一、档案分类。
所属部门、项目部需进行档案分类，明确各类档案的保管人，并结合公司实际，将档案分为以下类别：
档案的分类。
类别号档案的类别名称档案涉及部门/项目部备注。
1l合同/协议公司、项目部、财务部。
2l公司文件/通知公司、项目部。
3l上级公司文件公司。
4l**主管部门文件公司、项目部。
5l相关部门文件公司、项目部。
6l政策法规文件公司、项目部。
7l工程开发图纸、资料项目部。
8l业户档案、资料项目部。
9l日常工作资料公司、项目部、各部门日常工作中各部。
门、各专业涉及的文档资料（含质量认证要求记录），按质量认证文件要求管理。
9l1客服日常工作资料客服专业。
9l2工程日常工作资料工程专业。
9l3保安日常工作资料保安专业。
9l4保洁日常工作资料保洁专业。
9l5绿化日常工作资料绿化专业。
9l6财务日常工作资料项目部财务。
二、档案编号。
1、档案盒/文件夹统一编号：
（1）档案盒/文件夹编号构成：类别号-部门/项目部识别号-档案盒序号。
（2）档案盒/文件夹编号说明：
类别号：1l-9l，9l1-9l6
部门/项目部识别号：gs-公司；gsc-公司财务；gsr-公司人力；gsz-公司综合计划；gy-国英项目部；ty-桃园项目部；qsy-清上园项目部。
③档案盒/文件夹序号：各部门、项目部、各专业确定，以档案存放地点或保管人为单位对所管理的档案盒/文件夹排序。
如：1l-gy-03，代表国英项目部合同类档案，合同档案盒的排序为03；9l1-ty-05，代表桃园项目部工程日常工作类档案，该档案盒的排序为05；
2、档案盒/文件夹内文件编号：
在档案盒/文件夹编号下所列文件目录的序号即为此盒/夹内文件的编号。
三、建立档案盒/文件夹明细单。
整理所有的档案盒/文件夹，按要求统一编号并填写《xx物业部门/项目部档案盒/文件夹明细单》
四、建立档案盒内存档文件目录。
整理每个档案盒/文件夹内所有文件，分别填入《xx物业部门/项目部×××档案盒/文件夹文件存档目录》，其中的编号即为该档案盒/文件夹在附件2中的编号，其中的序号即为该文件在此档案盒/文件夹的编号，同时在该文件右上方用笔标注所排序号，使文件编号与文件存档目录相符。
四、各类档案保管的基本要求。
1、按档案的存放和使用部门设专人保管，每类档案必须明确保管责任人。
2、档案的保管须做到标识清晰，分类明确，易查找。
3、档案的鉴定必须由公司指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。
4、档案的借出必须由部门经理、项目部经理确认并经过登记后方可借出。文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。
5、重要档案资料入室时必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。
6、档案管理人员应定期检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件丢失和泄密。
7、保管档案的环境要求达到防火、防潮、防虫、防变质等，配置有效的灭火器材和防潮物品及设施，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文档管理要求。
物业公司档案管理规定 十二
一 总则。公司实行 统一领导，各负其责。分级归档，集中管理 的原则。公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成，能反映公司日常活动，业务往来，重要事项 历史沿革 人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字 书面文稿 图纸 图表 声像等资料。在工作中形成的具有保存 查考价值的各...
物业公司工程设备档案管理规定
1 目的。加强设备档案的管理工作，达到标识清晰 案卷齐全 保管符合规定，为园区的运行和维修提供可靠的资料。2 范围。所辖设备设施档案。3 职责。3.1 档案员负责园区土建 机械 电器及其所有原始图纸 资料 说明书及其它材料的收集 整理 归类工作。3.2 工程部负责提供相应专业的维修 改造后的图纸 资...
物业公司档案管理分类表
8.档案类目分类。8.1档案一级类目表。8.2行政管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限。8.3人力资源管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限。8.4财务管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限。8.5品质管理类档案二级类目表及档案归档范围和保存期限。8.6物业前期介入类档案二级类目...