科技档案的标准化管理

第２６卷第２４期２０１年１２月。甘肃科技。

党景丽。甘肃省科学技术情报研究所，甘肃兰州７３０

摘。要：结合当今形势及科技档案的现状，通过从科技档案标准化管理的认识、意义、内容等几方面阐述了进一步扩。

展科技档案的服务功能，做好科技档案标准化管理工作。关键词：标准化管理；科技档案；开发利用程度中图分类号：ｇ２

档案工作的标准化、规范化是实现档案管理现代化的基础。随着信息技术、多**技术的飞跃发展，新技术、新材料已大量进人办公室，特别是计算。

机的广泛应用，使档案工作由传统手工操作朝着自动化方向迈进了一大步。由于档案管理中存在着大量重复性概念和事物，如果没有统一的标准加以规范，就无法进行科学管理。标准化是档案工作科学。

管理的重要手段，各种科学管理制度的形成都应以标准化为基础。

科技档案管理标准化，是科技档案事业管理的。

一。个重要方面，也是实现科技档案管理科学化、现代。

化的重要基础和前提条件。全国科技档案管理的标准化，就是国家通过制定和实施各项科技档案管理。

标准，使科技档案工作有统一的规范，以便采用现代化科学技术手段，逐步提高科技档案管理科学化、现代化水平，为社会主义事业迅速、准确提供科技信息。

对科技档案标准化管理的认识。

．１标准化管理对科技档案的作用。

标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。在社会主义建设中，推行标准化管理是国家的一项重要经济政策，其目的。

是在经济、技术、科学及管理等社会活动中，对重复。

性事物和概念，通过制定、发布和实施标准达到统。

一。以获得最佳秩序和社会效益。科技档案是一切。

档案中类型最为丰富多样的一种，其标准化、规范化。

管理显得尤为复杂和重要。科技档案的标准化管理就是通过对科技档案产生的每一个环节和收集、整理、保存、开发、利用的每一个过程，制订和执行与本单位管理制度相适应的一系列的工作标准和制度，从而使得最终形成的科技档案达到规范统一，使科技档案管理的每个过程从无序到有序。１．科技档案标准化管理的意义。

从本质上讲人类一切的科研和生产活动都具有很大的继承性，人们接受前人成果的主要途径是依赖于前人科技活动成果的记录——科技档案，从社会看如此，从一个企业来看也是如此。现代社会的科技档案主要是利用和交流，因而科技档案标准化。

管理的意义在于使科技成果更好地被交流和利用。具体表现在：科技档案标准化管理是建立在先进技术、严密分工和广泛协作基础上，是实现档案工作现代化的前提；是提高科技工作质量和效益，节约人力、物力的有效措施。

．３科技档案标准化管理的内容。

科技档案标准化管理是一项复杂的系统工程，涉及到科技档案形成的每个环节，与科研生产过程。

紧密相连；作为科研管理活动的重要内容，它还与科研管理活动相联系、相统一，其重点是要与企业科研结合，制订和严格执行一系列的工作标准。从业务。

角度来看，它分为基础标准和业务标准。基础标准。

包括名词术语标准、专业符号标准、科技文件标准、案卷规格和质量标准及库房、装具标准等；业务建设标准包括归档标准、移交接收标准、鉴定整理标准、

保管标准、统计利用标准、著录标引标准和现代化管。

理标准等。如何做好科技档案的管理。

科技档案的管理，是各单位科技管理工作的一。

部分，是一项专业性的业务工作。这项工作不仅直接关系到科技活动和科技管理工作的质量和效率，而且直接关系到科技档案形成的质量，因此，加强科。

技档案的管理有着重要的意义。由于各单位，尤其。

是基层企事业单位专业性质、生产类型、机构设置、

１８甘肃科技第２６卷。

任务分工和人员条件等不同，所以，对科技档案管理的措施也不尽相同。根据经验，其管理措施可概括。

为以下几个方面：

．１加强宣传教育。建立责任保证体系。

建立健全管理制度，逐步形成科技档案的收集、整。

理、建档和开发利用的良性循环。在档案管理工作中运用好利益机制和激励机制，对科技档案收集齐。

全、及时、准确的有关人员和单位应予表扬。

在实际工作中，应以研究课题的开题调研、研究过程及验收、鉴定、报奖等重点做好成果档案的归档工作，在项目验收鉴定时，科技档案管理部门应进行详细审查，对没有完整、准确、系统归档的鉴定材料不准验收鉴定；而在申报科技奖励时，必须有单位科充分发挥科技人员尤其科技领导干部的作用，是做好科技档案管理工作的首要条件。为此，要以。

档案法》和有关法规、条例、办法为依据，联系本单位的工作实际，采取灵活多样的方式和方法，宣传科技档案的作用；宣传科技文件材料管理和科技档案。

的性质和地位，以及两者之问的密切关系；宣传做好科技档案管理是科技部门和科技人员的本职工作，并要接受科技档案部门和科技档案人员的监督与指导；宣传和传授科技档案管理的专业知识与技能等等。通过各方面宣传教育，使广大科技人员提高思想认识，人人动手，各方支持，做好科技档案管理工作。

要做到有效、科学地管理好科技档案，科技档案。

管理工作者必须树立正确的宣传意识和服务意识，主动做好领导及科技人员的参谋助手，在此基础上，积极向领导宣传科技档案工作的重要性，争取领导对科技档案的重视和支持，这是搞好科技档案工作的可靠保证；其次，要大力向广大科技人员宣传，使档案意识潜移默化地植根于科技人员的头脑中，让。

