第3章 erp的组织与开展。
学习目标。了解手工会计信息系统的岗位分工，了解会计电算化信息系统的管理体制，熟悉会计电算化信息系统下的岗位分工及其职责，掌握会计电算化下的日常管理及内部控制制度。
3.1 会计电算化的总体规划。
会计电算化的总体规划，主要是确定单位会计电算化工作在一定时期内所要达到的目标，以及对怎样合理、有效、分阶段地实现这个目标进行规划。它是单位建设会计电算化系统成败的关键。为保证建立的总体规划具有客观性、科学性，而且切实可行，制定总体规划时应从全局着手，应该与企业的信息化战略目标结合起来，建立适应现代企业管理要求的信息化系统，现在，以erp（enterprise resource planning）为理念的企业管理信息系统正逐步在大、中型企业得到应用。
并且国内的各大软件公司也大力开发和推广erp产品。
因此，企业要制定会计电算化的发展规划中要时刻意识到会计电算化系统是管理信息系统的一个重要的子系统，会计电算化系统的建立和发展必须遵从企业信息化的总体目标。而且在制定规划时一定要根据企业的实际情况，明确单位需要什么样的会计电算化系统，以及目前单位能提供什么样的条件。还要对会计电算化系统的建立划分为几个阶段，明确每一阶段的具体目标，使会计电算化系统的建立和开展能够有序、顺利地进行。
会计电算化总体规划的主要内容有：
1.明确会计电算化工作的目标。
会计电算化工作的目标一般可以分为两：一类是近期所要达到的目标；一类是远期所要达到的目标。目前单位会计电算化的建立和开展一般是以实现模块的数量来进行的，例如有的单位当前只希望建立工资核算模块，有的单位则希望建立账务核算和报表两个模块，也有的单位希望工资核算、固定资产核算、账务核算、报表核算、应收核算、应付核算和进销存核算等模块全部建立起来。
近期的目标建立以后，单位还应该制定长远目标，因为伴随着会计电算化的发展，单位会计电算化的开展是一项长期工作，目前，我国会计电算化正以核算为主向管理信息化的方向发展以发挥管理和决策支持作用。因为会计电算化不仅是将财会人员从繁重的手工劳动中解放出来，更重要的目的还是通过核算手段和管理手段的现代化，提高会计信息处理的准确性和时效性，提高会计的分析和辅助决策能力，从而为提高管理水平和经济效益服务。因此应从单位长期发展计划入手，据此确定会计电算化系统的目标。
当前以用友和金蝶等大型软件公司为代表的普及erp商业行动为企业应用会计信息系统提供了良好机遇。
2.明确会计电算化系统建立的途径。
建立会计电算化系统有许多种途径，两种基本的途径是开发和购买商品化会计软件。开发一般分为自行开发、联合开发和委托开发等形式，每种方式各有自己的优缺点。具体采用何种途径主要是根据单位管理的需要和经济、技术、组织上的可行性来进行选择。
3.明确会计电算化系统的总体结构。
总体结构指的是系统的总体规模、业务核算的范围，以及系统由哪些子系统构成，这些子系统间的联系和系统间的界面划分。系统结构应从分析现有手工会计的实际情况入手，了解会计电算化系统的任务，业务处理的内容和范围，再结合会计电算化系统的目标来确定。
4.明确会计电算化建设工作的管理体制和组织机构。
一方面，单位会计电算化工作的开展需要涉及到人、财、物多个方面及供、产、销多个环节，所以需要明确管理体制，统一协调。因此应在规划中明确规定建设过程中的管理体制和组织机构，以利于统一领导、专人负责、高效率地完成系统的建设工作。另一方面，会计电算化系统的建立不仅改变了会计工作的操作方式，而且引发会计业务工作流程、人员的组织方式等多方面的一系列变革。
因此在建立会计电算化管理体制和组织机构时，还应组织专门人员根据本单位的实际情况制定一套新的工作流程、工作管理制度和组织形式以及各类人员上岗标准等，以便系统投入运行后平稳、安全而有序。
此外还要明确工作步骤、明确会计电算化系统的硬件体系结构和资源配置、制定专业人员的培训与分工计划、明确资金的**及预算，只有这样才能做好会计电算化系统的规划分工。
3.2 会计电算化岗位分工。
会计电算化以后的工作岗位可以分为基本工作岗位和电算化会计岗位。基本工作岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核和会计档案管理等，基本会计岗位与手工会计的各岗位相对应。电算化会计岗位是指直接管理、操作和进行系统维护的岗位。
岗位设置参考如下：
（1）电算化主管。
负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理经验。电算化主管可由会计主管兼任。
（2）软件操作员。
负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入，各种记账凭证、账簿、会计报表的输出及部分会计数据处理工作。要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识的培训水平。
（3）审核记账员。
负责对输入计算机的会计数据进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识水平，可以由会计主管兼任。（4）系统维护员。
负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内数据。该岗位要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识水平，采用大型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立这一岗位。
（5）电算审查员。
