单》，注明规格、技术参数及质量要求等，经总经理核准后，下达给采购部进行适时采购。

1.1.2 原料采购申请。

由pmc部门依据业务订单需求情况，结合实际库存物料，填写《采购申请单》提出申请，注明规格、技术参数及质量要求等，经总经理审核后，交采购部，采购部按需求适时采购。

1.1.3 其他采购申请。

由需求部门填写《采购申请单》提出申请，注明规格、技术参数及质量要求等，部门主管审核，提交总经理批准，待同意采购后，交由采购部门组织采购。大型设备及实验室仪器，化学药剂等需相关申请人协助完成采购作业。

1.1.4 紧急物料采购申请。

生产中突发情况所需物料可由相关负责人紧急采购处理，采购完成后补填《采购申请单》，并注明采购已完成，填好的《采购申请单》交于采购部处理。

1.2 需求计划审批。

各需求部门将填写好的《采购申请单》交由部门主管审核，审核完成后提交总经理审批，完成后交于采购部安排采购工作。

1.3 编制采购计划。

采购员根据需求部门提交的《采购申请单》，按《物料采购前置期表》落实交期情况，编制采购计划，并将落实好的交期答复需求部门，需求部门根据采购计划调整生产活动。

1.4 选择**商。

1.4.1 合格**商名录的建立。

1.4.1.1 潜在的**商提供样品于采购部门，经过检验部门检验合格后，采购人员通知**商**，**有优势后进行合格**商资质审查程序，**商填写《**商基本资料表》。

1.4.1.2 合格**商的资质审查内容应包括：

主体资格：具有经上一年度年检的企业法人营业执照、组织机构**、一般纳税人证明等相关文件；

经营范围：需要签订正式采购合同的应复核当事人经营范围；涉及专利许可的，应具有相应的许可、等级及资质证书等；

履约能力：具有生产设备、检验设备、支付能力、生产能力、运输能力、技术能力、。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件；

履约信用：重合同、守信用，无违约事实，未涉及的重大经济纠纷或重大犯罪案件。

1.4.1.3 **商资质经审查评审合格后纳入《合格**商名录》，其余**商为潜在**商。

1.4.2 询价、比价、议价、选择**商。

1.4.2.

1 根据需求说明在原有《合格**商名录》中，通知其**，或以登报公告等方式公开征求。在选择**商时，企业应优先考虑选择《合格**商名录》的**商。选择**商时要考虑以下因素：

1.4.2.1.1 **。

物美价廉的商品是每个企业都想获得的。相对于其他因素，虽然**并不是最重要的，但比较各个**商提供的**连同各种折扣是选择**商不可或缺的一个重要指标。

1.4.2.1.2 质量。

商品质量也是一个十分重要的选择**商的影响因素。商品质量的选择应根据企业实际情况而定，并不是质量最好的就是最适应的，应力求用最低的**买到最适合本企业质量要求的产品。

1.4.2.1.3 服务。

服务也是一个很重要的选择**商的影响因素。如更换次品、指导设备使用、修理设备等，类似这样的一些服务在采购某些项目时，可能会在选择过程中起到关键作用。

1.4.2.1.4 位置。

**商所处的位置对送货时问、运输成本、紧急订货与加急服务的回应时间都有影响。在当地购买有助于发展地区经济，易于形成社区信誉以及良好的售后服务。

1.4.2.1.5 **商库存政策。

如果**商的库存政策要求自己随时持有备件库存，那么拥有安全库存将有助于设备突发故障的解决。

1.4.2.1.6 柔性。

那些愿意且能够回应需求改变、接受设计改变等要求的**商应予以重点考虑。

1.4.2.2 适宜**的决定。

决定可能的**商进行**谈判。

1.4.2.2.1 采购员在商洽采购任务过程中，要明确物料技术参数及质量要求，如无法落实要及时与上级领导汇报，保证生产计划的物料正常进行。

1.4.2.2.2 双方对于交期、单价、数量、付款方式、料件规格型号等谈判达成一致时，确定2-3个**商作为预订货**商。

1.4.3 **商定期评估。

定期对**商进行评估，填写《**商评鉴表》，采购部门定期对采购物资进行市场调研，季度性的对采购物资**商进行costdown处理。

1.5 签订采购合同、采购订单。

1.5.1 确定**商、交期、单价、数量、付款方式、料件规格型号等交由总经理审批，审批通过后由采购员拟定采购合同或采购订单，订单和合约均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务必须予以说明，采购员仔细审核无误后交于总经理审批，审批完成后向**商下达采购合同订单。

1.5.2 采购员下达订单后，与**商确认交期、单价、数量、付款方式、料件规格型号等，并要求**商在两日内签字回传。

1.5.3 采购员采购订单上单价和数量如果有变动时要及时向上级报告，得到批准后方可发出采购订单。

1.5.4 采购物料进度的控制。

1.5.4.1 根据物料采购计划，要求采购物料应提前1—2天到位。若出现欠料，采购员必须采取紧急措施跟踪以求到位，否则通知相关部门采取相应措施。

1.5.4.

2 订单交期中，采购员需至少要保持在订单交期前有两次以上与**商沟通了解订单情况，以便随机作出相应调整。在订单到期日，如货还未入库，或在前期沟通中，有变化影响到交货日期，采购员需第一时间通知相关部门，视情况向上反映采取相应措施。

1.6 **商交货。

1.6.1 当所采购物料到库后，需按《进料管理程序》执行。

1.6.2 采购产品交货后，工艺部质检课按物料相关特性进行品质检验。经检验为不合格物料的，按《不合格品控制程序》执行。

1.6.3 大型设备交货后，需有相关部门提供的《设备验收单》进行控制，调试不合格的设备，按照采购合同进行处理执行。

1.7 入库。

验收合格**库处理，质检人员及仓储人员在《采购申请单》上签字确认，凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货，并立即办理重购，予以结案。

1.8 付款。

如果账期需预付账款的，采购员需依据合同办理《付款申请单》即时交于财务，安排财务付款，如没有账期需即时办付货款的，采购员需依据仓库所办的入库单，发票办理《付款申请单》即时交于财务，安排财务付款。如果是有账期的**商，作好到期应付款的付款申请工作，并进行销单处理。

1.9 结案与档案记录。

合格后按照约定的方式付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报高级管理层或权责部门核阅批示。维护凡经结案批示后的采购文件，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题查考。档案应具有一定保管期限的规定。

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