第三节全宗内档案的分类。
一、分类的意义和要求。
定义：全宗内档案的分类，就是把立档单位所形成的档案，按其**、时间、内容和形式的异同，分成若干层次和类别，使全宗内档案构成一套有机的体系。
一）分类的意义。
1、档案经过区分全宗之后，如不进行分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。
2、就整理工作的程序而论，全宗内的文件如果不作分类，立卷、排列和编目等许多工作就难以进行。
3、于平时的档案管理过程中，诸如档案库房柜架的空间使用计划，全宗指南和档案馆指南的结构，全宗文件卡片的建立等许多工作，都与全宗内档案的分类方案和分类的质量密切相关。
二）分类的要求。
1、档案类目和档案材料的划分应该具有客观性。应力戒随意性，从全宗成分的实际出发进行分类，使全宗内档案的分类能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌。
2、档案分类体系应该具有逻辑性。必须遵守每次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则。
3、全宗内档案的分类应该注重实用性。在全宗内档案的分类过程中，切忌无视全宗的特点而生搬硬套一般的分类方法，也禁用空设的虚类。
4、全宗内档案的分类应该具有思想性。应如实反映出立档单位的性质及活动状况，揭示档案的内容实质和相互联系。
二、分类的一般方法。
一）时间分类。
1、年度分类法、
2、时期分类法、
把文件按照立档单位存在和发展过程中所处的不同时期（或不同的历史阶段）来分类。按时期（或阶段）分类后，还可以在较长的阶段内再按年度来分类。
二）**分类。
1、组织机构分类法。
2、作者分类法。就是按成文机关或个人（文件的责任者）来分类。
3、通讯者分类法。
就是按于立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类，其中收文按作者分类，发文存本和原稿按收件者分类、
三）内容分类。
1、问题分类法。
2、实物分类法。
3、地理分类法。
四）形式分类。
1、按文件种类（名称）分类，如土地证存根、帐簿、会计凭证等。
2、按文件的载体形态分类。就是按文件制成材料及其形式的不同来分类，如影片、**、录音带、录像带等。
3、按文件的形状规格分类，如成卷儿的、成张的，不同尺码和不同开本等等。
以下按《归档文件整理规则》的方法和规则讲述。
三、归档文件常用的分类方法。
归档文件整理规则》（以下简称《规则》）选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。
一）年度分类法。
年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。这是运用得最广泛的分类法。
运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。这里有几种情况需要注意。
1、文件有多个时间特征。
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文日期和收文日期等等。
分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，统一规定为按文件签发日期判定文件所属年度，以进一步简化分类中的概念和操作。
例如，2023年形成的《19996－2023年工作计划》，应归入2023年度；2023年形成的《2023年机关工作总结》，应归入2023年；2023年制定、2023年生效的法律法规，应归入2023年。
2、跨年度形成的文件。
机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。
3、几份文件作为一件时，“件”的日期。
按照《规则》规定，不只是单份文件可作为一件，正本预定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。
4、文件没有标注日期。
此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。
5、有专门年度的分类方法。
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就应按照专门年度进行分类。
二）机构（问题）分类法。
机构（问题）分类法也是现行机关常见的一种分类法。在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用，应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。
1、机构分类法。
机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件分类。
1）采用机构分类法的有利之处：
能最好地保持全宗内文件在**方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌；
同时由于每个机构都承担某方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案；
特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理的情况下，每个机构向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。
2）具体操作方法。
一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是立档机构、综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。
原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类则须视具体情况而定：由主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中。
业务部门起草、以机关或办公厅（室）名义发出的，如果内容属于该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，否则归入负责发文的综合机构内。
机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的历史机构是与该两单位某一内部机构和数办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入该内部机构类中；如果历史机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
2、问题分类法。
问题分类法就是按照文家内容所说明的问题对归档文件分类。
1）采用机构分类法的有利之处：
可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。
由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。
2）具体操作方法。
在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如，将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。
问题分类法主观性较强，应慎重采用。
3、保管期限分类法。
保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
采用保管期限分类法的有利之处：
能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。
四、复式分类法与分类方案。
当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。
规则》不限定年度、保管期限、机构（问题）在组合成复式分类法时的先后顺序，但对3钟分类方法的可选择性做出了规定。其中，年度、保管期限是必选项，机构（问题）作为选择项。下面，列举几种常用的复式分类法，并对相应的分类方案加以说明：
一）年度—机构—保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
有利之处：1）采用此种分类方法，在库房排架时，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便；
2）同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同依次排列在一起，更便于实体查阅。
因此，此方法适宜于现行机关文件整理归档工作，特别是推行部门整理归档的机关单位。
二）保管期限—年度—机构分类法。
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构分类。这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
采用此种分类方法，在库房管理时，不同保管期限分别排架，更便于档按移交进馆。但每个期限应预留以后各年档按陆续上架，否则需要每年倒架。
三）机构—年度—保管期限分类法。
即先将归档文件按机构分类，每个机构下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作。采用此种分类方法子库房排架时需要留空，而预留空架的数量不好掌握，有时必须倒架。
四）年度—问题—保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按问题分类，再在问题下面按保管期限分类。这种分类方法多用于内部机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或那哦不机构非常简单等情况。
五）保管期限—年度—问题分类法。
即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况。
六）问题—年度—保管期限分类法。
即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档按整理工作。
七）年度—保管期限分类法。
即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。
八）保管期限—年度分类法。
即先将归档文件按保管期限分类，再在保管期限下面按年度分类。这种分类方法同样适用于内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量少的机关。
第四节归档文件的整理单位与装订。
一、整理单位。
规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，**文与被**文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
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