第一章总则
第一条为加强办公室管理，提升工作效率，特制定本办法。
第二章细则
第二条服务规范：
1.仪表：办公室职员应严格遵守《德晟煤焦化****员工日常行为准则》相关内容的规定，仪表整洁、大方不穿奇装异服。
2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。
3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。
4.**接听：接听**应及时，接听时首先说“您好，德胜焦化办公室，我是xxx”，原则上一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要**作好接听记录，严禁占用公司**时间太长。
5．来宾接待：总裁室及总经理室遇有客人到访，行政人员应及时前去进行相关接待。遇有外来办事人员应首先确认其身份并询问办事原因，如领导暂时无法接待应将其安排至会客室等待，在确认领导方便时方可引见。
具体操作见德晟煤焦化办公室接待管理细则（暂行）
第三条办公秩序
1. 工作时间内不应无故离岗，如有工作安排需暂时离开应报备主管。
2. 工作范围内交谈应低声，确保办公环境的安静有序。
3.由行政主管排定办公室值日表，每天上班前值日人员应将办公室公共区域清洁干净、整齐。各自办公桌应在每天上班前清洁干净，下班后将桌面物品和文件整理整齐（将文件放入文件筐，禁止堆放于桌面上），椅子推入办公桌下方，将电脑、碎纸机、打印机等办公设备电源关闭后锁门离开。
在工作时间内，所有人员均有义务保持办公环境的整洁。
4.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。
第四条、办公室物资管理。
1. 目的：使办公室物资管理合理化，即满足工作需要，又合理节约开支。
2. 物资分类
1) 办公室物资分为低值易耗品、管制品、实物资产。
2) 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水等。
3) 管制品：订书机、打洞机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。
4) 实物资产：物资**达较高，如：空调、计算机、摄像机、照相机。
3. 办公用品物资的采购，按照公司规定执行，特殊物品应逐级报备。
4. 物资领用管理
办公室根据物资分类，进行不同的领用方式：
低值易耗品及管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用。
实物资产：应报备办公室主任同意后方可使用。
5．公司物资借用
1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可
2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还
3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿
三、传真使用管理办法
(一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。
(二)、使用范围
1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。
2.使用范围包括本地、国内、国际传真。
(三)、传真的接收管理
1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。
2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。
3.公司传真机应随时处地开机接由状态。
(四)、传真的发送管理
1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。
2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
3.传真原件留存行政部。
(五)、附则
传真**不能被占为普通**使用，以免延误传真收发。
四、公司值班管理条例
一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。
二、管理体制
1.员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度；
2.部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。
三、管理要点和内容
(一).员工值日。
1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务；
2.一般以工作时间为责任时间；
3.值班要点：
1).巡察办公场所保洁情况；
2).**记录、处理、转送；
3).领导交办任务。
(二).部门主管值班
1.目的：以公司业务工作为主；
2.一般以下班时间或节假日为值班时间；
3.值班要点：
1).接待下班后来客；
2).处理未完成工作；
3).处置下班后的突发、紧急事件；
4).值班人员接打值班**，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容；
5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见；
6).值班人员要按规定准确填写值班日志。
四。值班规定
1.遵守值班纪律，按时交**，有事须先请假，以便安排临时代替人员；
2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、看电视、嗑睡；
3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重点部位的监管；
4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说；
5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、**、路线等信息置于明显处，以备应急需要；
6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。
五。接听值班**应注意：
1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚；
2.使用语言文明，切忌粗声粗气；
3.对重要或较长的**内容，可请对方复述一遍；
4.对要求打公司领导的**，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置；
5. 对打听事情、咨询类担心条态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答；
6. 除紧争情况随时报告外，一般将若干**内容集中到一起，有条理地予以报告；
7.加大节假日值班力量，由公司部门主管带班，征求下属中同意后排定值班表，印发各有关部门和人员；
8.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。
六。附则 1.员工值日、部门主管值班为义务值班，必要时可予轮休。
本制度由人事部解释、补充，经总经理批准颁行。
本制度从二00四年05月15日起施行，修改时亦同。
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