1.0 目的。
规范部门文件归档的管理，以便于查阅。
2.0 范围。
适用于适用于部门的所有往来文件及资料的管理、保存及查阅。
3.0 职责。
3.1 项目部经理负责归档文件的抽检工作。
3.2 项目部专职客服员负责项目部和客服部文件的归档整理工作。
3.3 各作业部主管负责各自部门文件的归档整理工作。
4.0 工作程序。
4.1 文件归档的方法。
4.1.1 部门文件的归档采用盒式文件夹。根据文件的内容、种类在盒式文件夹的侧面粘贴统一格式、尺寸的标签纸。
4.1.2 将需要归档的文件按照内容、种类等进行大分类，如：
法规合同、制度流程、物业服务资料、设备设施、日常管理等。然后按照文档序号进行排列，并在每个文件盒内的首页放置卷内目录。
4.1.3 目录表要求统一格式，填写含：档案名称、页数、日期等项。
4.2 文档的管理及查阅。
4.2.1 归档的文件应每年收集封存一次，过期文件统一填报《销毁文档申报表》上交品质部。
4.2.2 便于查阅是文件归档的目的之一，因此需查阅文档时，可依据目录指引。查阅完毕后，应依据文件的文档编号，将其整齐地摆放至原位。
4.2.3 新增的文件需要归档时，应依据其内容，在卷内目录上填写相应的内容后，再将其归入相应的文件夹。
5.0 相关**。
5.1《销毁文档申报表》
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