档案保管保护技术与方法

发布 2022-08-21 21:05:28 阅读 5741

管理。文/侯福斗王。

彤。档i一。

一。求。库的结构、空间、屋顶隔热、保温、门。

窗、各类装具布置等的设计和建造,根据不同等级、规模符合有关规范、规程的要求。

.珍贵档案应设置珍藏库房。

.符合“九防一隔”的要求。防火、防水、

护措施,是在掌握档案制成材料。

的损坏原因的基础上,采取科学的方法保护档案的一项专门性、技术性工作。

档案保管工作是新时期档案工作者的。

防潮、防光、防盗、防虫、防鼠、防尘、防霉和隔热。

项重要工作,其目的是最大限度地延长档。

案的寿命,解决安全留存的要求和档案可能损坏之间的尖锐矛盾,尽力把更多有价值的信息留给未来。

档案库房温湿度的控制与调节。

档案的寿命与档案库房的温湿度密切相关,不适宜的温湿度不仅可单独地作用于档案,而且可加速其他因素对档案的破。

档案库房。档案库房建筑为档案保护提供了最基。

坏。为了使档案库房的温湿度符合档案管理的要求,需采取措施对档案库房的温湿度。

本的物质条件,库房建筑进行控制与调节。一般档案库(含胶片库)的好坏将直接影响到档。

的温度标准为14~昼夜允许波动±2℃相对湿度45%昼夜允许波。

案的保护条件和库房管。

理措施的效果。

.基地要求。库房应远离易燃易爆物品的场。

动±5%之间。控制与调节档案库房温湿度的主要措施包括密闭、通风和采用空气调节设备。

所,处于污染腐蚀源的上风向,避免架空高压电线穿过,应选择地势。

密闭是防止或减弱库外不适宜温湿度对库内影响,保持库内温湿度稳定的一种简单易行的方法。

较高、场地干燥、排水通风是指根据空气流动的规律,有计划。

畅通、空气流通、环境地使库内外的空气交换,从而达到调节库内安静的地段。

.建设布局与设计要。

温湿度的目的。通风的原则是:库外的温度。

与相对湿度都低于库内时,可以通风,反之则不行;当库外的温度低于库内,而库内外相对湿度相同时,可以通风,反之则不行;库外的相对湿度小于库内,而库内外温度相。

求。档案库需独立建造,与生活区分开,符合运送装卸和消防疏散的要。

同时,可以通风,反之则不行。当库外温度低于库内,而库外相对湿度大。

于库内或库外温度高于库内,而库外相对湿度小于库内,此时需利用公式。

进行计算,将库内外的绝对湿度进行比较,若库外绝对湿度小于库内,则可以通风,反之则不能通风。

另外,在通风时还应当注意以下问题:一是通风时,应对库内外温湿度进行监测,注意其变化的情况,随时采取相应措施。二是通风时应防止库内结露。

三是通风时应注意防尘和防有害气体进入库内。四是通风后应立即密闭,使库内适宜的温湿度状况得以保持较长时间的稳定。

使用空调主要是使温度变化尽量趋于平缓。在档案库房内,要保持温度绝对恒定显然是不可能的,但可以采取措施使库房温度变化尽量趋于平缓:一是库房内外温差应尽量小,在许可的范围内,空调库房中的温度并非调得越低越好,与人们的一。

般想象相反,应根据所处环境季节的温湿特点,采用逐渐变化制冷量。二。

是空调库房要求进一步加强密闭隔热措施,但这里的密闭隔热措施已具有了新的含义,即减小库内外的热量交换速率,从而减小温度变化速率。三是在空调机功率允许情况下,库房宜大不宜小,这有利于增大。

库房的热容量,减缓库内温度变化速率。四是第二次启动空调机时,以分步下调为宜,这样可以使温度下降幅度趋于平缓。

降湿的方法一般有二:一是使。

用吸湿剂去湿。常用吸湿剂有:生石灰(ca氯化钙(ca硅胶。

sio等,其中硅胶是一种无色半透明的颗粒,吸湿率可达70%吸水后不溶解,不污染物品,效果较好。■是使用去湿机。

档案装具和档案包装的选择。

档案装具是档案馆、室必需的基本设备。档案装具种类很多,各有所。

长,应根据库房的特点和档案的价值及规格的不同,合理选用,灵活配置。目前我国使用的档案装具主要有:档案架、档案箱、档案柜。档案的包装也非常重要,应既可防止光线、灰。

尘及有害气体对档案的直接危害,又可减少机械磨损。目前包装档案的材。

料一般有三种:卷皮、卷盒和包装纸。

我们在选用档案装具时,要遵循防火、防潮、防尘、耐久、方便、密集的原则。

档案柜:主要有五节铁皮柜、旋转柜和普通木柜。铁皮柜的优点是防尘、防光、防火、防盗,易搬迁。

档案架:一是活动密集架,分手。

管理。摇和电动式两种,优点是容量大、占地小、可自由组合、防尘防火;缺点是体积大、负重大、库房须按其负载能力设计相建造,地面还要铺设小铁轨,费用较高。这里需要提醒的是。

