办公室最基本的职能是事务管理和政务服务工作。根据我公司目前的发展状况，办公室的主要职能总结如下：
办公室环境管理。
办公物资采购、调配管理。
文档管理。
办公经费的计划、调配及管控。
人事协调及管理。
培训/会议组织。
日常事务及日常接待。
应急事务及安全预防、管理。
公司制度制定、完善及执行。
其他临时事务。
本文将对办公室工作的以上职能进行阐述和规划，但各项职能各自所需的支撑性规范制度条款将另行编制。
办公室作为公司的主要办公和来访接待环境，其直接直观地体现了公司的管理理念和企业形象是否具备先进性、高效性，办公室环境管理的主要内容如下：
办公室视觉环境管理。
办公室视觉环境管理包含：办公室整体布局规划、办公室整体的统一和洁净（地面、墙面、天花板、前台背景、卫生间、会议室等），办公桌椅的整洁及统一。办公设备的摆放，电源线缆的安全摆放、绿植或鱼缸的维护，灯光及日常采光的调整等。
办公室听觉环境管理。
办公室听觉环境管理包含：员工工作语言和言辞的统一，公司座机铃声的统一，会议室的噪音消除，与室外噪音隔离等。
办公室空气环境管理。
办公室空气环境管理包含：办公环境温度及湿度适宜，空气保持通风流通，保持空气新鲜，无异味，禁烟管理等。
办公室环境管理将优化人文环境和职能环境，达到整洁舒适、规范统。
一、高效高品质、安全无隐患的总体目标，具体体现如下：
1）办公室布局应按工作流程、职能和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰，尽可能腾出更大的空间。经理室、财务室、会议室、会客室、办公区、洗手间的设立应遵循一定的空间规范和风水原理。
2）办公室地面、墙面、天花板以及门板、桌柜椅、空调、冰箱的颜色应搭配协调、色调统一和谐。前台背景、办公区、会议室的装饰、布置及颜色应与公司vi视觉识别系统保持一致、明朗，办公室整体颜色不应杂乱。
3）办公室桌椅朝向应统一，摆放对走道没有干扰阻碍，桌椅规格、样式及颜色应一致并协调。桌面电脑、**、文件架等样式、规格、颜色尽可能保持一致。桌面保持干净整齐无杂物，员工离区时，办公桌椅应摆放整齐。
4）办公设备如打印机、传真机、装订机等应统一摆放至方便使用管理且对办公区域、走道不构成阻碍的区域，电源线缆应整齐有序地摆放在安全、隐蔽的暗角，不应杂乱外露。
5）绿植——鱼缸应保持生气活力，无水露外溢，缸体干净，照明及温度恒定，相关鱼具用品不应摆放外露。
6）公司办公区域的照明用灯颜色统一，灯光分布均匀光线无死角无强光，确保所有灯具正常使用。窗户位置应无遮挡物，窗帘透亮无积灰，关闭或打开时应统一角度无凌乱。
7）员工着装应遵循与公司ci形象识别系统的一致，并且干净整洁，除周五外尽可能穿着深色职业装。
8）除对国外业务外，公司员工工作语言应统一使用标准普通话，办公区域内员工工作言词将严格遵守员工守则和文明用语，禁止大声喧哗。
9）公司座机**铃声统一，员工手机应避免使用个性过强的铃声。
10）办公区域应保持安静，尽可能关闭朝闹市一侧的窗户与室外杂音做到隔离。会议室在会议期间应关闭会议室门，与办公区域互不干扰。
11）办公室内的空气保持新鲜流通，空调应定期清洗，厕所保持洁净无异味，办公室区域定期除尘消毒。全办公室区域禁烟，并且员工应保持个人清洁卫生无异味。
12）夏季确保空调的正常运行，冬季保障暖气的正常使用，通过空调、暖气或加湿器让办公室的温度、湿度保持一个恒定舒适的状态。
为确保公司能够达到办公室环境管理目标，并且能够做到持之以恒不断推进，办公室环境管理将严格采用7s管理方法，对人、对事、对物进行精益规划及管理。
seiri 整理。
公司将制定标准，对办公区域内的所有物品、设备进行区分。必要工作物品将统一归类、按功能性区分、配发和摆放；对无必要物品将清出办公区域并归类存放至统一的库房或储物柜，尽可能大的腾出办公室的使用空间，提升办公区域内工作物品的使用价值和使用效率。
对工作物品的使用额度或损耗额度定期审查，决定其最佳摆放位置和日常用量，并定期检查及保持。
seiton 整顿。
