＿翔保护。档案利用工作，在经历了长达几十年的保密、限用状态后，现在进入了一个积极开放的活跃状态。但是我们必须保持清醒：
开放亦应有度，我们在提供档案利用的时候．一定要清醒：防止档案过度利。
止境地为一切人提供档案利用（指非密件）。在档案工作实际中，常会有意无意地出现过度利用的情况。
档案的过度利用，是指由于主观或客观的原因导致在某一时间段内，大量重复查找、利用、复印同一批档案，从而造成档案的过度利用、加速磨损，以及档案人员的。
用应该是一个基本原则。利用毕竟是一项永久性的工作，不仅要考虑到当前利用．还要考虑到将来更长远的利用。一方。
重复劳动、国家资源的浪费。
面，借阅利用，是档案价值的体现方式，束之高阁的档案等于没有，形同虚设；另。
一。二、档案过度利用的具体情况、
原因分析和应对办法。
、第一种情况是档案利用部门或人。
方面，过度利用却又会摧残档案，加快。
其老化、破损。因此，如何适度利用档案、
更好地体现档案价值，又能防止过度利用、有效的保护档案这个问题是我们在加强档案利用工作的同时必须面对并探。
讨的问题．也是提出档案过度利用这个话题的意义所在。
一。员责任心不强。在某个时间段内，反复查找和复印同一批档案，却不加以系统整。
理．导致了次次借、次次复印、次次还、次次丢失（或由于凌乱而找不到）复印件，然后又要到档案部门来反复查找。
造成档案被拿进拿出折磨得脆弱不堪、大笔复印经费被花掉、大批重复而又凌乱的复印件还躺在利用部门的柜子里、档案人员要一次次调卷、又一次次按件核。
档案过度利用的含义。
档案工作的根本目的是利用。做好档案工作，就是为了主动与被动的提供广泛利用。为社会、为单位、为个人提供参考与。
对借出、收回、上架，繁琐不堪，如此恶性循环针对这种情况，档案部门有权不予再次调卷。并向领导说明这种情况的存。
在。争取领导的理解和认同——不是不。
凭证的依据。一般来说，提供档案利用，都要求档案工作人员尽量快、准、全地调卷。
出来。热情、积极地为社会各界提供档案利用，是档案同仁义不容辞的职责和义务。但是这并不意昧着档案人员要无限制、无。
借，而是不必借。同时，要向借用部门说明，档案部门虽然是提供档案利用的部门，但。
绝对不宜无止境、无限度地提供利用，浪。
———溪藤藤湖北挡素４８
费不司取。自前来，严格按照《档案借阅管理规定》履行登记借。
阅手续。其次。面对这一种过度利用情况，档案部门可以。
开动脑筋，走在前面。比如，有关建校、院系专业设。
置等等的一些重要文件，在校庆、校史等工作中会大。
三、防止档案过度利用是一个基本原则。
档案利用工作，在经历了长期的保密状态后，量重复、交叉查找使用，应将其做成一个个专题文件汇编．有条件的将其扫描成电子文档，可以在某种程度上减少档案的过度利用，大家都方便。
、第二种情况是利用档案的部门怠工。把上级分配的工作任务．又划分为小块下放给所属部门或人。
现在进入了一个开放的状态。但我们必须保持清醒：开放亦应有度，我们在提供档案利用的时候，一定要清醒：
防止档案过度利用应该是一个基本原则。利用毕竟是一个永久性的工作，不仅要考虑到当前利用，还要考虑到将来更长远的利用，因此，如何适度利用档案．保护好档案这个问题是我们在加员，不系统组织借用，导致某些案卷在一个时间段内。
反复被不同的部门或人员查找利用。例如，某部门因工作需要，需核实部分学生的生源地。其实这项工作，只需该部门工作人员列出名单，一次性查找齐全即可。
但该部门的工作人员怕麻烦．自己不来做，而是把该项工作分配到下面各系来做，而有的系甚至叫学生自己来查。这种做法完全违背了档案利用规定。而且导致了档案人员大量重复劳动——来一个系的老师或学生就要翻一遍该年录取名册并复印。
有时同一页要复印几次。针对这种情况，档案部门应明确告诉有关部门，此项工作是该业务管理部门的职责范围，应该是系统、有计划地进行，而不能由学生和档案室全盘代劳。档案人员重复劳动、档案的调进调出、重复复印都是资源浪费的表现形式。
档案部门有权拒绝类似。
的查找利用。
、第三种情况是：档案利用部门通过查找档。
案，感受到了档案部门高效率的工作参考与辅助作用。从而，事无巨细，不分主次，遇到事情第一时间就想到档案室。这本来是件好事，是对档案工作的。
肯定。但有时这种情况导致的结果是，不管档案有没有移交到档案室来，也不管查的是不是档案资料，只要一需要查什么，“找档案室去”就成了口头禅或踢皮球的借ｉ：１想当然地把档案部门当做下属部门，需要什么档案，觉得只要一个**，档案部门就应该马上主动查找好、复印好，甚至要求将有关数据资料统计好，整理后奉送到手上，却忽视了档案部门不是面对其某一部门工作，而是面对整个单位、全社会，而且还有很多基础工作和信息开发工作要做。
针对这种情况，档案部门要向利用部门说清楚：档案工作是辅助性的工作，不是保姆性的工作。属于利用部门的日常工作，应由其自己完成。如业务管理。
部门的数据统计、分类、总结应是其日常工作范畴．而不应等档案移交到档案部门后，再由档案部门帮。
其统计、编写。此外，要利用档案，还需要利用人员亲。
强档案利用工作中必须面对的。
关于档案的过度利用，具体情况要具体分析。但总的原则是：在不影响档案的正常利用效果的前提下，本着急事急办、日常事严格按照规范手续办理的原则，不包办，敢于对档案的过度利用说“不”。
防止档案的过度利用，不是推卸档案部门提供档。
案利用的职责，而是档案部门防止疲于奔命，节约国家经费和资源。从而更好地、长远地为社会各界的各项工作提供更高层次利用的方式。
四、防止档案过度利用，加强档案保护是必须正视的问题。
档案保护涵盖面广，技术性强。针对档案的过度利用我们要注意以下几点：
．加强有关档案工作的宣传，增强人们的档案意识，明确各自的职责范围。
．加紧档案编研，使档案书本化。等于为档案作了纸质载体的备份。
．加强档案数字化建设．在单位经费许可的情况下，进行档案的全文电子化，扫描、上传电子全文和电子目录，加强档案的现代化管理水平，为档案作好电子备份。
以上措施．都可以在某种程度上减少档案因过度利用所带来的负作用。
总之，凡事有度就好。档案从以前的严格保密，到现在的主动开放利用，再到今后的避免过度利用，不仅是思想的解放，也符合事物的渐进发展规律，是用科学发展观的方法看待档案利用工作。防止档案的过度利用。
可以让我们把更多的时间和精力投人。
到高效的工作中，可以更好地保护档案进行长远地。
利用。庸。作者单位：广州美术学院）
责任编辑／张。
杰。霸藤藤 ——一４ｑ潮北档案。
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