第一章总则。
第一条为保证酒店采购工作的计划性和统筹性，合理控制成本，促进内部协调，加强内部控制，提高工作效率，特制定日常采购制度，（以下简称：制度）
第二条本制度适用于酒店经营管理****旗下各酒店日常采购工作。
第三条本制度有总则，组织机构及职责、采购工作内容、采购程序、采购业务实施规范、责任与奖罚和附则七个部分组成。
第二章组织机构及职责。
第四条组织机构。
酒店库房部负责库存物资管理，根据库存物资消耗情况提报库存物资的补库计划。库房部对因库存盘点把关不严造成超额或短缺采购，导致酒店受损或无法正常运转负责。
使用部门负责根据日常经营和管理的消耗进行科学合理**，提报月度采购计划需求。
酒店设立专职采购部，牵头组织编制定期采购计划，并全面负责酒店物质采购和具体实施工作。采购部隶属酒店财务部系统，业务上同时接受管理公司采购部业务监督也考核。
酒店成立定价评审小组：由采购部经理、使用部门负责人（食品原材料定价须由厨师长和餐饮部负责人同时参加）、财务负责人、总经理组成，酒店总经理任组长，和酒店食品原材料固定周期内的定价由评审小组评定后执行。
第五条酒店采购部组织架构。
采购部经理。
杂品采购食品采购。
第五条采购部经理工作职责。
1、 负责持续完善酒店采购制度，细化采购流程，规范台账管理，确保采购质量，控制采购成本，提高采购效率，保证物资采购管理体系的完整与科学。
2、 根据公司招标管理相关规定，牵头组织实施酒店权限内的招标采购。
3、 掌握物资使用情况和库存物资动态，牵头组织有关部门根据实际经营情况，合理、科学地编制并审核年度、季度、月度采购计划。配合成控部门做好物资平衡工作，及时处理呆滞物资，加速物资周转。
4、 组织实施酒店日常物资采购**工作，审核所有《采购申请单》、订货单，按程序上报经审批后实施采购。
5、 建立和维护**管理体系，定期了解市场**和**信息，坚持货比三家的原则，落实询、比、定价，控制物资采购成本、
6、 开辟和维护优质供货渠道，落实“1+2+n”的**管理方式，保证供货的及时性和质优价廉。
7、 按公司规定加强合同的管理，严格把关合同条款，保证合同的正常履约，防止经营风险。
8、 负责下属的业务知识和业务技能培训、
9、 完成领导及上级业务部门交办的其他工作。
相关权限：1、 部门备用金的支配权。
2、 对采购程序执**况的奖惩建议权。
3、 下属考核权与奖惩权。
4、 部门日常行政工作的安排。
第六条杂品类采购工作的安排。
1、 熟悉酒店各部门对杂品的需求以及仓库存货情况，掌握物品市场的**情况以及各类物品的**和信息，并对收集回来的资料进行归类整理。
2、 以采购计划为依据，负责审核各部门的采购清单，与仓库密切沟通，避免出现库存积压现象，确保不出现重复采购。
3、 坚持货比三家的原则，对各部门申购单和申购计划做好询比定价，并报相关领导审批。
4、 采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保**合理、质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
5、 严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。
6、 负责**商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
7、 根据酒店的实际经营情况，积极拓展**渠道，主动发现市场新产品，调整新货源并及时上报，为酒店节省采购成本。
8、 保质保量完成领导交办的其他工作。
第七条食品类采购工作职责。
1、 全面负责店内所有烟、酒、食品类物品的采购工作，保证营运部门工作的连续性、时效性。
2、 熟悉酒店各部门对食品的需用要求以及仓库存货情况，掌握食品市场的**情况以及各类物品的**性情和信息。并对搜集回来的资料进行归类整理。
3、 坚持货比三家的原则，做好食品原材料的询比定价工作。并报相关领导审批。
4、 确保所购食品**的合法性、安全性，保证各类食品证件的齐全。
5、 采购完毕，要配合仓库做好物品入库的验收工作。采购的物品要确保**合理、质量可靠，对不符合采购要求的物品负责办理退货或调换工作。
6、 严格执行公司各项制度，办理各类付款的签批手续。
7、 负责**商信息库的不断更新及合同台账维护工作。
8、 根据酒店的实际经营情况，积极拓展**渠道，主动发现市场新产品，调整新货源并及时上报，为酒店节省采购成本。
9、 保质保量完成领导交办的其他工作。
第三章采购工作内容。
第八条采购方案制定。
采购物资要满足使用部门对质量、数量和时限性的要求，同时避免过量采购带来的压库风险，且**要符合市场**，达到控制成本的目的。合理的采购方案制定要考虑以下几个方面：
1、 数量：申购数量由使用部门提报（建议订货量，以及申报理由），仓库校核（考虑合理库存量和实际库存量），采购部门依据上述条件对实际采购数量进一步核算。在满足经营的前提下，压低控制库存量，减少资金占压。
对于日常消耗量大且波动价值较低物资，和适当增大安全库存。
2、 质量和**：须采取**商实物封样的方式保证验货标准的统一，质量必须使用部门确认。严格按照询比定价的原则执行**结算，采购单上须标明三家以上可比**商的**及****，坚持同等质量比**。
3、 进货地点：按照在比价的前提下就近购买的原则，确保供货及时性。
