一、总则。
为规范公司档案的管理，确保公司档案保持清晰、易于识别及检索、保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，以满足公司需求和保证管理体系有效运行，特制订本制度，内容如下。
二、适用范围：本制度适用于昆明花都农业科技****（以下简称公司）的档案的收集、整理、分类、利用、及归档。
三、工作程序审批
3.1档案归档说明。
3.1.1档案**及分类。
3.1.1.1公司各部门在工作活动中形成签署的，具有查考利用价值的文件材料，由公司档案管理的对口部门对档案资料进行备份管理。
3.1.1.2公司及各部门在工作活动中形成的，不用呈报董事长签署的，具有查考利用价值的文件材料，由公司综合部进行档案备份管理工作。
3.1.1.
3档案的密级：档案分一般档案和密级档案两类，档案密级分为绝密、机密二级。绝密档案是保密档案内容的核心部分，包括在一定时期一定范围内需绝对保密的档案，一旦泄密会使公司受严重危害和重大损失的档案；机密档案是指在一定时期一定范围内需保密的档案，一旦泄密会使公司受较大危害和较大损失的档案。
3.1.1.
4保存期限：公司档案保管分为永久保管、长期保管（20年）、短期保管（5年）三种。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管；凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
3.2归档时间和归档程序。
3.2.1公司各部门所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
3.2.2项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向项目公司办公室归档。
3.2.3会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向项目公司办公室归档。
3.2.4人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由档案室归档。
3.2.5声像、实物档案，在产生后及时归档。
3.2.6凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
3.3档案归档范围、移交时间及保存期限(建议：可根据实际情况调整)
3.4、档案管理程序。
3.4.1公司指定人员对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》，及时分类、整理、编号、汇总形成部门内部档案；
3.4.2凡是属于档案归档范围的文件，各部门留存复印件后，形成档案移交目录、填写《档案移交登记表》，在规定的时间内移交需存档部门，由相关授权人审核，最终权限人审批后方可存档。
3.4.3归档要求如下：
3.4.3.1各部门应按规定及时向需存档部门移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借阅手续；
3.4.3.2归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
3.4.3.3归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3.4.3.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、**文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；
3.4.3.5卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
3.4.3.
6卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号，装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号；
3.4.3.
7按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目；
3.4.3.8声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者；
3.4.3.9归档的资料应首先由责任部门经理提出保密级别、保存期限的建议，经分管领导审核后由综合部主管核定。
3.5档案资料的标识分类。
3.5.1总经办、综合部负责制定各类档案分类编号管理办法，编号规则应能容易辨别出档案的密级、保存期限、责任部门、保管部门等属性。
3.5.2各部门按综合部制定的档案分类编号管理办法负责对各自保管的档案资料编号分类，并进行组卷管理。
3.6档案保密规定。
3.6.1严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
3.6.2接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
3.6.3严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
3.6.4整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。
3.6.5档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。
3.6.5公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，在档案室内借阅的档案，下班前必须把在借阅的档案资料入库。
3.6.6发现档案丢失，损坏要及时报告资料保管部门。
3.7档案借阅。
3.7.1借阅权限：填写《档案借阅申请表》办理借阅手续。
3.7.1.1各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案（已交由综合部保管的）需经本部门负责人、综合部负责人审核；综合部经理审批，然后到综合部填写档案调阅登记簿，方可借阅；
3.7.1.2公司各部门借阅非本部门的业务档案须经本部门负责人、档案所属部门负责人审核，综合部经理审批后，到综合部填写档案调阅登记簿，方可借阅；
3.7.1.3绝密级档案需经使用部门负责人、档案经相关授权人审核，最终权限人审批后方可借阅。
3.7.1.
4借阅档案要履行借阅手续。借阅档案原件只限在公司档案室内，不能带出或复印，必须带出档案室查阅或复印的，需依照借阅权限由相关授权人审核，最终权限人审批后方可借阅。
3.7.1.5借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。
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