外事工作管理细则。
一、目的。加强对外交流与合作,规范外事程序,强化外事管理,统一外事形象,提高外事效率。
二、适用对象和范围。
1、适用于公司全体员工;
2、适用于公司及各部门参与、组织的各种外事活动及境外培训、参观考察;
3、适用于公司员工因公、因私出境。
三、外事活动总则。
1、外事活动是指因公、因私出境进行参观、访问、考察,从事境外商务活动,参加境外培训,出境旅游等;
2、因公出境是指受公司指派,前往境外国家(地区)进行一切与公司业务相关的活动;因私出境是指由个人计划,前往境外国家(地区)进行一切与公司业务不相关的学习、培训、私访、旅游等活动;
3、无论何种性质出境,其护照办理有三种情况:
因公出境办理《因公护照》;
因公出境办理《因私护照》(此项为公司特例);
因私出境办理《因私护照》。
4、无论何种性质出境,其护照办理有三种途径:
因公出境办理《因公护照》,通过**外事办公室办理;
因公出境办理《因私护照》、因私出境办理《因私护照》可通过公。
安局或旅行社两种途径办理。
5、凡公司员工,离开中国本土前往其他任何国家或地区,参加公。
司及境内外机构组织的公务活动,或在非休假期间进行私人出访活动,必须先行办理出境申请手续,填写《湘财**出境人员审批表》,按程序逐级报批;
6、员工因公出境除填写《湘财**出境人员审批表》外,还应附上级主管、监管部门、中介机构(如:中国证监会及各特派办、人总行、中国**业协会或省级以上**主管部门等)组团出访的正式文件、邀请函或公司组团出访的正式文件;
7、公司对员工在非休假期间因私出境同样实行审批制度,并填写《湘财**出境人员审批表》;
8、公司只办理员工因公出境所需的《因公护照》或《因私护照》,并承担工本费;公司不办理员工因私出境所需的《因私护照》;
9、除公司注册地行政总部、分支机构办公室外,其余分支机构办公室不承担出境证照办理任务;
10、户口不在公司注册地的员工,原则上由本人到户口所在地外事部门自行办理出境证照,确有困难的,可提交公司注册地分支机构协助办理。
四、外事管理权限。
1、办公室是公司外事工作的主管部门,负责管理公司的外事活动,如审批员工出境,安排办理外事证照,管理外事费用,管理外事档案等,并根据各职能总部和分支机构上报的《年度外事计划表》(见附件一),制定公司年度外事活动计划(不含境外培训计划)。未经批准,任何部门或个人不得擅自决定员工出境;
2、职能总部和分支机构行使员工出境的推荐权。出境人员除符合国家外事规定和外事纪律外,必须报经本部门总经理、总监批准,交办公室报请董事长签批后,方可办理出境手续;
3、员工因公外派需办理《因公护照》的,由办公室授权公司注册地分支机构办公室到当地**外事办公室办理;
员工因公外派需办理《因私护照》的,由办公室授权行政总部到公司注册地公安局办理;员工因公外派时间特别紧急时,由注册地分支机构办公室委托当地旅行社加急办理,超过公安局**工本费的部分原则上由出境员工本人承担;
4、其它部门若与当地外事办公室、公安局、出入境管理局(处)关系密切,也可协助办理外事证照;
5、董事长行使公司外事管理的最终决定权。
五、外事审批程序。
以下程序由出境项目负责人(或出境个人)完成。
1、基期年填报《外事计划表》(见附件一),各部门应于基期年12月31日前上报办公室;
2、申请**前,由项目负责人(出境个人)拟定详细出境计划,填写《湘财**出境人员审批表》(见附件二);
3、由项目负责人(出境个人)将《湘财**出境人员审批表》交分管总监、总经理签署出境意见;
4、由项目负责人(出境个人)将《湘财**出境人员审批表》提交办公室办理签批手续(因公护照提前35天,因私护照提前95天)。
以下程序由办公室牵头完成。
1、人力资源总监签署出境意见(2日内);
2、董事长签署出境意见(2日内);
3、办公室批转《湘财**出境人员审批表》及附件至相关部门办理外事证照(1日内);
4、相关部门办理外事证照(含办理邀请函、收集**、填写**、政治审查、出国批件、拿证等全过程;公安局90天,外事办30天,旅行社15天);
5、相关部门将外事证照原件交回办公室(2日内);
6、办公室进行证照登记,建立档案(1日内);
7、办公室牵头办理项目组(出境个人)出国签证(美国30天、欧洲30天、亚洲15天、港澳10天);
8、办公室制定出访全程食、宿、行计划,协调往返机票及境外接。
待,为出访团做好全部衔接工作(提前完成);
9、项目组(出境个人)出境;
10、项目组(出境个人)入境,到办公室核销报备;
11、办公室审核项目组(出境个人)出境费用;
12、财务总部签批项目组(出境个人)出境费用;
13、项目组(出境个人)入境后20日内向办公室提交总结报告;
14、结束。
六、外事费用管理。
1、公司外事费用(不含境外培训费用)由办公室统一审核和管理;
2、未列入计划的部门和个人,年内不安排出境活动;
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