档案管理制度 1

技术档案管理制度。

根据《中华人民共和国档案法》，为进一步加强企业档案管理，有效地开展档案信息开发利用工作，全面提高企业综合素质，结合本公司的实际情况，特制订我公司档案管理制度。

第一章概述。

1、为了规范公司技术档案管理，统一档案的管理标准，形成齐全、完整、准确、系统的工程项目档案，结合本公司现场施工及档案管理的实际情况，特制定本管理制度。

2、公司技术档案是指相关职能部门在施工、质量、设备、基建等工程建设过程中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、图表、电子文件、声像等形式与载体的材料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

3、公司设立档案管理室，并配备专职人员管理，档案管理室在技术负责人的直接领导下，集中统一管理全公司的施工、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

4、公司相关职能部门要把技术档案工作纳入本部门的基本工作范畴，保证本部门的技术文件材料的积累，并按归档制度要求收集、整理、及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

第二章档案管理室任务和管理人员职责。

1、档案管理室的任务。

1.1集中、统。

一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。

1.2协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。

1.3承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。

2、管理人员的职责。

2.1认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。

2.2 科学的管理公司技术档案，承办技术资料档案的接受、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。

2.3 遵守公司保密制度，做好技术档案安全工作，严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

2.4 保持档案室内整洁、卫生，对破损和变质的档案要及时提出修补和提出复制，保证技术档案的完整性。

第三章技术档案的归档范围及保管期限。

1、技术档案范围：

1.1、招投标文件（应含招标文件、招标答疑、补充文件、投标文件）

1.2、中标通知书。

1.3、工程施工合同、协议书（应含合同变更、补充合同、施工准备协议、零星项目施工协议）

1.4、开工报告（应含开工报审表，延期开工报告及回执，延期开工的原因，理由及工程师延期开工的答复）

1.5、图纸会审记录，技术交底记录。

1.6、监理申报表（应含施工测量报验单、工序质量报验单等）

1.7、施工组织设计（施工方案）

1.8、技术交底记录，隐蔽工程验收记录，主体结构中间验收记录、分部、分项工程质量评定表，单位工程综合评定表。

1.9、甲、乙双方往来书信函件、现场签证单、备忘录、设计变更（不论是何要求的变更，均应有业主、设计、监理和项目负责人在文件上签字）

1.10、现场会议纪要（在现场定期或不定期召开的工程协调会都应形成会议纪要，要求与会的业主、设计、监理、总包方等在纪要上签字，会议纪要应编号）

1.11、施工进度计划及报审表、施工进度调整计划报审表、变更工期报审表。

1.12、工程预付款申请、工程进度款申请、索赔申请表

1.13、原材料及构件出厂合格证、材料复试单、钢材焊接试验报告、混凝土、砂浆试块试验报告及配合比通知单。

1.14、施工日记（主要记录当日施工进度、材料进退场及耗用情况、劳务队伍安排情况、机械设备进退场情况、上级来人检查的意见、指示、发生的事故及处理意见、天气情况等，应指定专业人每天如实记录）

1.15、竣工报告、竣工验收证明单、交工验收记录。

1.16、竣工资料移交清册，竣工图（含建筑竣工图、结构竣工图、变更图不能作为竣工图，应放在相对应的设计变更后面。

1.17、工程结算审计报告、结算书、结算工料分析。

1.18、重大质量事故报告和处理方案（如有重大安全、质量事故发生，应写明事故原因、处理意见、方案、整改措施、有关事故现场的**、调查报告等）

1.19、施工技术总结，工程声像文件等信息资料。

1.20、回访保修单（在保修期内发生的维修情况必须详细填写）

2、归档手续：

凡归档的科技文件材料必须进行系统整理，组成完整的保管单位（卷、盒、盘），归档必须填写交接清单一式二份，交档案室（档案分室）保管。

3、归档分数：

一般档案材料归档一份，重要的使用频率高的要归档二份，工程技术档案除省、市优质工程及五千平方米以上工程项目交公司档案室保管外，其他由各档案室分室保管。

4、归档时间：

工程技术档案在工程竣工验收交付后的次年内整理归档。机械设备在安装试运行后三个月内归档。

5、归档范围及保存期限。

工程技术档案（除施工日记为短期保存外，其余均为长期保存）

第四章技术档案的归档质量要求。

1、建设项目归档文件和案卷质量应符合《科技档案案卷构成的一般要求》（gb/t11822-2008）和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（da/t28-2002）的要求。

