一、目的： 为使公司的文件保管标准化、规范化，提高办公效率，特制定本制度。
二、范围： 本制度适用珠海市龙健电子****所有文件保管。
三、内容：3.1文件分类。
文件保管作业指导书。
一、目的： 为使公司的文件保管标准化、规范化，提高办公效率，特制定本制度。
二、范围： 本制度适用珠海市龙健电子****所有文件保管。
三、内容：3.1文件分类。
公司内文书分类主要分为a类机要文件、b类重要文件、c类普通文件三类。
一） 机要文件 （a类）
1. 公司营业执照、工商税务登记证、组织机构**证、工商变更登记材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件；
2. 公司董事会、经营层会材料，包括会议通知、会议材料、会议记录（纪要）、会议决议等；
3. 公司级年度工作计划、工作总结及相关材料；
4. 财务类各种对内统计报表、各类单据；
5. 公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等；
6. 所有涉及保密工作的文件资料；
7. 其他有所定义的机要文件。
二） 重要文件（b类）
1. 外来文件：**部门发来的与本公司生产经营相关的文件、各类标准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等；
2. 公司对外的正式发文，包括红头文件、请示汇报等；
3. 与公司经营管理相关的各类统计报表；
4. 合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等；
5. 质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）、程序文件、质量记录、作业文件等；
6. 技术文件：技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、任务书、协议书、验收标准、评审意见等。
7. 行政类文件：规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等；
8. 人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等；
9. 公司内部会议相关材料：会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录（纪要）、发放/**记录等；
10. 各部门的工作计划、总结等；
11. 本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、**、音像资料等；
12. 以公司名义参加的，由**、各类社会团体召开的各类会议、培训材料；
13. 各种形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、会议记录（纪要）等；
14. 公司内部培训的课件，包括ppt和其他相关的文字、音像材料。
三） 普通文件（c类）
1. 各部门非涉密呈批文件。
2. 各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要）。
3. 公司内部培训的课件，包括ppt和其他相关的文字、音像材料。
4. 公司的简报、内刊。
5. 公司购买的各类图书、报纸、杂志。
6. 其他公司定义的普通文件。
3.2文件保管。
1.公司应设置专人对公司的机要文件、重要文件统一归档管理。普通文件原则上由各部门自行归档管理。
2.各部门尽量指定固定人员负责管理本部门的文件材料。
5.归档的文件材料必须按年度立卷，本公司内部在日常经营管理中所形成的各种有保存价值的文件材料都要按本制度的规定，分别立卷归档。
6.文件呈报部门和各经办人应保证经办文件的完整性， 各种附件一律不准抽存。若有电子文档，应连同电子文档一起交至档案管理人员处存档。
7.文件承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，各类公文上的附件一律不准抽存。事情办结后及时交文件管理员归档。
工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
8.凡以公司名义印发的文件（含正件与附件、请示批复、**文件等）一律由行政人力部统一收集管理。
9.一项工作由几个部门参与办理的，在工作过程中形成的文件材料，由主办部门收集归档。
10.档案管理人员应及时将收到的归档文件按照档案类别予以存档，并在《归档文件登记表》上做好记录。
11.存档的文件材料均应齐全完整。在归档的每份材料中，应将每份文件的正文与附件、请示与批复、**文件与原件、多种文字形成的同一文件放在一起，不得分开。
12.原则上存档的文件按年度归档。
13.存档的文件应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；其他文件材料依其形成规律或特点，保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
14.存档的文件应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角标注页号，背面有文字的在左上角标注页号。
15.存档管理员应将收到的存档文件按类目进行整理并编号，根据规定的格式逐件填写存档文件目录。
16.存档的文件在卷宗内应按目录进行排列，以便查找。
17.机要文件和重要文件一律存在保险柜或带锁的文件柜中。
18.保存期限。机要文件永久保存，重要文件保存十年，普通文件保存五年。
3.3借阅。
1.借阅文件档案时，档案管理人员必须在《档案借阅登记表》上登记。
2.借阅机要文件（a级）必须填写《档案借阅申请单》，经总经理或其授权人签字批准后方能借阅。
3.借阅重要文件（b级）必须写《档案借阅申请单》，经各部门分管副总签字批准后方能借阅。
4.机要文件和重要文件的案卷一般情况下不允许带出公司，必须带离公司的，需经总经理或其授权人签字批准，并由其所属部门负责人负责监管。
5.借阅期限不得超过三天，到期必须归还，如果需要延期归还应办理续借手续。
6.借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。否则，公司将根据情节予以行政和经济处罚，若违反国家相关法律法规，公司将依法追究当事人的法律责任。
7.借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经有审批权限的领导批准，并由档案管理人员备案。
8.借阅的档案交还时，必须当面交接清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告档案主管部门领导及借阅人员所属部门领导，并根据情节严重性予以行政和经济处罚。
3.4复印件的管理。
1.机要文件及重要文件的复印件必须由档案管理人员加盖复印件印戳，注明使用范围、有效期等信息。
2.档案管理员负责对机要及重要文的复印，其余人员不得私自复印或留存。
3.5销毁。
1.保存期满后，对于没有必要继续保存的文件，应及时予以废除或销毁。
2.档案保管部门对保管期满，拟销毁的档案提出存或毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，由档案形成部门和档案管理人员共同鉴定档案，提出销毁或续存的初步意见，分别送档案形成部门领导进行初审。送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷的清册，必须经各部门分管领导签字同意方可生效。
3.经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。
4.销毁档案必须指定专人负责。机要文件和重要文件档案销毁时，必须由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期， 监销人必须签字以示负责。
5.档案销毁清册及有各级领导审批签字的书面报告必须立卷归档统一保管。
十二附则。1. 本制度由公司行政人力部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
一、目的： 为使公司的文件保管标准化、规范化，提高办公效率，特制定本制度。
文件保管作业指导书
一 目的 为使公司的文件保管标准化 规范化，提高办公效率，特制定本制。度。二 范围 本制度适用珠海市龙健电子 所有文件保管。三 内容 3.1文件分类。公司内文书分类主要分为a类机要文件 b类重要文件 c类普通文件三类。一 机要文件 a类 1.公司营业执照 工商税务登记证 组织机构 证 工商变更登记材...
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