ERP中的采购作业流程分析

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摘要：erp是采购管理与信息化的完美结合，它将企业、客户和**商三方需求统筹在一起。其中采购作业流程是采购管理中最重要的部分之一，它是详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购活动具体执行的标准。

一个优质的采购作业流程能直接提高采购管理水平，实对现阳光采购，这于降低企业运营成本具有战略意义。该文通过实际设计erp，提炼出了一套采购作业流程。关键词：

采购管理；流程分析；erp

中国分类号：tp311文献标识码：a文章编号：

自瓦特发明蒸汽机照亮人类生活新时代以来，如今人们又进入了一个新的时代――互联网的时代，互联网正在改变着人们的学习、生活和工作方式，网络的形式将成为贯穿一切事物的形式，极其重要。企业信息化也是顺应这大趋势，基于erp的采购作业流程就是要追踪采购活动并落实到具体网络流程上，这听起来简单但操作复杂又意义深远：它要考虑到不同用户的职能权限、物料的进出、采购申请和采购订单的走向等等，企业配套的erp系统能帮助企业保障物资**，建立牢固友好的**商关系[1]。

该文通过实际设计erp，来祥解一套采购作业流程，其包括三个大流程申请流、申请流到订单流的转换、订单流。这三个大流程中又包括七个小流程，其包括**商管理、物料管理、采购申请、采购分配、采购订单、订单入库、

订单付款。1信息化采购作业流程存在的问题。

根据对企业的实际调研发现，企业采购普遍存在大量的共性问题。传统的采购方式虽然实时交互性好，但其只适合小作坊来高效运行，无法操控大公司的大数据。在现代企业都往erp系统倾斜的过程中，很多流程不清晰、流程与实际运作脱节、流程繁多且层次不清、很多人会担心erp数据的安全、准确等问题。

依笔者所见，erp就像是一个机器人，不仅要求构造完整完整（流程清晰），也要求能“学习”（需要各部门负责人员及时准确的更新维护数据），那么企业采购便可实现大公司小作坊运行的效果。那么我们就应该设计一套清晰的采购作业流程，并且落实人员责任，规范管理。

2采购作业流程分析。

系统就是要为客户省时省事，否则一个**能解决的问题，没必要麻烦用一个系统，所以本着参与人员最少化，流程最简化的思想，我所提炼的erp采购流程业务分析大体动作过程如图1所示。接下来我们说一下基础工作：

基础工作：在采购开始前，我们要做好**商管理**商管理，在企业中，采购部门天天与市场资源打交道，采购部门需要靠敏锐的市场嗅觉来获得一批可靠的**商的鼎力相助，从而保障供给，相互协调工作实现双赢。在**商信息中，需要明确的物料条目、最低的采购**、最高的供给数量以及供给日期等等具体信息[2]。

此外，需要采购部门对**商进行监控，以此来及时更新**商信息，保证erp数据的准确率。对新开发的**商最好进行一段时间的认证过程，经过评审再作为许可采购的**商再录入系统。

3]。其次我们要做好物料管理，物料管理：物料管理即公司根据自身情况增加需求条目，该部分由后勤领导管理。

物料管理可以根据公司实际需求做出自己的特色管理，例如有的公司将物料分类为常备性物料（采用存量计划采购）和专用性物料（随用随买，不保证库存）。最后在该系统中，我们涉及的工作人员依次有：部门员工、部门领导、国资处、总经理、采购人员、仓库人员、财务人员。

然后我们进入采购流程，我们根据采购条目的走向，将采购流程分为三个大流，分别为：申请流（采购申请+部门审批+国资处审批+总经理审批）、申请流到订单流的转换（采购分配+采购订单）、订单流（国资处审批+订单入库+订单付款）。这样做实现很好的分流效果，加上我们不同模块对应不同职能的人员进行工作，这样就控制各部门之间的访问权限，更好的。

管理采购流程。

下面我们主要结合具体动作与实际用语言来阐述采购流程。2.1申请流。

在申请流中，已采购申请为操作元，一条申请中可以包含多条采购条目，条目以申请的形式存在。2.1.1采购申请。

采购申请，是独自申请，即只要有权限的人都可提出申请。它需要申请人员能科学测定采购提前期[4]，这样当用到货物时才会不断料、待料，不影响生产线。提交申请之后有对应部门人员进行审核。

若审核通过，后勤人员会查看库存表（单种物料要考虑到所有的申请），若库存满足则可直接领用（先进先出，减小过期率），无需采购，这能保证仓库不囤料，减少资金积压和场地占用[5]。否则应采购，则加入采购分配。提出。