大多电动密集架装有电线、开关等设备,要格外小心检查,预防火灾发。

生。二是双面栏架,有单柱式和复柱式两种,安装固定,装载量大;但不易搬迁,安装时必须充分考虑库房布局和技术要求,一次定位。

标准档案盒:档案盒一般用国家。

规定使用的无酸纸和纸板制作,并不。

得使用浆糊。其背脊和边沿可标明。

案卷标题和类别、年代等,能竖立放或平放。

档案卷皮:有软质和硬质两种,软质卷皮不易站立,一般需**卷盒盛放,再存于柜架内;硬质卷皮类似卷匣,其背脊和边沿可标明案。

卷标题和类别、年代等,能竖立放。它既可以防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害,同时也可以减少机械磨损。

建立良好的库藏秩序。

档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地,创造适于保护档案的条件和环境,建立良好的档案库藏秩序非常重要。

管理。库房内档案箱柜排放要整齐,编号要科学。编号的总体原则是:整。

齐一致、空间利用、统一编号。档案装具应该排列有序,不同规格不同。

样式的柜架分别排列。其排列顺序是从左到右、从上到下,柜架排放一。

致,横竖成行;与窗垂直,通风防光;距墙10厘米,行距80厘米。柜架号、栏格号应按入门处自左到右的顺序编制,栏格号按柜架从上到下依次编制,以便存取档案。

字迹和纸张的耐久性。

字迹和纸张的耐久性关系到档案的寿命。档案字迹材料按其耐久程度大致可分为三类:一是耐久字迹材料:

墨和墨汁、黑色油墨。二是比较耐久的字迹材料:蓝色和红色油墨、蓝黑墨水和碳素墨水、印泥。

三是不耐久的字迹材料:纯蓝墨水和红墨水、复写纸、圆珠笔和铅笔。

因此,为了延长档案寿命,在形成档案的过程中,文字尽可能要用耐久性材料书写,其他方式尽可能不用。

纸张质地不同决定了纸张的寿命不同,决定纸张耐久性的因素主要是:造纸原料质量、原料纤维化学成分的理化性质以及造纸过程。

档案流动中的保护。

档案在搬运过程中会出现不同程度的机械磨损或污染、摩擦、揉。

折、撕裂等情况,容易对档案造成破坏。因此,要注意档案在使用和流动过程中的保护措施,同时加强使用过程中的信息安全维护。

首先要建立健全档案流动过程。

的维护和保护制度、档案使用的登记和交接制度,限制出入库,严格履行签收手续。其次要加强档案使用的行为管理与限制。

.数量与顺序的控制。

无论是内部使用还是外部利用,当所需使用的档案数量较大时,可。

按制度规定分批、定量提供,且要求使用者在使用过程中和交还档案时,保持档案实体的排列顺序,以免发生错乱。

.对利用行为的现场监督与检查外部利用档案时,在利用现场应配备档案工作人员进行监督,并随时。

检查利用者的利用行为,发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案馆(室)可配置闭路电视监控系统。

.利用方式及利用场所的限制。

档案的利用方式以现场阅览为基本方式。经允许的拍照或复印工作原则上由档案工作人员承担。档。

案利用的场所应为集中式的大阅览。

室,一般不为利用者单独安排利用房间(单间),以免发生问题。

.对重要档案的保护性措施。

对重要及珍贵的档案应实施以下重点保护措施:严格限制利用;

即便提供利用,一般也不提供原件,只提供缩微品或复印件;利用中要格外加强监护问题,必要时可责成专人具体负责。对重要档案的复制也。

要比一般档案有更严格的限制和保护性措施。

保护档案的专门措施。

档案的修复与修裱。在档案的管。

理过程中,由于社会原因或自然原因,或者说是人为因素和自然因素,都难以避免地会造成档案的老化、磨损和毁坏。因此,必须及时对损毁的档案进行修复和修裱。在修复过程。

中要坚持以下原则:一是修复中采用的材料、方法对档案制成材料不。

能有损害,应有利于延长档案寿命。二是要保持档案原貌。三是使用的修复方法事先要经过试验,确有把握后,才能着手修复工作。另外,对于有些档案还要进行修裱。修裱是。

使用黏合剂和纸张对档案进行修补和托裱,以恢复档案原貌,增加其强。

度,延长其寿命。

档案保管工作质量的优劣,决定了档案管理水平的高低。因此,我们要时刻关注档案保管工作,熟练掌握相应技术与方法。只有这样,才能在。

档案保管工作中做到游刃有余,才能确保企事业单位的“记忆长存。0,作者单位:中国石油天然气勘。

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作者 侯福斗王彤。职业 2012年第10期。档案保管工作是指根据档案的成分和状况,所采取的存放和安全防护措施,是在掌握档案制成材料的损坏原因的基础上,采取科学的方法保护档案的一项专门性 技术性工作。档案保管工作是新时期档案工作者的一项重要工作,其目的是最大限度地延长档案的寿命,解决安全留存的要求和档...

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