第一章公文概述。
一、公文的概念、种类和作用。
1、公文的概念。
公务文书，简称公文，是国家机关在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，实施行政管理，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
广义的公务文书包括通用公文、常用公文与专用公文。
2．公文的种类。
按照不同的标准，不同角度，公文有多种分类方式。
1)按照形成和作用的公务活动领域（即通常所说的按公文形成和使用范围）划分，公文分为通用公文、常用公文与专用公文。通用公文是指《国家行政机关公文处理办法》中规定的十三种公文，是党政机关机关、人民团体、企事业单位都使用的文件，如请示、报告、函等；常用公文是各机关企事业单位经常使用的公文，如简报、调查报告、工作总结等；专用公文是在一定专业机关、部门和业务范围专门使用的文件，如合同、广告、司法公文、军事文书等。
2）按文件内容所涉及的国家秘密程度划分，公文有对国内外公开文件、限国内公开文件、内部文件、秘密文件、机密文件、绝密文件。对国内外公开文件，内容不涉及国家秘密，可以直接对外公开发布；限国内公开文件，内容虽不涉及国家秘密，但其内容不宜或不必向国外公布；内部使用文件，内容不涉及国家秘密，但不宜对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用；秘密文件，内容含有一般国家秘密，泄露会使****、利益遭受损害；机密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害；绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损害。
3）按行文关系来分，公文有上行文、平行文、下行文。上行文，是向上级领导、指导机关报送的公文；平行文，是指向同级机关或非同一组织系统的任何机关发送的公文；下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送的公文。(行文关系是公文的行文机关和受文机关之间应当如何行文和行文中应当注意的事宜。
)4）按内容的性质所划分，公文有规范性文件、领导指导性文件、公布性文件、陈述呈请性文件、商洽性文件、证明性文件。规范性文件指强制性推行的，用以规定行为规范的法规、规章等；领导指导性文件是指领导机关制发的用于颁布方针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明领导指导原则的文件；公布性文件是指直接向国内外公开发布的文件；陈述呈请性文件指用于汇报工作，陈述情况，提出建议，请求指示或请求批准的文件；商洽性文件是指**、协商一般事项的文件；证明性文件是指对某组织或个人的使命、身份、经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、义务、责任作出规定的文件。
5）按公文的紧急程度来分，公文分为平件、急件、特急件。平件是指没有特殊时限要求，按常规处理的文件；急件是指因为内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件；特急件是指内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。
6）按公文的行文方向来分，公文分为收文、发文。收文指本机关收到的来自外部的文件；发文是指本机关制作的文件。
3．公文的作用。
公文主要有以下作用：
(l) 领导与指导作用。公文用于传达贯彻党和国家宾方针政策和各项指令。在公务活动中发挥领导和指导的作用，是加强集中领导，维护政令统一，保证工作步伐整齐一致的有效形式。
2) 联系作用。公文是下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通自下而上纵向联系的基本手段。通过公文，使下情上达，为领导机关制定决策提供依据，同时，有利于对发生的问题予以及时处理。
(3) 法规和行政作用。公文用于发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。它使国家各项管理活动有法可依，有规可循，从而逐步实现法制化、规范化。
4）沟通作用。公文是机关之间沟通上下、联系左右的纽带。它比其它信息沟通形式具有更强的精确性、权威性与凭证性。
通过公文，机关之间能够相互交流信息、商洽事务，在工作中取得协调与配合。
5）宣传教育作用。公文具有较强的政策性、理论性，在各项事业中发挥着阐明事理、启发觉悟和提高认识水平的宣传教育作用，是教育干部和群众的好教材。
6）凭证作用。公文是社会活动的真实纪录。它印证了公文作者的合法身份；记录了各项管理活动的性质、状态；因此，具有重要的凭证作用。
4、公文的特点。
公文具有以下特点：
1）法定作者。法定作者是依法成立，并能以自己的名义行使权力和承担义务的组织及其领导人。
2）法定程序。公文的形成和处理都必须经过规定的程序，从而具有法定效力。
3）法定效用。公文在其有效的时间、范围内，有强制阅读、办理、回复等法定执行效用。
4）规范体式。公文必须严格按照国家规定的统一规范格式印制，才能成为生效合法的公文。
二、公文的文体、稿本。
1．公文的文体。
公文的文体，指公文的表达方式。公文属应用文体，应具有应用文体的基本属性，即具有直接应用性，从本质到现象，从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定，保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。但它又不同于一般的应用文，具有其自身的特殊属性。
第一，公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。白话文具有通俗易懂、语义确切的优点。
第二，公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。
2．公文的稿本。