申请的同时，进入申请流。3.1.2**审批。

**审批包括部门审批+国资处审批+总经理审批[6]，顾名思义，就是相关领导根据自己的职能对采购申请进行批复意见填写，然后决策（通过、退回修改、不通过）。**审批的系统操作能极大提高现实中人力及时间使用的效率，帮助企业高效运行。其中，**领导不仅可以处理信息，其实自己也能提出采购申请，在审批的时候，就直接跨过自己这一层的审批即可。

2.2申请流到订单流的转换。

采购分配里面看到的不是采购申请，是采购申请中的每一个条目，然后根据条目，分配给对应的采购人员。

采购人员收到采购分配以后，根据采购分配的条。

目，进行**商的选择，**商+对应的采购条目，生成采购订单。这样就实现了申请流到订单流的转换。2.2.1采购分配。

在采购分配时，我们应该做到根据条目的各个属性进行排序，这样有利于我们进行批量处理，简化处理大数据；有利于我们分门别类的处理，更有条理性执行分配使我们选择需要的条目给对应的采购人员，所以在执行分配前，要考虑到物料的采购数量、采购日期、运输方式，执行分配时需要根据物料类型指派有相关经验的采购人员，同时也可以分配数量，以达到大笔订单可以分批次、分不同人员采购的目的。采购分配是个重要环节，关系到采购物品是否能够适时、适质、适量、适价、适地的入库[7]。2.

2.2采购订单。

采购人员收到采购分配，根据erp中的**商信。

息，综合考虑有关物价、数量、运输方式、售后服务等要求，来对**商进行优选，并且填写相关备注，选择支付方式等细节，然后生成订单。该订单要求能够打印，打印出来纸质版作为**商和企业沟通的依据凭证。采购订单生成，并且国资处审批通过后便可由采购人员**通知**商供货。

2.3订单流：国资处审批+订单入库+订单付款在订单流中，已采购订单为操作元，一条订单中可能包含多条采购条目，条目以订单的形式存在。2.3.1订单入库。

**商将货物运到企业，需要库管人员根据采购订单对货物进行验收。验收不通过则联系换货、**等，验收通过之后库管人员签收入库，签收之后，及时修改库存，保证erp数据的准确率。签收入库后，要对**商的订单进行盖章，以便**商拿着盖章订。

单找财务人员经行核算。在此期间，若采购申请人员看到自己的采购申请已经入库，便可携带采购申请单前去领用，库管人员同时亦要做好库存的更改。2.3.2订单付款。

涉及到资产都是企业的核心问题，采购付款不是简单的结账走人，我简单根据涉及到的其他部门人员总结一下。**商的货物入库之后，拿着库管人员盖过章的纸质采购订单找财务人员结算。财务人员将其跟erp系统上的订单数据比对，如属实，则根据订单上的支付方式给**商结算。

结算结束后，修改订单的状态。至此，订单流结束，整个采购活动亦结束。3结束语。

采购作业流程不在“多”，而在“清”，即：各部门之间的关联与界面清晰、责权分明；各级人员管理清晰、层次分明；新老程序的变更清晰、时间分明；授权与。

监管同步。清晰的采购作业流程是为了流畅的采购活动做准备。没有哪套erp系统是万能的，公司要根据实际需要来形成自己的采购作业流程。

erp运行后，要求每一名员工、每一名领导都真正的参与进来，根据外部市场和环境的变化验证采购作业流程，将不适应的地方进行淘汰维护。现代企业正逐步走向虚拟管理和协同商务的运营模式[8]，一套拥有清晰化采购作业流程的erp系统应用到采购活动中，不但可以保证**链，同时是企业和**商建立伙伴关系的桥梁，提高采购管理效率。参考文献：

1]卢文涛。erp在企业采购管理中的应用[j].商场现代化，2014（8）.

2]于凤明。erp系统中**商管理研究[j].信息与电脑：理论版，2011（8）.

3]王浩天。erp在企业采购管理中的运用[j].商场现代化，2006（35）.

4]鲁少勤。论erp环境下企业采购管理机制的变革[j].常州信息职业技术学院学报，2014（1）.

[5]郭德福，满高鹏，王军梅，马军雷。集约化采购管理与电子平台的应用[j].水泥技术，2014（4）.

[6]王小静。erp软件采购方法的**[j].东方企业文化，2014（11）.

7]石刚。**信息化在企业采购管理中的运用[j].经营管理者，2014（6）.

8]卞磊。企业物资采购管理创新**[j].中小企业管理与科技：中旬刊，2014（7）.

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