一、概述。1．公文的概念及其特点。
这里所说的公文是指狭义的公文而言的，这类公文又称法定公文或通用公文，是指通用于国家机关、社会团体、企事业单位的公务活动的体式完整、规范、固定的文件，是国家各级行政机关传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
公文的两大特征表现为：一是从内容方面来看，公文的内容必须反映公务活动的内容；二是从形式方面来看，公文都有着固定的体式。
具体地说，公文主要具有以下特点：
(1)法定性。
公文要由法定机关制发，代表法定机关或组织的意图，在法定机关或组织的权限范围内，具有法定的权威性和约束力。
(2)针对性。
公文是为完成某项工作，或者说针对某个具体问题而制发的，它的实际作用的发挥同其内容的明确、具体有着密切的联系。
(3)政策性。
公文的内容必须完全符合党和国家的各项方针、政策的精神，只有这样，才能借助于公文这一工具，把党和国家的方针、政策的精神切实贯彻落实到工作中去，也才能使公文应有的作用得以发挥。
(4)效用性。
公文是为解决实际问题，推动工作的顺利进行而制发的，每一份公文都有其具体的制发目的和公务职能。
(5)时限性。
公务问题的解决必须迅速、及时，所以，对公文的处理一般有着严格的时间要求，公文的效用也常常是有时间限制的。
(6)规范性。
为维护公文的权威性和严肃性，国家有关部门对公文的文种名称、行文关系、制发程序及规格体式，都作过规定，在行文中要严格依循。
2．公文的作用。
(1)颁布法规，传达指示。
有些公文是专门为颁布法律、法令及规定而制发的，也有一些公文的内容本身就是对有关事项作出的带有约束性质的规定。
在国家行政系统中，上下级机关之间领导与被领导的关系及上级。
机关对下级机关的指令、指导作用，通常也是凭借公文的制发、运转形成和实现的。
(2)反映情况，请示工作。
情况的反映、工作的请示，通常要借助于公文。“报告”、“请示”等公文文种，就是下级机关专门用来向上级机关反映情况、请示工作的公文文种。
(3)联系工作，商洽公务。
平行机关或有关部门为协同处理某个问题，协作完成某项工作，经常需要通过公文的制发来相互协调和沟通。“函”的主要作用就是联系工作、商洽公务。
(4)催办工作。
上下级机关及平行机关之间，可用“函”等催办或催询工作。
(5)宣传教育。
(6)交流信息。
(7)依据凭证。
以上所列为公文的主要功用。有的公文只具备某一项功用，也就是说是单一功能的公文；也有的公文兼有几个方面的功用，是多功能公文。
3．公文的构成要素及格式。
人们习惯于把一份公文划分为三大块，即文头部分、中间部分(又称行文部分)和文尾部分，每一个部分又由若干要素构成。
(1)文头部分。
公文的文头部分通常包括：
①公文版头。
也称文件名称，或发文机关名称。格式是发文机关名称加“文件”二字。正式文件一般都有这个要素。
②发文字号。
简称文号，也称公文编号。这是同一年度公文排列的顺序号，一般包括发文机关代字卉叁文年份碑文件顺序号三项内容。发文数量较多的较大机关的支件，还可以在发女字号中加上一个反映文件的业务内容的类别或归属的标志。
发文字号是所有正式公文的必备要素。
③印制编号。
有些文件，主要是有保密要求的文件，要按印制份数一一编上顺序号。
④秘密等级。
在有保密要求的秘密公文的文头部分要注明其秘密等级。密级标识分“绝密”、“机密”、“秘密”三种。密级标识不是所有公文的必备项目，没有保密要求的公文，没有这个项目。
⑤紧急程度。
“特急”、“急”这样的紧急程度标识，要在紧急公文的文头部分注明。没有紧急处理要求的普通公文，没有紧急程度标识这个项目。
⑥签发人。在上行文中，通常要写明核准并签发文件的机关领导人姓名。签发人一项是只有上行文才有的项目。
<2)中间部分。
公文的中间部分，或称行文部分通常包括：
①标题。发—文机关名称、发文事由《或称公文内容)和公文种类(或称文种名称)是构成公文标题的三个基本要素。按照这三个要素是否完全具备及其组合情况的不同，可把公文标题分作四种形式：
第一种形式是“发文机关名称十发文事由+文种名称”，三个要素。
俱全；第二种形式是“事由斗文种名称”，在红头文件中，这种标题最为常见；第三种形式是“发文机关名称十文种名称”；第四种形式是只有文种名称的公文标题。
②主送机关。
主送机关是负有公文处理责任的受文机关。
上行文及下行文中的专发性公文一般只能有一个主送机关，下行文中的普发性公文则可能有多今主送机关。
⑧正文。这是一份公文的核心部分，一般包括开头、主体、结尾三个部分。
