新《会计档案管理办法》解读。
主讲老师李庆贺。
一、背景简介。
2023年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于2023年对该办法进行了第一次修订。《会计档案管理办法》实施10多年以来，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，1998版的《会计档案管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要。
为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，财政部、国家档案局对《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号，以下简称原《管理办法》）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号发布了新的《会计档案管理办法》（以下简称新《管理办法》），自2023年1月1日起施行。
二、修订原因探析。
一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量电子会计档案，需要予以规范。
二）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家档案管理规范、标准的制定或修订，原《管理办法》的有关表述已不再适用，会计档案的范围、保管、利用、销毁等方面的规定需要相应予以调整或完善。
三、修订出台新《管理办法》的重大意义。
一）有利于推动互联网创新经济的发展。
新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的**传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。
二）有利于促进形成绿色、低碳的发展方式。
新《管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。
三）有利于推进国家治理能力现代化。
新《管理办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为**决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。
四、新《管理办法》的主要变化。
一）将电子会计档案纳入了会计档案的范围。
原《管理办法》：
第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
新《管理办法》：
第三条本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
二）满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。
新《管理办法》：
第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：
一）形成的电子会计资料**真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
注意】外部接收的，需要满足第八条的六项规定和第九条的规定（也就是“6＋1”）。
三）增加了会计档案鉴定销毁的相关内容，并修改了监销的有关规定。
新《管理办法》：
第十六条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十七条会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，其中鉴定销毁工作是档案销毁的前提和基础。原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序，要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险，对于远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿销毁，大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成了资源浪费。
因此，新《管理办法》增加了鉴定销毁环节。
原《管理办法》：
第十条（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
新《管理办法》：
第十八条（三）单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
四）对会计档案的保管期限进行了调整。
近年来，国家档案局对机关和企业文件材料的定期保管期限进行了调整，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为10年、30年。
1．调整方法。
2．调整的原因。
会计档案在很多民事案件中都作为重要证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，对会计档案的定期保管期限进行了相应调整。
3．新《管理办法》与原《管理办法》管理年限的衔接。
1）新《管理办法》与原《管理办法》规定的最低保管期限不一致的，按照新《管理办法》的规定执行。
2）已到原《管理办法》规定的最低保管期限，并已于2023年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新《管理办法》的规定组织销毁。
已到原《管理办法》规定的最低保管期限，并已于2023年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新《管理办法》确定继续保管期限。
最低继续保管期限＝新《管理办法》规定的最低保管期限－已保管期限。
3）已到原《管理办法》规定的最低保管期限，但2023年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新《管理办法》的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。
确定销毁的，应按照新《管理办法》的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新《管理办法》确定继续保管期限。
4）未到原《管理办法》规定的最低保管期限的会计档案，应按照新《管理办法》的规定重新划定保管期限。
五、新《管理办法》的其他变化。
一）明确了会计档案出境的管理要求。
新《管理办法》：
第二十五条单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
二）延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。
新《管理办法》：
第十一条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由单位会计管理机构临时保管一年，再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过三年。
原《管理办法》：
第六条当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
三）完善了会计档案的借出规定。
新《管理办法》：
第十三条单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。
原《管理办法》：
第七条各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
四）明确了**记账情况下会计档案的管理要求。
新《管理办法》：
第二十六条单位委托中介机构**记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。
六、新《管理办法》其他规定。
一）适用对象。
新《管理办法》：
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织（以下统称“单位”）管理会计档案适用本办法。
第二十九条不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个体工商户，其会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等参照本办法执行。
原《管理办法》：
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称“各单位”），应当依照本办法管理会计档案。
二）管理部门。
新《管理办法》：
第四条财政部和国家档案局主管全国会计档案工作，共同制定全国统一的会计档案工作制度，对全国会计档案工作实行监督和指导。
县级以上地方人民**财政部门和档案行政管理部门管理本行政区域内的会计档案工作，并对本行政区域内会计档案工作实行监督和指导。
三）会计档案的归档。
1．责任人。
新《管理办法》：
第十条单位的会计机构或会计人员所属机构（以下统称“单位会计管理机构”）按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。
2．需要归档的会计档案。
新《管理办法》：
第六条下列会计资料应当进行归档：
1）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
2）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
3）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
4）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
会计档案管理办法
第一章总则。第一条为加强集团公司及集团所属各公司会计档案的科学管理，根据财政部颁布的 会计档案管理办法 特制定本办法。第二条集团公司及集团所属各公司必须加强对会计档案工作的管理，保证会计档案妥善保管 有序存放 方便查阅 严防毁损 散失和泄密。第三条会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专...
会计档案管理办法
第七条保管期限 会计档案的保管期限，根据国家颁布的 会计档案保管期限表 规定，分为永久 定期两类。具体保管期限按 中华人民共和国会计档案管理办法 办理，保管期限的计算从会计年度终了后第一天起计算。第八条查阅登记 档案管理人员应建立查阅登记制度，应在登记本上登清 何年 何月 何日 何人借阅何类档案 编...
会计档案管理办法
会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，必须经公司总经理和财务部门经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，限期归还 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画 拆封和抽换。公司应当建立健全会计档案查阅 复制登记制度和会计档案查阅登记簿，详细记载有关内容。3 会计档案的保管期限。会计...