档案整理工作的内容和原则

许倩倩。档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。

档案实体整理，主要是将处于零散状态的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

一、档案管理工作的内容。

档案管理的主要内容包括：区分全宗、全宗内档案的分类、编立保管单位、案卷的排列今儿案卷目录的编制。

在档案馆内的档案整理、按其工作内容的范围大致可以分为三种类型：

1、系统排列和编目。

在正规的工作条件下，档案室主要接受文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆只要接受机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接受的档案以及文件，在更大的范围之内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2、局部调整。

对于已经整理进入档案馆、档案室的档案，经过管理实践的检验或者是专门的质量检查，档案馆和档案室需要对于其中不符合要求的档案或文件进行一定的加工来提高质量；另外一个方面，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身或者档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3、全过程的整理。

档案馆、档案室也有接受和征集一些零散的文件，有时馆藏的体系遭到了严重的破坏，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档案号、编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

二、档案整理工作的意义。

处于凌乱状态的档案，不能体现档案的特点，难以充分反映出各项工作活动的历史联系和面貌；在数量巨大的档案中，不利用科学的管理方法，对于查找文件无疑又是一项十分困难的事情；另外，不把相关的档案联系起来，就会影响乃至失去档案的利用价值。所以，只有通过系统的整理，才能为档案的管理和利用创造良好的条件。

档案整理工作是一项承上启下的工作环节。所以，我们要优化档案整理工作。优化档案整理工作，可以促进档案工作系统各个环节的良性运行和协调发展。

通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促使其改善和提高。档案经过系统的整理和基本编目，为全面鉴定档案的价值和建立多元性的检索体系奠定了科学基础，而且这几项工作往往可以结合进行。只有整理好的档案，才能为档案的保护、统计和检查提供基本的单位和完整的体系，便于维护档案的完整与安全。

所以，档案整理工作是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化水平的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

三、档案整理工作的原则。

档案整理一般具有三大原则。

1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础。

档案作为一种历史文化遗物，不仅记录了当时的实践活动，而且反映了长久以来对档案整理和保存的情况和成果。我们在整理档案时，要注意对历史和前人的劳动的尊重，充分利用以前的整理基础。这样可以提高档案整理工作的质量和效率。

我们国家的档案界使用“利用原基础”进行档案整理，这是多年来实践证明比较贴近实际的一种方法，它具体包涵两方面的内容：

充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。凡是已经整理过的档案，只要有规可循，有目可查，就应该尽量保持原有的整理体系，切忌轻易打乱重整。原来不够合理的部分，可适当调整或通过编制检索工具等等一系列的措施进行补救。

要充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。档案原有的整理状况反映着一定时期档案的整理水平与特点，应该注意分析和研究。对于它合理的部分应该适当的吸收和保留，即使原来整理错误的地方，也要经过认真研究后，再给予纠正。

2、档案的整理必须保持文件的历史联系。

所谓档案文件之间的历史联系，就是文件在其产生和处理过程中形成的内在的相互关系，也称为“内在联系”或者是“有机联系”。按照档案文件的形成规律，保持档案文件在形成活动中的固有联系，才能整理组成有机的整体。这同时也是档案区别图书、资料的一个重要的特点。

档案文件之间的历史联系，主要表现在**、时间、内容和形式等方面。

1）、档案文件在**方面的联系。

每一份文件形成的单位或者个人，其在**方面存在着不可分割的联系。在整理档案时，必须保持文件的固有的联系，不可以随意拆散和任意的脱离其形成单位。从全部整理工作程序来看，**联系是档案文件之间的首要联系。

2）、档案文件在时间方面的联系。

形成档案的单位和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶级性，因而使得文件之间具有自然的时间联系。我们在整理这些文件时，要保持文件之间的这种时间联系。

3）、档案文件在内容方面的联系。

档案文件是机关或者个人行使只能和进行工作活动的产物，其形成者的特定活动构成了档案文件内容上的联系。档案文件在内容上的联系，往往是最重要的联系。

4）、档案文件在形式方面的联系。

文件的内容必然是通过一定的形式表现出来的。其形式包括内部和外部两个方面。因此，在必要的情况下，应该按照文件形式方面的联系进行整理。

3、档案的整理必须便于保管和利用。

对于档案的整理就是为了对档案文件的更好的保管和利用。便于保管和利用也是档案整理工作的基本出发点和最终要求。

对于不用种类的档案，应该根据实际情况进行分类整理，恰当地组合，在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。