办公区域按工作的职能、流程和职位作出最佳划分定位，严格按照公司的vi视觉识别系统搭配公司的装修、装饰和办公区域内物品的色调协调统一，优化办公环境的整洁度，让办公区域一目了然，提高工作效率。
保持对办公区域内的物品整齐、归类摆放，明确数量统一标识，按工作流程对物品摆放的区域进行最佳分配，精确放置方式，做到明确、易取（易用）、易还原恢复，并设立还原恢复标准，让每个工作人员严格执行。
seiso 清扫。
办公区域应保持洁净无卫生死角，对个人办公桌面、墙面、地面、垃圾桶的洁净度严格要求，细致到办公设备的洁净度都做定期检查。前台、会议室、走廊、卫生间等公共区域应时刻保持洁净无杂物无异味，一发现有脏污立即清扫处理干净。
公司对办公区域建立清扫责任区，将责任落实到个人，设立清扫基准规范，并写入员工制度守则，定期实行检查。
seiketsu 清洁。
将前面三项工作制度化、规范化，制定考评方式和奖惩方式，实行定期检查，并贯彻执行与维持结果。
seitsuke素养。
制定员工守则，按公司的ci形象识别系统规范员工的着装、仪表及行为举止、礼仪等。定期对员工进行培训和组织团体活动，提升员工精神素养，培养员工按规则办事，养成良好习惯，营造团体精神。
s**ety安全。
对办公室内可能存在的隐患如水、电、门窗等定期排查，严格规范电源线缆的走线，确保办公设备的正常安全使用，设立办公室安全工作规范。
定期培训提升员工卫生、安全意识，建立办公室防伤病、防污、防火、防水、防盗、防损等安保措施，争取有效预防措施，发现隐患予以及时消除，给员工制造安全、舒适的工作环境。
s**e节约。
对公司的各项办公物品进行严格管控，实施合理的领用/配发登记制度，并限定使用额度以规范员工的成本控制意识，提倡环保、节能。
建立废旧办公耗材循环再利用体系和**、报废体系，提升办公用品使用效能。培养员工主人公心态，让他们能够更合理应用公司资源。
办公室7s管理体系适用于公司全体员工，公司将秉着“人人积极参与，事事遵循标准”的原则，鼓励员工成立管理小组，制定计划并逐步推行，最终确保办公室7s管理体系持之以恒运行。
办公物资管理范围涵盖办公区域的设备、家具等固定资产；各种批量材料、特殊物资、日常办公用品及零用物资等。办公物资管理主旨是让公司办公物资的使用和管理在合理节约的前提下，更好地满足公司的运营需求。
为使公司办公物资管理合理化及规范化，满足公司需求，合理节约开支，特需设立办公物资管理制度，该制度将主要涵盖以下几点：
办公物资采购管理规范。
每年度公司各需求部门应按实际运营情况编制本部门的常规性物资需求计划，计划须细分到月到人。办公物资采购管理执行遵循按办公运营实际需要出发，根据需求部门的物资需求计划严格编制采购预算，采购流程上报公司主管领导审批，采购过程中广泛比价询价，按质按量进行物资采购，并将每笔采购记录档案。
临时性物资采购除遵循以上原则外，需求部门应事先上报公司主管领导审批，在审批通过后再提交办公室采购负责人，由办公室采购负责人提交财务部审批，在得到财务部门对该采购项目拨款后才能进行该项采购。
办公物资保管、领用和配发管理规范。
公司设立办公室物资管理负责人和物资存放柜，对办公物资进行细致分类，编号并记录档案。同时办公物资管理负责人应有效使用管理库容，定期整理盘点、动态调整，保持常备物资的合理性。
公司各需求部门对办公物资的领用需明确使用需求，应在各部门编制的需求计划中的预算内领用，每次领用按要求填写领用单据并提交公司主管领导审批。办公室物资管理员对办公物资的每笔领用手续进行审核，并进行记录跟踪，同时按汇总各部门当月办公物资的领用情况，编制“月度办公物资领用汇总表”提交至公司管理层，以便公司管理层对各部门的办公物资是否超出预算进行管控。
办公室物资管理员定期对办公耗材类物资的使用、损耗情况进行巡查，准确预估月使用量，对即将超出当月使用预算的耗材进行告警和及时发放补额，保证办公耗材的损耗在预算控制范围内实现节约盈余。
办公室物资维护和报废制度。
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