档案管理办法

档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即单位文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。单位各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。

一、为规范单位档案管理，增强单位档案的实用性和有效性，特制定本方法。

二、归档范围。

单位的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、单位的档案管理由办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证单位及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。单位办公室设立专门的档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理单位的文书、科技（部分）档案，其任务是：

1．收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；

2．积极开展档案的提供利用工作；

3．进行档案鉴定；

4．进行档案统计；

5．保管部分科技档案；

6．认真学习《中华人民共和国档案法》有关方法、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

五、资料的收集与整理。

1.单位的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”方法，即：每年的。

四、七、十和次年的一月和每年二月份为单位档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据单位的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档。

1.单位档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关方法执行。

2.单位档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此方法范围内。

3.归档的文书包括：

1) 单位与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。

2) 单位会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全单位的规章制度）。

3) 单位制订的计划、统计、预决算、工作总结。

4) 单位主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。

5) 国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。

6) 单位各部门的发文。

7) 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。

8) 外单位直接发送给单位各部门的抄送信件。

七、归档要求。

1．归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

2．在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统的排列。

3．案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。

4．按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5．全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

八、档案借阅。

1．借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过办公室主任批准。

2．借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。

3．借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。

4．借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经办公室主任批准。