2、每一个工程项目竣工或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料。并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求分类、组卷、排列、编目，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术负责人审查后及时向档案管理室移交归档。

3、各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

4、归档的文件材料应整洁，字迹清楚、图样清晰，符合耐久性的要求，签字盖章手续完备。不能使用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、铅笔、原珠笔、复写纸)。签名真实、规范，不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名。

5、凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。

6、**、录音、录像等材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

7、凡外来、外购的图纸资料，随仪器、设备入场的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

第五章档案资料移交制度。

1、凡散存在各有关人员手中的文件、技术资料必须按规定移交有关部门档案专（兼）职人员集中管理，任何人不得借理由据为己有。

2、移交档案（资料）时，必须做好移交清单，一式二份，当面清点，收、交双方签名盖章，各执一份移交清单备查。

3、档案移交后应设专业档案总台账，分类台账目录，要标明来自何处或调往何处，并注明移交人员，日期简况。

4、借调档案不列入移交范围。

第六章技术档案的鉴定和销毁。

1、鉴定小组由公司领导，专业技术人员和档案人员组成，每次鉴定时要在保管单位备考表中签署鉴定意见，由小组负责人签名，并注明日期。由档案管理部负责技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。

2、档案通过鉴定，保证档案保管单位质量达到标准规定，如鉴定中发现档案不准确，不完整应及时责成有关部门和人员负责修改，补充。

3、因破损或变质的档案，复印后原档案保管期限为半年。因修改内容而更换的档案原档案报废，保管期限为一年。

4、在销毁档案时，由档案室和鉴定小组共同派员监销。销毁前要编造销毁清册，提出销毁报告，经公司领导审批同意后方可销毁。销毁后，监销人应在销毁清册上签名盖章，并报送有关档案管理上级机关备案，销毁档案时要严格执行保密规定。

有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

第七章技术档案的保管和保密、借阅。

1、对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

2、认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。并于每年12月30日以前整理出检查报告，交技术负责人审查。技术负责人根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。

3、做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防水、防火、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。

4、技术档案的保密制度。

4.1企业档案的密级定为机密、秘密。凡属机密，秘密档案应标上标志，并注意妥善存放。

4.2 全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。借（调）阅秘密以上档案，应严格遵循审批手续，在规定的场所阅读，不得私自摘录。

4.3凡属秘密以上档案，不得随便复印、晒制、照相、录像、确属需要时，应经分管领导批准同意。技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施做妥善处理。

4.4 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。

4.5鉴定小组和档案管理员应定期对秘密以上档案作一次重点检查。

5、技术档案的借阅。

5.1需借查档案者，必须办理借档登记手续，经本部门负责人批准方可借阅，借阅期限不得超过两周，用毕后即归还，经管理人员检查后，办理注销手续。

5.2外单位因工作需要查阅本公司档案资料者，一律凭单位介绍信，经主管部门负责人审批后借阅，但不准借出，若本公司规定不得外单位查阅的有关档案，则不提供借阅。

5.3 技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。如有副本时，需经技术负责人批准方能借出。

5.4 查阅档案时，不准吸烟，不准在档案交流上任意删改、涂写、不准折卷，对机密性的档案，未经同意不准擅自摘录、拍照。借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，借、还双方应共同清点份数、页数，并坚持完整情况，做到认真负责。

5.5 对借阅者不如期归还或有损坏，应据实际情况给予借阅者进行处罚。

5.6借阅人要严守机密，妥善保管，确保档案安全。

5.7借阅者利用档案资料取得一定效果时，必须填写利用效果登记。

第八章技术档案的复制和发放。

1、凡归档的技术文件资料，应复制备份一份，供日常借阅和发放使用。

2、需要发放至各施工现场的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各施工现场，发放时应注明施工发放现场、发放号、发放日期、是否受控等，并由接收人员签字。

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