负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。该岗位要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识水平，该岗位可以由会计稽核人员兼任。
（6）数据分析员。
负责对计算机内的会计数据进行分析。该岗位要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识水平，采用大型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立这一岗位，可由会计主管兼任。
（7）档案管理员。
负责对数据软盘、程序软盘、打印输出的凭证、账簿、会计报表以及系统开发的各种档案资料的保管和保密工作。
（8）系统分析人员。
系统分析人员根据用户的需要，并通过对现有手工会计信息系统的接口界面、数据流程和数据结构等进行全面的分析，并在可行性分析的基础上确定电算化会计系统的目标，提出系统的逻辑模型。系统分析是开发电算化会计信息系统的第一阶段，也是最重要的阶段，是下一步系统设计的主要依据。会计信息系统是一个复杂的系统，它与企业其他管理信息子系统有着密切的联系，其内部业务处理过程也十分复杂，因此要求系统分析人员熟练掌握企业财务业务和企业管理知识，同时还需要掌握系统分析技术和方法，如系统调查、可行性研究、数据流程分析、数据结构分析，以及逻辑模型提出等技术和方法。
此外，由于逻辑模型是为系统设计提供依据的，因此系统分析人员还必须掌握系统开发的其他一些知识和技术，如设计技术、编程、计算机硬件、软件基本知识等，以便设计的逻辑模型符合系统设计的要求。
（9）系统设计人员。
系统设计人员的主要职责是把系统逻辑模型转化为系统的物理模型，系统分析人员告诉的是系统“做什么”，而系统设计人员告诉计算机“如何做”，即确定系统的硬件资源、软件资源、系统结构模块划分及功能、数据库设计等。对系统设计人员来说，其所需知识主要为系统开发技术和计算机知识，同时为了更好、更快地理解系统逻辑模型，还需要具备一定的财会业务知识和企业管理知识。由系统设计人员提出的系统的物理模型是程序员编制应用程序的依据。
（10）系统程序员。
系统程序员的主要职责是以系统的物理模型为依据，编制程序，并进行调试，检验程序的正确性。
实现会计电算化的单位根据自身情况及电算化会计的特点划分电算化会计岗位，如果单位的会计软件是购入的商品化软件，单位本身没有系统开发任务，单位可以不设置系统分析员、系统设计员和系统程序员等岗位。
3.3 会计电算化的日常管理与维护。
3.3.1会计电算化的日常管理。
1.建立岗位分工制度。
在会计电算化条件下根据会计数据处理和财务管理工作的需要，进行了新的工作岗位分工，同样需要对不同的工作岗位和人员进行重新划分工作职责和权限，从而明确各自的权利与责任，这样可以保证会计电算化信息系统的有序运行。根据实际情况可以建立会计电算化主管责任制、软件操作责任制、审核记账员责任制、系统管理员责任制、电算审查人员责任制、数据分析员责任制、会计档案保管员责任制等。
2.建立操作管理制度。
操作管理是指对系统操作过程的控制和管理。建立健全的操作管理制度并严格实施，是系统安全、有效运行的保证。
3.建立硬件管理制度。
硬件管理制度主要是为保证计算机系统和机房设备的正常运转实施的控制，这是系统安全运行的基本前提和物质保证。
4.建立会计软件和会计数据的管理制度。
对会计软件和会计数据进行安全保密控制，目的是为了防止软件被他人篡改、更换或破坏。
5.制定会计档案的管理制度。
会计档案管理是指会计电算化系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。这里的文档资料主要是指打印输出的各种账簿、凭证、报表，存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料。
3.3.2会计电算化的维护。
1.系统维护的类型。
系统维护主要包括：
（1）正确性维护。目的是改正软件中存在的错误。
（2）适应性维护。目的是使软件能随环境的变化而变化，使软件能够继续使用，从而提高软件的使用寿命。
（3）完善性维护。目的是为了提高系统的工作效率和性能。
上述三种维护的类型，完善性维护是最主要的。因为从系统的整个生命周期分析，用于完善性维护上的时间和投资甚至会超过正确性维护和适应性维护的总和。特别是高质量的软件，一般具有良好的准确性和适应性，其用于正确性维护和适应性维护的时间和投资一般不会很大。
2.系统维护的内容。
对于一个系统而言，进行维护的工作量与系统投入使用的时间长短和***坏有关。在系统试用期间维护的工作量较大，系统维护一般包括下列几个方面：
（1）硬件设备维护。
硬件设备维护是指对计算机主机、外部设备及机房各种辅助设备进行的检修、保养工作，以保证硬件系统处于良好的运行状态。
（2）数据文件维护。
系统的业务处理对数据的需求是不断变化的，所以需要经常对数据进行维护。数据文件维护是指对数据文件的结构及内容进行的扩充、修改等工作，以保证数据文件能满足会计数据处理的需要。
（3）**系统维护。
随着系统环境的变化，旧的**已经不能适应系统的需求，则必须对**进行维护。**系统维护是指对**系统的结构及内容进行的扩充、修改等处理，以满足会计数据处理的需要。
（4）软件维护。
软件维护是指根据实际需要对软件系统进行的修正或补充工作。由于会计电算化系统的业务处理以计算机处理为主，而计算机又是在程序的控制下运行的。因此，如果日常会计业务的处理或数据发生变化时，就可能需要修改某些程序，一般来说，软件维护通常都是在原有的程序基础之上进行修改完成的。
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