档案文件扫描要求

为了方便员工利用已经归档的档案，结合文档管理系统中档案管理功能模块的投用，信息中心计划将已经接收的案卷通过扫描进行数字化处理，将电子文件挂接到系统中，通过文档管理系统平台向公司提供档案利用。

纸质档案全部通过扫描的方式进行数字化，为了保证扫描完成的电子文件的质量，现对扫描工作进行以下规定：

一、基本要求。

1) 扫描设备：使用较高配置扫描仪或数码复合机扫描档案，保证扫描质量、速度和效率；

2) 电子文件处理软件：扫描后的电子文件需要使用相应软件进行处理，如需要对电子文件中的全部页面进行旋转、去边，纠偏等。文字档案需要进行文字识别（ocr），**档案需要对形成的图像文件进行必要的旋转、纠偏、去污、拼接等。

3) 模式：采用直接扫描模式，档案文件直接经扫描仪或数码复合机扫描。普通文字档案使用文本模式，图纸档案使用图像模式。

4) 格式：文本档案的电子文件以pdf格式保存，图纸档案的电子文件以tiff文件保存。

5) 扫描参数：

分辨率：分辨率不低于300dpi。

色彩选择：黑白文字或图纸页面选用“灰阶”（不使用“黑白”）。文书档案（红头文件带公章）选用彩色。

6) 页面质量：扫描完成的电子文件的页面需要进行必要的编辑和调整，所有页面整洁，页面上无污点、条纹、黑边或其它等影响观感的情况。所有页面旋转到正常阅读角度，页面上字迹和线条等如原件一样横平竖直，无扭曲、偏斜现象。

档案原件上明显污渍需要在电子文件中去除，但不要修改文件中的内容部分。

7) 文件保存：扫描后并处理完成的电子文件放置在制定位置，检查人员可以根据需要检查电子文件的质量。合格后，档案管理人员将电子文件复制接收或上传到文档管理系统。

扫描人员需档案管理人员对合格的电子文件进行“签收”以确认工作完成。

8) 电子文件命名：整个案件扫描成一个电子文件的，使用档案号给电子文件命名。竣工图案卷，需要每张图纸对应一个电子文件，文件名使用档案号+序号的形式，序号是指卷内目录中的序号。

按就“件”整理（一份文件对应一个档号）的档案，按一个文件对应一个档号处理。

9) 工作量统计：扫描人员根据每次“签收”电子文件的记录，统计阶段的扫描工作量用于结算依据。

二、保密要求。

1) 电子文件处理：档案扫描后形成的电子文件只能保存在公司内网的计算机上，并且只有扫描人员和档案管理人员访问。档案的电子文件不得未经授权进行传播和扩散。

2) 设置工作区：为了保护档案实体文件，防止丢失、错放，档案扫描需要设置专门的档案文件存放区和工作区，对临时保管的档案集中管理，已经扫描和待扫描的档案分开放置，扫描完成和电子文件合格的档案及时归还。

三、过程管理要求。

1) 档案的案卷文件都是原件，档案管理人员和扫描人员的交接必须详细登记、交接清楚。扫描人员对档案的接收时间、案卷清单、电子文件页数、交付时间等进行记录，以便后期查询和工作量的统计。

2) 扫描活动中应轻拿轻放，扫描完成小心清点后重新装盒，避免档案原件损伤、遗漏。

3) 对于案卷中超过a4幅面的纸张，需要单独取出展开后扫描，形成的文件插入到案卷电子文件的相应顺序。

4) 案卷中原文件有装订的，拆除装订应注意不要损害原文件。胶装的原文件，应优先使用书籍扫描仪处理，尽量对文件不造成破坏。