他们充分认识到科技档案工作是科研工作的一个有。

机组成部分，从而把科技档案工作真正变为广大科技人员的自觉行动；此外，还应主动做好与科研管理部门的沟通，树立正确的社会档案意识，为做好科技档案工作营造一个良好的外部环境。２．抓住薄弱环节。促进工作全面发展。

在科技档案的形成、积累、整理和归档的过程。

中，往往存在着某些带有普遍性的薄弱环节。因此，有目的、有针对性地抓住这些薄弱环节，对于保证科技文件材料的完整、准确和系统，具有重要的作用。

按照工作计划和科技档案管理的薄弱环节，制订一系列科技档案的管理标准，明确科研人员在档。

案工作的任务和责任。不仅要有组卷方面的标准，还要有收集归档方面的标准，让科技人员明确归档范围和不归档范围。同时，还要注意科技档案归档。

手续、查阅利用等工作的标准化、规范化，这有利于。

提高科技档案的利用率，发挥其社会效益和经济效。

益。．３建立健全制度。保证正常秩序。

科技档案作为科研单位档案管理环节中的重要。

部分，建立与此相适应的管理网络和有效运行机制，技档案部门签字盖章的材料，才应归档。通过以上工作，建立并不断完善科技档案管理工作的各项规章制度，做到在实际工作中有法可依，有章可循。２．严格执行标准。

提高案卷质量。

不断深化的工作实践证明，案卷材料是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响科技档案规范化、标准化管理质量问题中的操作因素。因此，在推进科技档案规范化、标准化管理进程中，一方面必。

须注意宣传《一般要求》，解决好立卷方法问题，以。

有利于科技档案标准化管理的分类和检索；另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于科技。

档案标准化管理。

科技档案标准化管理是一项十分重要的工作。没有标准化，就没有现代化。只有从基础人手，按照。

统一规定、规范”的准则、规范和制订统一的科技。

档案专业名词术语、符号、**、分类、主题词及标引。

等标准，将档案的收集、整理、编目、检索、统计、鉴定、保管与保护等方面的工作纳人标准化管理的轨道，切实把体系控制、质量目标管理、计算机管理等现代化。

管理方法都应用于企业科技档案管理之中，才能使科技档案在标准化管理方面跃上一个新的台阶。

档案管理服务创新。

．１建立档案馆（室）网页。

随着档案馆（室）内部局域网的建立，档案部门。

将充分利用企事业单位的**制作自己的网页，积。

极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位**，实现档案信息的网上检索，为用户。

提供更好的服务。

目前，国内许多单位档案馆（室）利用互联网开。

展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用。

服务的一种重要形式。档案工作者要以**为基。

础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电。

子文件全文数据库建设，在**上实现电子文件的。

第２４期党景丽：科技档案的标准化管理１１９

实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库。

归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘。

或软盘。．４开展**服务。

化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动。

化，档案信息管理法制化。如，输入目录管理数据。

库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案棺（室）与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立。

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、

参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必。

然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注。

数字化**档案数据库，以便于宣传和利用。

．２建立电子文件（档案）数据管理中心。

档案馆（室）与企事业单位信息管理部门可加。

强密切配合，建立“电子文件（档案）数据管理中。

心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事。

重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服。

务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的题目，业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档。

案）数据管理中心集中管理**内各单位的归档电。

子文件，并在**上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。３．电子文件的自动上传收集。

提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进。

行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保。

存价值的咨询，提供查询和资信服务。

．５开展阅览服务。

目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已。

成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档。

案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过**和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作。

随着改革开放的不断深人，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定文件的人员逐年增多。尤其是我国加入ｗｔｏ后，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和**与人民群众。

窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过**传送自己单位非保密的档案全文，档案馆。

的联系，维护广大人民群众的根本利益，做好现行文件资料的接收工作，搞好现行文件资料的阅览服务。

参考文献：１］郭群．科技档案标准化管理的实践与思考［ｊ］安徽科。

技，２０室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系。

统”。该软件可以利用身边联人**的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器。

上接第１８５页）

实际运用能力的提高，更能积极促进英语学科和其。

当代语言教学强调学生对学习过程的参与，更强调学生知识的自我建构。为了提高学生的主动参与。

和自觉思维，语法教学最好不要采用“给予式”，最好采用“发现式让学生参与语法知识学习的发现与**，有利于他。

他学科间的相互渗透和联系，使学生的思维和想象。

力、审美情趣和艺术感受、协作和创新精神等综合素。

质得到发展。参考文献：

１］中华人民共和国教育部．全日制义务教育普通高级中。

们的语言学习和智力发展。语法教学的模式应当让。

学生“先感性，后理性”，即感受一观察一发现一讨。

论一讲解—运用。让学生先感受对话或课文中的语法结构并试图去理解，然后教师为学生提供可供观察、发现的例子或语境，让学生先自己总结规律，然后教师点拨，最后通过运用来加深理解。

新课程理念下，一切以学生独立自主为出发点，更有助于英语知识的学习、语言技能的发展和语言。

学英语课程标准（实验稿）［ｓ北京师范大学出版社，００

２］罗少茜，龚亚夫．外语教学研究中的知识，能力与运用。

能力［ｊ］课程教材教法，２０

３］刘道义．新高中英语教与学［ｍ］北京：人民教育出版。

社，２０４］章兼中．应用于教育要大力推进素质教育［ｊ］中小学。

外语教学与研究，１９

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