开头部分的惯用写法主要有目的式、根据式、缘由式等等。开门见山，简明扼要，是对这一部分的基本要求。
主体部分是写明具体事项的部分，是核心中的核心。内容充实，中心突出，表意明确，条理清楚，是对这一部分的基本要求。结尾部分的惯用写法主要有归结式、说明式、申明式、祈请式、期望式等几种。
行文简洁，收束有力，是对这一部分的基本要求。
公文的正文包括开头、主体和结尾三个部分，是就比较复杂的公文而言，事项简单的公文常常是篇段合一，整个正文部分只有一个段落。
④附件标题。
附件是附在主件之后，对文件内容起说明和补充作用的文字材料。没有附件或者附件的名称和份数已在正文中提及，则不设这个项目。
附件是公文的有机组成部分，有的甚至是表达主要内容的部分。
⑤发文机关名称。
在此要写明制发公文的法定机关的全称或通用的简称，以机关领导人名义制发的文件，要在签署的领导人姓名之前冠以职务名称。
⑥机关印章。
在公文末尾的日期中间加盖印章，是公文最后生效的标志。加盖印章要做到上不压正文，下压成文日期。
⑦发文时间。
公文发出或生效的日期，原则上应以机关领导人签发的时间为准。
⑧附注。用以写明在公文的其它部分不便说明的各种事项。
(3)文尾部分。
文尾部分通常包括：
①主题词。主题词是标示公文的内容特征和归属类别的关键性词语。
标注主题词应根据主题词本身的涵义由大到小、由内容到形式地将其依次排列出来，一份公文的主题词最多不得超过七个，一般以三至五个为宜。
②抄送(报)机关名称。
抄送(报)机关是指同公文所写事项有关，需要了解公文内容或协助完成工作的机关。
公文送交有关同级或下级机关称抄送，呈交上级机关则称抄报。
③印制说明。
是指对文件印制时间、印制部门、印制份数等的说明。
以上所列各要素，有的是公文的必备要素，有的则是可选择要素，即在有些公文中必须具备，在有些公文中可略去。
4．公文的种类。
从不同的角度，按照不同的标准，可以将公文划分为不同的种类，以下是比较常见的分类方法。
按照行文关系和行文方向的不同，将公文分为：
(1)上行文。
这是下级机关向所属上级机关呈送的公文，如报告、请示等。
(2)下行文。
这是上级机关向下级机关送发的公文，如命令(令)、批复等等。
(3)平行文。
这是向同级机关或不相隶属机关送交的公文，如函等等。
按照具体职能的不同，将公文分为：
(1)法规性公文。
(2)指挥性公文。
(3)报请性公文。
(4)知照性公文
(5)联系性公文。
(6)实录性公文。
按照紧急程度的不同，将公文分为：
(1)紧急公文。
这是指对发送和处理时间有特殊要求的公文，其中还可分为特急件和急件。
(2)普通公文
这是指对发送和处理时间没有特殊要求，因而没有紧急程度标识的公文。
按照有无保密要求，将公文分为：
(1)机密公文。
机密公文是指有保密要求的公文。按机密等级的不同，还可将其分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。
(2)普通公文。
这里的普通公文是同机密公文相对而言的，是指没有保密要求，因而没有秘密等级标识的公文。
二、公务文书。
1．命令(令)的主要功用和种类。
命令的主要功用是发布行政法规和规章，采取重大强制性行政措施、任免、奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定等。
按其具体用途的不同，可以把命令划分为：
(1)发布令。
发布令也叫公布令，这是公布各种重要法规或规章的命令。
(2)行政令。
行政令是发布重要的强制性行政措施的命令。
(3)任免令。
任免令是用来发布人事任免事宜的命令。
(4)嘉奖令。
嘉奖令是用来表彰有关人员，宣布嘉奖事宜的命令。
此外，还有惩戒令、特赦令等等。
2．指令的用途及与命令的主要区别。
发布经济、科研等方面的指示性和规定性相结合的措施或要求，要用指令。
指令兼有命令和指示的特点，它的作用和写法同行政令相近，但也有不同之处。两者的主要区别在于：
(1)应用的范围有所不同。
(2)反映的内容有所不同。
(3)语言的运用有所不同。
3.决定的用途及其种类。
对重要事项或重大行动做出安排：要用决定它的使用范围很广，各级党政机关、团体和单位都可以采用这个文种，安排重要事项或重大行动。
按其具体用途和内容的不同，可将决定划分为两大类：
(1)对重要事项做出安排的决定。
(2)又重大行动做出安排的决定。
4．决议的用途及其同决定的主要区别。
发布经会议讨论通过并要求人们贯彻执行的事项，要用决议。
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