青岛陶知电子科技****管理规范。
一、目的。为了进一步完善、规范档案管理制度，加强对档案的管理，保证。
档案的安全和完善，有效地保护和利用档案，根据《档案法》和《山。
东省档案条例》的有关规定，制定本制度。
二、适应范围。
适用于全公司范围内在各项业务领域中所形成的各种有保存价。
值的文件材料；上级机关发往公司的有关文件材料；外单位发给本公。
司的有关文件材料。
三、职责。1、公司分管档案工作的副经理负责公司档案工作的领导，领导。
制订和修改档案管理制度；监督检查和考核工作；负责领导及参与。
档案签订工作；负责审批销毁档案清单及特别档案查（借）阅、复制；
对因公司档案工作不力，给公司、社会和国家造成损害负领导责任。
2、档案室对公司档案收集、整理、保管、统计等全面工作负责；
对因失职导致公司档案失收、因保管不善造成公司档案丢失或损坏负。
责；对应及时提供档案而不能及时提供而贻误工作负责。
3、人力资源部负责干部人事档案的管理及考核工作。
4、公司各部门和个人对由本部门和个人提供归档的文件材料的。
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质量（既真实性、完整性、及时性）负责，对丢失、损坏应归档文件。
材料负责；对档案签订时发现已归档文件材料中不准确、不完整之外。
负责纠正、补齐。
5、各部门归档文件材料收集员（兼职）负责本部门归档文件材。
料的收集、整理及归档，因失职造成本部门应归档文件材料丢失、损。
坏负责。四、管理程序。
1、档案材料收集。
公司各部门负责按本标准规定的归档范围收集、整理本部门1）
业务范围内形成的文件材料归档；公司非常规活动中形成的应该归档。
的文件材料由主办部门负责收集、整理；档案室负责接收各部门部归。
档的文件材料。
各部门应确定专人为本部门归档文件资料收集员（兼职）负2）
责本部门的归档文件材料收集、整理及归档。
归档文件材料的基本要求如下：3）
归档文件材料必须完整、清晰；
归档的文件材料必须准确地反映公司、各部门各项活动的真实。
内容和历史过程；
归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律；
归档文件材料必须经部门负责人审定；
**型归档文件材料必须底片、**、说明齐全，底片与**。
的影像相符；
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磁性载体文件材料符合行业标准da/t15-95《磁性载体档案管。
理与保护规范》第五章“磁性载体文件的归档要求”的需求；
人事档案材料的收集应有人力资源部指派专人负责进行。4）
2、档案归档。
归档范围1）
营销方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合。
同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和服务用户工作中形。
成的文件材料等。
设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、
调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维。
护记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。
技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和计量、能。
源、环保、科技情报、科技档案等中形成的各种文件材料。
计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析。
活动中形成的各种文件材料。
物资**方面。有物资、原材料采购、库存保管、**和工具。
管理中形成的各种文件材料。
劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动。
保护的工作中形成的各种文件材料。
财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件。
等。教育培训方面。有职工教育和技术培训的文件、教材等。
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党、政、公、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、
人事、保卫工作中的各种文件材料等。
科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。
其它方面。归档时间2）
各项目管理工作中形成的文件材料，在第二年3月底前，要将应。
归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，由专人。
