档案管理实施细则

为了加强和规范部门档案管理工作，保证档案的完整性和保密性，准确反映部门的各项工作，特制订部门档案管理实施细则。

第一条部门档案的定义、**及类别。

部门档案指部门在日常工作开展中形成的一切文档。

部门档案的分类主要以档案的重要程度来划分，分为一般、重要、保密三类。一般档案指部门日常工作开展中形成的各部门普遍存在的文件类型；重要档案指部门工作开展中形成的与公司运营管理、发展等有直接关系的文件类型；保密档案指部门工作开展中形成的以公司后期发展建立的资料、数据等文件类型。

第三条档案的保管期限、密级及归档编号。

1、部门档案的保管期限定为永久（代号yj）、长期（代号cq）、短期（代号dq）三种。长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、部门档案分为一般、重要和保密三种。保密档案的划分依据公司档案管理办法中的密级程度划分，分为绝密（代号jm）、机密(代号jm)、秘密(代号mm)和内部(代号nb)四类。绝密、机密和秘密的划分标准由该文档一旦泄露后将导致的公司所遭受的危害和损失的严重程度决定。

部门内保密档案仅限于部门内部员工或者特定范围内员工使用，未征得部门领导同意不得公开使用或者提供给部门以外的人或者单位使用。

3、部门档案的归档编号。

部门内的一般档案和重要档案仅需按照文件**及类别清晰分类存档。针对保密级档案由专人负责整理归档，归档编号规则如下：

部门名称-年份-文件代号-保存期限代号-密级代号-顺序号。

说明：年份**为四位数字，文件代号以文件类型简称的首位大写字母代表，保存期限及密级代号以第三条第项中对应拼音缩写字母代表，顺序号**为三位数字，从001-999，按归档顺序编号。

例：**部2023年长期保存的机密性质的**文件的编号为“**部-2011ywtx**wj-cq-jm--001”。

第四条档案的整理及销毁。

部门每月对部门内所有档案进行重新检查，整理登记，对失效或者过期文件建立专门文件夹存放登记，每年底进行一次全盘汇总，所有的文件未经部门领导同意不得随意销毁。