设计题1.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力,以制定合适的**打入市场,决定召开专家座谈会,对新产品进行评估,办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
答案:(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;
2)座谈会以小型为主,人数以。
七、八人为宜;
3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;
4)主持人负责引导、组织,可不做记录;
5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;
6)座谈会的时间不必严格规定,可长可短;
7)会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。
2.科达公司召开中层干部扩大会议,参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等,共46人,会议文秘人员和其他服务人员4人,会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元,其他收入600元,假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有:
文件材料费200元,饮料费100元,因会议紧张安排午餐,餐费每人10元。请计算会议的成本。
答案:(1)会议成本=2×3[(g+s)×t]n+后勤开支=6(g+s)t·n+后勤开支
2)g---参加会议人员的每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为10元,(2400÷30÷8)
3)s——参加会议人员每小时人均其他收入数;其他收入为2.5元。(600÷30÷8)
4)t——参加会议人员人均到会时间为5小时;
(5)n——参加会议人数为50人(46+4);
6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)
(7)会议成本一6×(10+2.5)×5×50+800 =18750一-800 =19550(元)
3.文秘人员经常要代替上司选择礼品,向他人赠送礼品,在处理这些事情应考虑什么,怎样做?
答案:(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的,如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁,或是圣诞节、中秋节等;
(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等;
3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。
(4)还应熟知以下规则:除非上司有特殊的要求,不必送太昂贵的礼物,只要用心为对方选择适当的礼物即可。
5)要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分,适合对方。
(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下(7)如果不是亲自送礼,应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。
8)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减,表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明**范围。
(9)为了避免所送礼物的重复,文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
4.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?
答案:(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
(2)回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。
(3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续做旅行前未完的工作。
4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
5.小李是刚到公司的文员,公司办公室内有各种文件柜,储物架、书报架,办公室主任给她配置了带锁的办公桌,电脑,**机,还给了她新的文件架、文具用品盒.各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章,印盒、墨水,复印纸(2刀),要求小李整理好办公桌,把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
答案:1)**放在办公桌左边,便于左手摘机,右手做记录,电脑放在右边,2)新文件夹放需要翻译的资料,在文件夹上贴上相应的标识条:
3)各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内,参考书应该放在桌。
子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。
4)公司印章放人办公桌带锁的抽屉内。
5)墨水放置在储物架底层,复印纸放在下面几层.
6.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术人股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
答案:1)接受任务;
2)了解来宾;
3)制订计划;
4)预订食宿;
5)迎接来宾;
6)商议日程;
7)安排会谈;
8)陪同参观;
9)送别客人;
10)接待小结。
7.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?履行哪些职责?
答案:(1)准备旅行计划和旅行信息,旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船,出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
2)制定约会计划。约会计划表包括:城市名和省州名(如果是国外旅行,写明城市名和国家名),日期和时间,与上司约会的者的姓名、公司和地址,**号码。
3)为商务洽谈收集资料。
4)觉决定旅行用品。把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单。
5)考虑行李问题。通过航空公司出版的两重性计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。
6)安排差旅费。
7)建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系,建立最新信息充实自己。
的资料库。8)办理旅行保险,如意外伤害保险等。
8.某公司成立三周年,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?
答案:1)客人的选择。缺点名单,再请上司核定。
2)确定时间。如果是涉外宴请,宴请时间应按国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日。
3)会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
4)拟订菜单。应符合对方的饮食习惯,从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑,至少要提供2份菜单,供上司挑选。
5)寄法请柬。宴请需要发请柬,请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点,着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。
6)席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排,在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是:
男女主人对坐桌椅的两端;男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;难主宾做在女主任的右边,女主宾坐在男主人的右边。主任方面的陪客,应插在客人中间坐,以便同客人接触。
9.文秘人员如何主持会议?应注意哪些细节?
答案:1)文秘人员如果在会议上要发言,应先把要讲的内容作一个完整结构的构思,简略记下发言的要点。
2)会议上注意自己的表情和说话的语调,并控制发言的时间。
3)对发言内容加以引导,提醒时间有限。
4)在会上可分配工作任务,认真倾听其他人的意见,不要当众批评某个人。最后作总结,统一认识。
5)要求与会者记笔记,自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹,以作查证。
10.上海某企业欲与德国某企业合作,德国以品牌、技术人股,利用上海比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
答案:1)接受任务。
2)了解来宾。
3)制订计划。
4)预订食宿。
5)欢迎来宾。
6)商议日程。
7)礼节性拜访。
8)宴请。9)正式会谈。
10)签订协议书。
11)陪同参观游览。
12)互赠礼品。
13)欢送来宾。
13)接待小结。
11.某公司成立不久,业务就非常繁忙,**不断,上司要求文员小胡设计一个**记录单。小胡应该怎样设计?
答案:见书本p46页:**记录单)
12.康桥宾馆位于本市南京西路45号,是个中型宾馆,有会议室、餐饮、停车场等,某企业准备在11月15日上午9:00至12:
00召开全厂中层干部大会,讨论第二年的产品发展和销售计划,地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。
他应该考虑哪些问题?
答案 : 1)会议的名称:
2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称;
3)日期、时间(开始到结束的预定时刻);
4)地点:(具体在几楼几号会议室);
5)议题(或者议事日程);
6)主办者的联络处,**号码等;
7)开会所在地,建筑物名称、几楼、**号码(必要时可附上地图);
8)注意事项、是否备有餐点、有否停车场,或当天应备的资料等。
13.某个下雨天,在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品,室外有接待处,公司还租了汽车接送来宾,为圆满结束这次会议,办公室人员在会后应该做些什么工作?
答案: 1)要替搭车回去的人安排车子;
2)在接待处暂时代为保管的衣物,不要遗失或被人错领、冒领;
3)有留话时,切记务必传达;
4)检查会场有无物品遗漏;
5)要为参加会议的人员送行;
6)文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西,如有,则必须加以熄灭;
7)桌、椅早先若和移动,必须还原,洗涤烟灰缸、茶具等,如有,则必须加以熄灭(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回;
9)关紧门窗并上锁;
10)通知会场的管理单位,会议已经结束。
14.某公司成立三周年,准备举行大型宴会,办公室人员应该如何做好准备,要做哪些工作?
参***:p216
1)客人的选择。缺点名单,再请上司核定。
2)确定时间。如果是涉外宴请,宴请时间应按国际惯例,征询客人的意见,要避免选择对方的重大节假日。
3)会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
4)拟订菜单。应符合对方的饮食习惯,从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑,至少要提供2份菜单,供上司挑选。
5)寄法请柬。宴请需要发请柬,请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点,着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。
6)席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排,在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是:
男女主人对坐桌椅的两端;男女宾客间隔而坐;夫妇分开坐;难主宾做在女主任的右边,女主宾坐在男主人的右边。主任方面的陪客,应插在客人中间坐,以便同客人接触。
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