向档案室归档。
归档的基本要求3）
归档进室的文件材料须齐全、完整、准确、规范，符合。
db37/t251-1998《商业企业文件材料整理规程》的规定。
归档进室的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和。
经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
归档进室的案卷技术加工符合要求，即案卷封面填写内容齐全。
准确，格式规范，统一打印；案卷题目简明确切；卷内目录内容完整。
准确，统一打印；案卷装订整齐美观，案卷排列及编号符合。
db37/t180-93《商业企业档案分类编号规则》的规定。
图纸的更改和补充按q/pkgj02。010-1997《设计文件的更改》
规定执行。3、档案保管。
根据保存档案的数量，必须设置适用，并有防盗、防尘、防1）
高温、防火、防潮、防强光、防鼠、防虫等设施。
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纸质载体档案应存放于档案库房中的档案柜中，做到防火、防。
尘、防淋、防晒、防霉、防蛀、防鼠、防有害气体（臭氧、氧化氮、
硫化氮、二氧化碳等）。
**型档案的保管按db/t11821-89有关**档案保管的规定。
进行。磁性载体档案的保管按da/t15-95《磁性载体档案管理与保护。
规范》第7章“磁性载体档案储存与保护”规定执行。
接收档案必须认真验收，办理交接手续，对接收和移交的档案。
要及时登记和统计，并进行规范化管理，保证档案完整、系统。
做好档案库房管理工作，保证库房内档案柜架的档案排放、编。
号合理有序、便于保管和利用。
对保管的档案要每半年进行一次小检查，年终进行一次大检查，发现虫蛀、霉变、损坏、丢失档案等现象要及时上报，并积极采取措。
施予以处理。
要定期对库藏档案进行清点核对，做到帐物相符。对损坏和模。
糊不清的档案要及时抢救和修复。
公司档案不得赠送、交换、**。需赠送、交换、**复制件。
的，应得到公司分管档案工作的领导批准。
公司内部部门撤消时，由撤消部门原负责人将有关该部门的应。
当归档的文件材料清理归档。
4、档案保密。
做好档案保密工作，是每个档案工作者的神圣职责。档案工1）
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作人员要认真学习党的方针政策，增强党性观念。
严格遵守《档案法》和《保密法》的规定，做好档案的安全、2）
保卫、保密工作，做到不该说的不说，不该记的不记，不在任何地方。
和任何人面前谈论档案中涉及企业机密的有关内容。
严格执行档案的查（借）阅制度，对不符合正当手续的利用3）
者，不查档不借档。档案工作人员不经领导批准，不允许擅自为自己。
的亲戚朋友提供档案材料。
工作人员不准私自将档案带出档案室，不准带领非档案室工4）
作人员出入库房。
工作阅卷要坚持随用随提，下班时应及时入库，未使用完毕5）
的可暂时入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。
对违反本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育、行政处6）
分和罚款；构成严重泄密罪的依法追究刑事责任。
5、档案资料和查（借）阅。
查阅人员必须填写《档案借阅登记表》。利用档案后，均应1）
填写利用效果记录。
查阅机密档案的人员须持查档证明，注明查档人的身份、查2）
档范围和目的并经分管领导签字批准，方可接待。
公司人事档案除公司领导、人事处负责人外，不对其他职工3）
开放。公司治安保卫的惩罚方档案除公司领导、保卫部门负责人外，4）
一般不对其他职工开放。必要查阅时，须经保卫部门负责人批准。
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外单位人员查阅我公司档案时，需持其单位介绍信，并经公5）
司分管档案工作的领导批准。介绍信应写明查阅档案的目的、要求、
查阅档案范围、查阅者身分。查阅党群工作类档案，必须是中国共产。
党党员。档案资料一般不予档案室使用，如特殊情况非借出不可，需6）
按规定办理借阅手续，借出的档案不得超过三天，逾期需要重新办理。
借阅手续。查阅档案人员，要爱护档案，不准擅自摘录、拍照、复制和7）
互相转阅，不准圈划、涂改、撕页和拆卷。对损坏档案者要追究其责。
任。查档者取证档案须经批准后，方可复制（手抄、打字、复印、8）
拍照等）。经核对无误后盖章生效。
查档人员要严格遵守档案室的规章制度，在室内禁止吸烟，9）
在阅卷时不准喝水，以免损坏档案，不准大声喧哗，影响他人阅览；
要注意室内卫生爱护公共财务。
档案工作人员要端正工作态度，积极为利用者服务，严格10）
执行各项档案利用制度，做好档案的监护工作，确保档案的安全和完。
