1.0 目的。
规范文件运作，提高工作效率。
2.0 适用范围。
本程序适用于公司内外部所有待处理文件。
3.0 定义。
3.1 文件指决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、函、传签单等。
3.2 内部文件指公司下属的各部门送往公司领导处需阅示的文件。
3.3 外部文件指内部文件以外的文件，包括投资公司下属各部、子公司及**部门、社会团体、企业等传来的文件。
4.0 职责。
4.1 公司（执行）总经理负责文件的审批。
4.2 各部门经理负责所分管部门或业务板块文件的审核。
4.3 行政人事部经理负责提出文件的处理意见。
4.4 行政助理负责文件的接收、登记、送文、取文、分发等。
4.5 各部门兼职内业负责本部门文件的提交和接收。
5.0 程序。
5.1 接收与登记。
5.1.1 行政助理接收公司外部（包括投资公司）和内部所有来文。
5.1.2 各部门兼职内业将待处理文件先送至行政助理处，特急件、急件也可由本部门其他人交送。
5.1.3 行政助理将所有接收的外来文件登记在《接收外来文件登记表》上，作为查证依据。
5.1.4 由投资公司送达我司或我司送往投资公司的文件由行政助理负责接收、签收，登记在《文件接收登记表》上，作为查证依据。
5.2 文件处理。
5.2.1 将待处理文件送主管经理处理。
5.2.2 行政助理依行政人事部经理意见将文件呈送公司领导或作其它相应处理。
5.2.3 公司领导进行批阅。
5.2.4 行政助理取回公司领导已批阅文件，及时交给相关部门兼职内业或文件提交人。
5.3 行政助理呈送文件时间规定：
上午9：30前送文，下午4：00取文。特急件、急件及时送取。
5.4 文件分发方式：
5.4.1 公司领导批阅后的内部文件，由行政助理**通知相关部门兼职内业或文件提交人取回已批阅文件。若通知上述文件接收人未果，文件又属急件，行政助理应将文件及时送达相关部门。
5.4.2 公司领导批阅后的外部文件，由行政助理归类存档，需送出的文件由行政助理按领导意见或公司惯例办理，急件可交给外勤事务员传递到相关部门。
5.4.3 行政助理将行政人事部及公司发出的文件登记在《发出文件登记表》，作为查证依据。
5.4.4 各部门凡以公司名义向外界发出的文件，须在公司领导批准后交行政助理编排发文号方可印发。
6.0 记录。
行政助理负责保管《接收外来文件登记表》并依规定登记，负责登记《文件接收登记表》并依规定每半年将已登记过的《文件接收登记表》交资料员存档，以备查用。
7.0 附件。
7.1 《接收外来文件登记表》
7.2 《发出文件登记表》
7.3 《文件接收登记表》
发出文件登记表。
填表人：接收外来文件登记表。
第页。填表人：
文件接收登记表。第页。
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