1. 传统纸质信函。
1、信头 the heading
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，**，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
2、编号（写信人的名字缩写）和日期 the sender name and the date
3、封内地址 the inside address
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
4、事由 the subject heading
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
5、称呼 the salutation
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有dear sirs, dear madam, dear mr. xx,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。
6、开头语 the open sentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
7、正文 the body of the letter
信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
8、结尾语 the complimentary close
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
9、结束语 the complimentary close
结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“sincerely,” best regards, ”or “yours truly,”.
结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
10、签名 the signature
写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
11、附件 enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明encl. 或enc.。
例如：encls: 2 invoices
enc.: 1 b/lading
2. 电子邮件。
众所周知，电子邮件即e-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。电子邮件使用方便，信息传递迅速高效，且非常节省成本。但是e-mail的撰写也并不是一件很容易的事情。
您知道，当一封e-mail发送出去后，只要收信人**，他可以几分钟内就收到。所以，在您发送前，必须要检查一下您所写的内容是否正确合适，因为一旦您点击了发送键后，您就再也无法将其收回了。
通常我们理解e-mail的撰写风格可以比传统的信件，传真等稍加随便一点。但是我们在这里还是要建议大家，即便是写e-mail，由于是谈**事，所以还是采用正式严肃的风格。尤其当您是第一次跟收信人联系的话，正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。
1、收信人的邮箱。
2、发信人的邮箱。
3、写信日期。
写日期时，请注意以下几点：
a. 年份要写完整，不能用03代替2003。
b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件**现。但是可以用英文缩写，比如用aug.代替august。
4、时间。5、主题。
6、称呼。7、正文。
8、结束语。
9、签名。10、联系方法。
这部分内容要完整，包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法（地址、**、传真、邮箱、**）。写地址时请注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。每次写信只要选择这个模板，信件会自动显示这些内容。
商务信函写作的要点。
写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点，我们总结了几方面的内容，希望对您写作商务信函有借鉴作用。
1、口语化。
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i h**e received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在**上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“i am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在**中您会这样说，为什么在信件中要改成“it is regretted that goods cannot be delivered today”？
放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也像谈话那样简单，自然，人性化。
2、语气语调。
由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、真诚。不管是生活中的交往还是生意上的合作，真诚是最重要也是最基础的，所以您的信函也必须能够充分体现您的真诚。不管说什么，都要带着您的诚意去说。
把写好的信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在**中与您通话，他一定能够感受到您的自然和真诚。
4、直接。跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。
如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
5、礼貌。我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。
如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。
所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
6、简洁。就像前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods h**e been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
8、精确。当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，**，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。
9、针对性。
请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种**的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“dear sirs” or “dear sir or madam”。
10、语言朴实。
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。
比如“we look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“we hope to h**e the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
11、回复迅速及时。
给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的**商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。
商务英语信函的写作
商务英语信函写作 摘要 商务英语信函是国际 的重要通讯手段。它具有自身独特的语言特点 写作方法和技巧。本文通过叙述商务英语信函的写作特点，总结了商务英语信函的写作方法和技巧。关键词 商务英语信函 写作特点 写作方法和技巧。一 引言 随着全球经济的发展及我国对外 的不断扩大，我国的经济飞速发展。同时我...
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