档案管理办法

hbhz-2205-2017

前言。本文件参照dl/t 800-2012《电力企业标准编制导则》起草。

本文件与2024年版《档案管理办法》内容相比，修订了档案管理主体归档人、借阅人职责，规范了不同类型档案的归档责任人、归档文件的标识流程。

本文件2024年10月首次发布，2024年12月第一次修订。

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档案管理办法。

1范围。本文件规定了档案管理的职责、档案管理活动的内容与方法、检查与考核、报告与记录等要求。本文件适用于aa****档案管理。2规范性引用文件。

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

gb/t 11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求3术语和定义。

下列术语和定义适用于本文件。无4职责4.1质量档案室。

负责检查归档工作。

负责对超期归档的情况提出考核意见。负责文件标识、归档。4.2归档人。

负责相关文件材料的整理归档。4.3借阅人。

负责档案资料借阅使用期间的保管工作。5管理活动的内容与方法5.1立卷归档。

归档人将属于立卷归档范围（见附录b）的文件材料进行整理，在规定时间内归档，分工如下：

a)设总负责本工程所形成的有关技术文件材料的立卷归档；

b)专业主设人负责对本专业所形成的技术文件材料进行整理，工程设计阶段结束后交设总汇总；

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c)科研、标准化设计所形成的技术文件材料，由项目负责人立卷归档；业务建设指导性和专业性。

技术文件材料，由专业技术负责人立卷归档；d)优秀工程设计、其他成果材料由项目负责人归档；e)供方提供的文件资料由设总归档。立卷归档时应满足如下要求：

a)技术文件材料在归档前，归档人必须根据文件材料内容进行整理，由专业技术负责人审定签署，做到完整、准确、系统；

b)归档的工程设计技术文件材料应按设计阶段、文件材料类别、专业整理立卷，科研、标准化、

业务建设技术文件材料应按专题、专业立卷；

c)由设总确定归档的技术文件材料的密级、保管期限；d)归档的技术文件材料应符合gb/t11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》中有关组。

卷、排列和编目的要求，做到书写材料字迹工整、图样清楚，有利于长期保存；e)各专业归档的计算书，应逐级审核，计算书封面签署齐全；

f)各专业的互提资料，应将《设计交接资料提供单》、附图、附表、附件一并归档；g)某项设计或科研项目在进行中由于某种因素停缓设计或试验时，该项目所形成的技术文件材料。

由归档人进行整理立卷归档，并附情况说明；

h)变电、线路、接入系统、科研、标准化、业务建设等设计成品材料归档份数为1份。

质量档案室按上述要求检查归档工作，不符合要求的不予接收。由归档人重新整理提交，档案管理人员检查满足要求后接收。

归档人应在规定时间内完成归档，超出规定时间的，由质量档案室提出考核。

成品技术文件材料归档时间：a)设计成品1个月内归档；

b)各类印制成品技术文件材料出版后1个月内归档。原始技术文件归档时间：

a)电力系统规划技术的设计文件材料在阶段设计完成后1个月内归档；b)各类工程设计的技术文件材料在阶段设计完成后2个月内归档；c)科学研究的技术文件材料在项目或专题完成后2个月内归档，对周期较长的项目或专题应分阶。

段归档；d)业务建设、标准化项目在完成后1个月内归档；e)施工中形成的文件在施工验收后1个月内归档。

归档人应填写《归档资料移交单》（见附录表a.1），经质量档案室验收，清点合格后，归档人与质量档案室在《归档资料移交单》上签字，质量档案室留存。5.2归档文件的标识。

质量档案室接收材料后，对材料进行如下标识，确保齐全、准确无误：

a)填写封面左上角案卷检索号：写明工程名称、设计阶段、案卷名称等；b)完成签署页：按立卷人、审核人、批准人签署；

c)填写卷内目录：卷内目录为原始档案的首页，将本卷内的所有文件资料列在此目录内。卷内目。

录“序号”栏填写卷内记录的编号，“文件名称”栏的填写应能反映记录的具体内容（如项目设计计划，填“项目设计计划”即可，而成品校审单，除填写“成品校审单”外还应写明校审单中所校的内容）；

d)填写卷内统计记录表：将本卷内的文字与图纸进行统计，填入《卷内统计记录表》。需要时加。

以说明并记录卷内文件发生的变化。

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5.3档案借阅。

借阅人需要借阅档案时，在《档案借阅登记簿》（见附录表a.2）填写借阅文件名称、借阅人、借阅日期等信息，由质量档案室借出档案。档案借期一般不得超过1个月，确因工作需要延长使用期限须经借阅人所在室主任签署同意后，方可办理续借手续。

