档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

随着计算机信息技术的不断发展，现代档案管理正在朝着规范化、标准化、规模化的方向过渡。档案管理基础工作是现代档案管理的重要环节，档案的统计、编号、归档等基础工作对档案管理水平有着重要影响。

一、档案管理基础工作的发展。

***同志曾提出：“借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来”，作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。

在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

二、档案管理基础工作与现代档案管理。

档案管理基础工作在现代档案管理中的作用主要体现如下：

一）有利于档案管理的规范化和现代化。狭义的档案。

业务包含搜集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用共8个环节，在千头万绪的档案基础工作中，档案管理基础工作主要解决“收”“管”“用”3个问题，也即收得齐全、管得科学、用着方便这3个问题。良好的档案基础管理工作相当于打好了现代档案管理的基础，有利于档案管理的规范化和现代化。例如，对于档案管理要求较高的医药监管行业，相关的档案中就包含了丰富的药品质量监管情况，通过对案卷的价值鉴定、编制、立卷、排列，进行系统化的整合，并通过现代管理方法，建立良好的存放位置目录、索引、指南，能够更好地推进档案管理的规范化和现代化，为医药监管行业发展提供更好的信息服务。

二）有利于反应档案文件的真实性和完整性。作为企事业单位各类活动的重要体现和记录，档案内容具有重要性、独特性、时效性和真实性等特征因素，档案管理就是为了更加准确地为用户提供有价值的档案。例如，对于新的科研成果，科技档案包含了与该成果相关的图纸、图表、文档、计算数据、证书、相关声像资料等，具备了良好的真实性和完整性，能够通过档案来再现科研成果的进度，提供真实的典型材料和第一手资料，为此后的二次技术开发和研究打下基础。

三）有利于保证档案检索的唯一性和可扩展性。档案检索的唯一性主要是通过档案的分类和编号来实现的，按照。

档案实体分类的从属和层次关系，来进行档号的编制。对档案实行包括全宗号、案卷目录号、案卷号、类别号、项目号、件号、页号、张号等在内的编号，一方面能够使得编号对象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，与档案的馆藏需求相适应。（四）有利于保证档案检索的查全率和查准率。

随着计算机技术的不断普及，计算机检索技术的发展给档案检索工具带来巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根据档案检索工具的编制解析图，可以按照体例、载体、功能等进行分类，提供各类目录、卡片、索引等，满足档案使用者的检索要求，保证档案检索的查全率和查准率。三、我国目前档案管理基础工作薄弱环节分析基于档案管理基础工作在现代档案管理中的作用，随着现代科技的飞速发展，对档案工作的需求也日益提升。

与此同时，面临档案基础工作的繁杂、量大、类别众多等难点，我国档案管理基础工作还存在着一些共性的薄弱环节。分析我国档案管理工作的现状，加强档案管理基础工作，积极推进档案管理的现代化，是我国档案管理基础工作建设的重要任务。

一）档案管理工作不规范。档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致。

档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。

二）档案管理流程不明确。良好的档案基础管理离不开明确的档案管理流程支持，以机关档案管理工作为例，其常见的档案程序流程如下：档案收集―档案整理―国家档案全宗―区分档案全宗―档号编制―人物全宗―分类法的选择―全宗内档案的分类―档案价值鉴定―档案的销毁―档案的保管与管理―检索工具的编制―档案的编研工作―档案的提供利用服务―档案的著录与标引。

以上几个步骤在档案基础工作中缺一不可，是将零散的、需要条理化的档案通过分类、组合、编目、整理等方法，使之体系化的过程。然而，我国目前档案管理工作流程尚有待完善，往往存在仅重视某几个环节，档案管理工作不够深入的情况。

三）档案管理现代化程度不高。目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工。

整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。

四、提升我国目前档案管理基础工作的措施。

一）加强档案管理工作。首先，从组织上加强档案管理工作建设，明确专门的档案工作分管领导，并定期进行监督和抽查；建立专业的档案工作机构，配备具备良好专业知识的档案人员。其次，健全和完善档案管理工作体系，结合现代档案管理的需求，制定严格的归档、保管、鉴定、借阅等工作流程，加强档案校核力度，实行归档审查和借阅等级审批制度，通过流程来把控档案管理工作的质量，明确档案工作职责，建立健全工作规章、管理制度和业务规范，并建立相关的奖惩和考核制度。

二）提升档案基础工作的专业性。首先，针对可能存在的缺少目录号、一卷多册、档案标题不准确、案卷出现缺页、少页、断面等情况，进行案卷的全面普查，纠正由于历史久远、缺少维护等原因造成的错误，对所存档案的基本状况进行调研（种类、内容、保存价值、数量、整理和保管等），并结合具体情况，按照重要性由强到弱的顺序，逐一核对和普查，并制订相应的收集、整理、鉴定、立卷、归档、销毁。

等规范措施，剔除可能存在的无用文件，提升档案基础管理工作的专业性。其次，进一步完善档案工作的设施设备，确保档案基础管理工作的“三个用房”：档案库房、办公用房、阅览及陈列室，以及“三个用具”：

档案装具、保护设备、技术设备。从设施上保证档案基础管理工作的顺利开展。此外，还应积极对档案管理人员进行培训，提升他们的档案管理技能，积极推行入馆（室）档案的标准化齐全，保证档案归档和进馆档案的完整，并积极维护全宗和全宗群的完善性。

对档案工作实施监督、指导与控制，通过专业化知识的传授，帮助档案管理工作者做好收集、整理、保管、鉴定、统计、利用工作。

三）加快档案基础工作的现代化步伐。计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大地提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，进一步提升档案管理工作水平。

加快档案基础工作的现代化步伐，首先应该逐步实现档案管理的数字化和网络化，降低人工出错的概率，提升劳动效率和准确度，其次，应该积极推行和使用各类新型计算机信息技术，重新组合案卷、统一分类号、规范档案的题名，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

作为社会活动的宝贵记录载体，档案的记录、存储、应用对社会活动的各个方面都具有重要意义。本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的原则，我们应该积极做好档案管理基础工作，以期更好地为现代档案管理服务，推动社会的进步和发展。

作者单位：福建省龙岩市药品检验所）

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