4、 **时间：以综合考虑最低库存量及消耗速度和实际使用量为依据，在**商协议上明确约定**时间，以防缺货影响经营管理。
5、 **商：建立可靠稳定信誉好的**商档案，确保拥有“1+2+n”的**商资源，以公平的竞争机制实现优质、优价、及时的物资**，除非特别采购请示，日常采购由合格**商**。
第九条采购计划制定。
制定采购计划包含计划内申购（月度采购计划）和计划外申购（采购申请单）
1、 审批后的采购计划最终汇总采购部组织实施，必须明确所需物品的名称、规格、质量、数量及到货时间要求，到货时间须满足采购周期的一般要求。
2、 因采购计划编制不当而造成浪费和损失，按照所负责的节点分别由申报部门、库房、采购负责。对因库房盘点把关不严造成超额或短缺采购，其损失由库房负责；对于日常消耗估测严重不准造成的超额和短缺，其损失由使用部门负责；对于计划审核测算错误或供货不及时造成的损失由采购部负责。
第十条申购。
申购的分类：计划内申购和计划外申购。
1、 计划内申购是指由仓库按酒店批准的常备物品采购计划按供货周期分批进行的申购。
2、 计划外申购是指确属日常需要，但是在计划中没有涵盖，临时提出的采购，各部门填写《采购申请单》，经库房校核、采购部核算后逐级上报审批。
第十一条采购实施。
1、 对于大宗物资（指全年大批量、单件价值高或单项品种达到一定规模的物资）采取招标的办法进行采购。具体工作事项可参照《酒店管理公司招标采购管理制度》。
2、 采购部根据分工，按照审判后的采购计划或者采购申请单，向**商发出供货通知，并过程督进，保证及时性。
3、 定价小组根据所提供的**商资料，经多轮**，多轮谈判确定最低**或者性价比最高的**商。
4、 鲜活食品每15天进行一次定价，每类物品**商应先**。采购部、财务部、餐饮部三方派人对市场调研，提供书面**资料，经过**-询价-核价-多轮谈判-最后由定价小组签批后执行。
5、 非鲜活类日常物资采购要坚持货比三家的工作原则，询价阶段要有使用部门人员共同参加，定价小组经多轮比价、议价后定价，最终选定的物品和**要经使用部门确认。
6、 对于新品种除正常的采购申报外，还须提供样品。实验报告，经使用部门负责人确认后（重要物质还需酒店总经理确认）方可购买。
7、 办公用品归口管理部门为办公室，库房申请办公用品补库需经办公室审核，然后转采购部执行。工程维保材料的申购归口部门为工程部，电脑耗材的申购部门为酒店电脑部。
8、 非采购人员通知**商下达的采购指令，一律无效。除专职采购人员，其他任何部门、任何人都不得干预采购工作。
第十二条付款。
采购物品经库房验收入库并经使用部门出具物品合格验收单后方可按照合同或协议规定付款（按合同执行的预付款除外）。月结算固定**商付款时应注意以下几点：
1、 考虑到员工餐厅厨房食品原材料与餐饮部厨房食品原材料有可能出现同种物品**会有所区别，可以分开上报。
2、 经营中的常规付款都应制定计划，各单位于每月10日前上报本月的付款计划，经管理公司财务总监、总经理及董事长批准后执行。计划内付款各单点可直接支付。
3、 对于日常付款过程**现以下情况之一的付款，各单店需上报管理公司审批：
1） 对于实际需要付款的额度超出审批计划；
2） 对于计划外的紧急采购付款超出5千元（含5千）；
3） 日常零星支出中，计划内单一事项额度超过2万元（含2万元）；
4） 日常零星支出如总额超出计划，计划外支出。
第十三条物资进店管理。
1、 所有进店支持的谈判必须要有财务负责人和总经理共同参加。
2、 进店支持要在保证公司利益、维护酒店声誉的前提下进行，禁止**商返利与商品加价后进店。
第四章采购程序。
第十四条计划内采购程序（月度采购计划）
计划内采购程序的制定是为了加强各部门计划性有序管理，将零散采购变为集中采购。所有的采购行为都要跟着台账等基础工作的补充进行。具体执行顺序如下：
使用部门负责人→库房主管→成本会计→财务负责人→总经理→采购部。
1、 各部门负责人需根据部门日常消耗测算出下月月度采购计划，于每月20**库房校核。
2、 库房将各部门月度采购计划汇总，结合库存物资合理储备量编制库存物资常备物品采购计划并上报。（可参照中软库存系统）
3、 成本会计审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划储备量设置是否合理。
4、 财务负责人审核各部门月度采购计划和库房常备物资采购计划是否超出部门本年度预算，并对设置原则进一步分析合理性。
5、 酒店总经理对月度采购计划拥有最终的审批权。
6、 采购部依据审批后的采购计划执行购买，有合格**商的通知**商送货，没有合格**商的连同使用部门共同调研筛选后上报审批，确保次月10日前到货。
第十五条计划外采购程序。
具体执行程序如下：使用部门负责人→库房主管→采购部→财务部负责人→总经理→采购部购买→收货。
采购申请单”应一式四份。
第一联、采购部存档。
第二联、申请部门留存。
第三联、财务全面把控。
第四联、仓库部门使用。
各流程负责人如下：
1、 申请部门负责人：应根据自身部门消耗与储备情况酌量填写，并注明所需物品的详细名称、规格、质量、所需数量、用途、申报原因等，确实有必要购买，方可签字确认。
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