借阅人归还档案时，质量档案室当面清点核对档案是否与登记信息相符，记录归还时间。质量档案室每半月检查借阅情况，对借期期满的进行督促归还，督促后3日内未办理相关手续延长借期的，提出考核。6检查与考核。

质量档案室对本文件规定的管理活动进行检查并对表1所列的指标进行评价，依据评价结果提出考核意见。

表1评价项目与指标。

序号1评价项目档案完整齐全性。

评价指标100％

责任部门质量档案室。

7报告与记录。

表2给出了执行本文件形成的报告与记录。

表2报告与记录。

序号12编号。

名称。归档资料移交单档案借阅登记簿。

填写人归档人、质量档案室借阅人、质量档案室。

保存地点质量档案室质量档案室。

保存期限3年3年。

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附录a（规范性附录）**样式表a.1归档资料移交单。

归档资料移交单。

项目名称：工程编号：设计阶段：专业：）编号。

资料内容。份数。

接收人签字：

年月日。年月日。

本。张/页。

移交人签字：

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表a.2档案借阅登记簿。

档案借阅登记簿。

序号1234567891011

文件编号。文件名称。

借阅部门。借阅人。

经办人。借阅日期。归还日期。

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附录b（规范性附录）立卷归档范围。

b.1工程设计成品文件材料（如说明书，勘测设计图纸，概、预算书，计算书，设备材料清册等）：

a)可行性研究文件；b)初步设计文件；c)施工图设计文件；

d)上述各阶段的有关勘测文件；e)施工、运行回访形成的科技文件；

f)工程专题调查（研究）报告和工程总结等。

b.2工程设计原始文件材料b.2.1工程设计依据性文件：

a)设计任务书；

b)顾客提供的原始资料；

c)选所报告及初设的审批文件，各设计阶段的审批文件；d)对外协议、合同；

e)有关**职能部门（如计委、建委、规划、消防、环保等）的批复文件；f)招（投）标文件材料；

g)施工设计阶段中有关问题的请示报告及补充审批意见；h)

有关上级重要来往文电（涉及方案改变及重要设备变更）。

b.2.2工程设计基础材料：

a)自然条件调查及勘测：地形、地质、**、水文气象、环保等记录与报告；

b)社会经济情况调查：矿藏、资源、市政规划、原材料产地、负荷及工农业发展远景；c)基建施工条件：当地建筑材料生产能力、劳动力及水电**情况，交通运输能力；d)系统规划情况：

供电区的电源点布置、负荷增长统计、电网布置、通信、远动等；e)设备资料：制造厂提供本工程选用的设备资料、图纸和设备清单等；f)调研报告（记录）专题研究报告；

g)顾客提供的与本工程有关的勘测、设计资料。

b.2.3设计来往文件及控制工程质量的文件和记录：

a)与有关单位来往信函电；b)工程会议记录单；c)工程项目计划；d)成品校审单；

e)设计交接资料提供单及专业互提资料；f)

设计评审记录单；

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g)原始资料收集使用记录表；h)工程文件资料登记发放表；i)顾客财产验证情况备忘录。b.2.4计算书。

各专业手算及计算机软件计算成果。b.2.5工地代表材料：

a)b)c)d)e)

工程重大问题与处理意见；工作汇报、总结及来往函件；

设计变更通知单（包括工地修改图纸）；工地设计代表服务记录、服务报告；

施工图审查纪要，工程验收及有关会议记录。

b.2.6其他。

上述内容不能包括的列入此项内，如：

a)设计回访（当合同规定时）有关材料；b)创优报告及获奖材料；c)其他内容材料。

b.2.7小型项目资料归档不作分类。b.3标准设计、规程、规范的技术文件材料：

a)成品材料：文字说明、设计图纸；

b)原始材料：任务书、调研材料、审批文件、来往函电、会议记录、互提资料、计算书等。b.4业务建设科技文件。

专业技术会议文件材料、专题（或综合）总结、报告、调查研究、设计通讯、设计手册、索引、图集、专业技术**、技术情报、编译资料、技术资料汇（选）编、计算机应用材料等。

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