公文在形成过程中，会有各种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式以及效用方面均有很大区别。
草稿。是公文的原始文稿，包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等多种形式，均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备正式公文的效用。
定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即经机关领导人审核并签发，或经正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是用以印制正式公文的标准依据。
正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。
副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查、知照使用。不具备法定效力。
试行本。法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。
暂行本。法规文件正本的一种特殊形式，在试行期间具有法定效用。
修订本。对已经发布生效的文件，在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。
不同文字稿本。同一公文在形成过程中，需要两种或两种以上文字撰制时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。
三、公文格式。
公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。分为印刷装订格式和标注格式。
一)印刷装订格式。印刷装订格式是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序和编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范要求。
目前我国通用公文的印刷装订格式一般为：
1、行政机关公文纸采用国际标准a4型。供张贴的公文的用纸幅面尺寸，可根据实际需要确定。
2、公文纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的**区，与不允许出现任何符号的白边区两个区域。上白边（天头）和左白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）。
3、所有文字符号从上至下，自左而右依次横写横排版）。正文的行长应与**区宽度相等（即通栏排）。少数民族自治地区的公文按照民族文字的书写习惯排列。
4、左侧装订。（少数民族可按其习惯书写，排版）。正文的行长应与**区宽度相等（即通栏排）
二)标注格式。标注格式分为眉首格式、主体格式和版记格式。
1、公文眉首格式。
1）秘级、保密期限和紧急程度。
保密等级的标注与编排。在文稿上，应根据公文的实际涉密程度，用汉字“绝密”、“机密”、“秘密”分别予以标注，并后加“★”必要时还应注明保密期限（如机密★5年）。保密等级位于公文首页**区右上角，一般用3号或4号黑体字印刷。
紧急程度的标注与编排。在文稿上，根据情况分别标注“急”或“特急”。紧急程度位于保密等级的下一行，字体字号与保密等级相同。
2）发文机关标识和发文号。
发文机关标识又叫文件版头，由发文机关全称或规范简称后加“文件”二字组成。如***文件、云南省人民**文件。联合行文的公文，发文机关标识应将主办机关排在首位，“文件”二字位于发文机关右侧，上下居中排列。
联合行文的机关太多，必须保证公文首页显示正文。
发文号由机关代字、年份号，顺序号组成。如***2023年的一号文件标作：“国发〔2007〕1号”。
一件公文只有一个发文字号，联合行文时一般只标注主办机关的发文字号。发文字号位于发文机关标识正下方，居中；如有签发人时，应居左，两者排一行。
(3）签发人。
上行文需要标注签发人。签发人位于发文字号的同一行，居右侧。排印出“签发人”字样后空一格排发签发人的姓名。联合发文，主办机关的签发人位于第一行。
2、公文主体格式。
1）公文标题。
是本件公文的主题概括，一般由发文机关名称、事由和文种组成。也可以由事由和文种及文种组成。标题要求结构完整；语意确切；文字简练、醒目。
2）主送机关。
是对本件公文负有受理、承办责任的机关。在标注时应使用全称或规范简称。周知性公文不标注主送机关。
除了普发性公文外，一份公文（特别是上行文）只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”；除非领导者本人曾有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者；应准确界定主送机关与抄送机关的区别，避免仅依据机关的级别而不是办理方面的责任确定受文机关中的主送与抄送机关；应正确标注受文机关的名称，禁止使用不规范的简称或笼统含混的统称，以免无人承担实际办理责任。
主送机关位于标题下，从左至右顶格排列，回行继续顶格，结尾用冒号。如主送机关不止一个时，应按其性质、级别轻重高低以及有关规定或惯例依次排列，机关名称之间用顿号、逗号或分号分隔。
3）正文。是公文的主要部分，用来阐述公文内容，表达发文意图。一般分为原由、主体和结尾三个部分。正文位于主送机关下，按自然段依次排列，每段起首空两格，回行顶格。
4）附件。附件是公文的附属文件，应准确标注附件标记，注明其标题、件数、份数。附件标记必须位于正文以下日期之上，排出附件件号（只一件时不排）、标题、份数。每件一般占一行，。
5）成文日期。
是公文形成的确切时间，位于正文右下方，右空四个字。用汉字标注。成文日期的确定有三种情况：
一般公文以领导签发的日期为准；会议讨论通过的公文以通过日期为准；联合行文以最后的签发人签署的日期为准。
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