整。6、档案的鉴定、销毁。
档案鉴定，即鉴定档案的价值。要通过档案鉴定，正确地确1）
定档案的保存价值，谨慎地剔除没有保存价值的档案，更好地保管、
利用具有保存价值的档案。
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编制公司各类档案保管期限表。公司档案保管期限分会计档2）
案保管期限和其他档案保管期限，分别依照《会计档案保管期限表》，其他档案保管期限表》确定。一般而言，档案保管期限分永久、长。
期（15-20年）、短期（15年）、年限（规定具体年数）四种。确定保。
管期限的基本原则是：
对企业有长远利用价值的档案应永久保存；
对企业有一定时期内有利用价值的档案分别为长期和短期保。
存；凡是介入两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
有专门规定档案保管时间的档案按专门规定确定。
档案鉴定工作由档案鉴定小组进行。鉴定小组由分管档案工3）
作的公司领导、档案生成部门负责人和档案室人员组成，公司分管档。
案工作的领导任鉴定小组组长。
鉴定档案应采取直接鉴定的方法，即根据档案自身的特点和4）
利用价值，按照全面的、历史的、发展的观点，并从文件的内容、来。
源、名称、产生的时间、可靠的程序、外形特点、完整程度、利用率。
等方面，直接审查每份档案、材料，判断确定档案的保存价值。
档案鉴定每年一次。每次鉴定应写出鉴定报告，在保管单位5）
备考表中注明鉴定意见，由小组组长签名，并且注明日期。
档案鉴定结束后，档案室根据鉴定报告提出的对档案保管期6）
限划定不正确者予以纠正；对档案中不准确，不完整和其他达不到档。
案质量需求者，组织责任部门和个人予以纠正。
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凡是鉴定需要销毁的档案、资料，均需登记造册，并写出销7）
毁说明材料，经分管领导审核批准方可正式销毁。
销毁档案要严格执行有关保密规定。销毁档案时，须两人以8）
上监销，经手人和监销人要在销毁册上盖章。销毁册应归入“全宗卷”
保存。7、档案统计。
档案工作人员兼做统计员，负责档案统计工作。1）
档案统计是以表册、数字等形式以原始记录为依据，做到准2）
确、可靠。档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档3）
案提供利用及其效果的统计等。
档案统计工作必须遵循国家统计工作的要求，执行《中华人4）
民共和国统计法》采用科学的标准和方法。
8、档案库房管理。
档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的原则，实行1）
专人负责、严格制度、科学保管。库房要坚固、安全，并配有防盗、
防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
库房内应保持整齐清洁，档案柜和档案的排放、编号须合理2）
有序、合乎要求、便于查找利用。
做好档案的保护工作，库房内要注意防火、管好电源，严禁3）
吸烟和存放易燃易爆物品及其他杂物，非工作人员不得进行库房，应。
配备专用消防器材和安全保护设施，并定期检查、更换。
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库房内需合理设置温湿度计，库房温度应控制在14℃-244），湿度应控制在45%-65%，库房内设备应注意检修和保养。
5）、档案库房选用白炽灯做人工光源。照明灯泡的度数要求根据。
国家和山东省档案管理的有关规定执行。
9、档案工作人员的岗位责任制。
1）、认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的法规，努力。
学习政治、业务，提高政治、业务水平。
2）、负责集中统一管理公司的全部档案，搞好各种门类和载体档。
案资料的收集、整理、立卷与归档工作的监督和指导。严格履行各类。
档案资料的审核移交手续。确保归档档案的完整齐全、准确系统、规。
范标准。3）、根据上级有关规定和要求，拟制各类档案保管期限表、分类。
编号方案。对保存的档案，价值确定要适当，分类组卷要合理，编目、
排列、保管要科学，便于查找利用。
4）、做好档案库房管理工作，严格遵守档案管理的各项规章制度，搞好档案的“防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防火、防鼠、防。
虫、防霉”和安全保密保卫工作，维护档案的完整与安全。
5）、对保管的档案应经营进行检查，发现问题及时汇报，对破损。
和字迹褪变的档案要及时修补和复制。
6）、要增强服务意识，端正服务态度。遵守职业道德，热情主动。
地为公司职工服务。
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