为实现学生档案管理工作的科学化、规范化、标准化，不断提高学生档案工作的管理水平，学院设立学生档案科负责学生档案的集中管理。根据《中华人民共和国档案法》和教育主管部门有关规定，特制订本实施细则。
第一条学生档案科的管理职责。
一）负责在校期间所有学生档案的保管及信息录入；
二）做好学籍变更学生档案信息的实时登记；
三）做好学生奖惩、鉴定等材料的归档工作；
四）为全院各部门使用学生档案、查借阅档案提供服务；
五）组织和指导二级学院完成毕业学生档案的归档工作；
六）负责毕业学生档案移交至就业指导中心。
第二条档案管理范围。
1、考生录取档案；
2、录取通知书；
3、高等学校学生体格检查表；
4、入团志愿书；
5、学生学年鉴定表；
6、奖励材料；
7、处分材料；
8、**评审表；
9、大学生体质健康标准登记卡；
11、学生学籍信息登记表；
10、海南省职业资格考核审批表；
11、学生学籍信息登记表；
12、毕业生登记表；
13、就业通知书。
第三条档案的管理与保护。
一）学生档案由学生档案科实行集中统一管理，专人负责，业务上接受学院档案馆的指导，行政上属于学生工作部。
二）学生档案管理遵守以下规定。
1、坚持依法办事、严密保管，确保学生档案的完整与安全。
2、确保归档材料真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、有形成材料的主办部门（单位）及日期，手续完备。
3、学生档案统一使用16开或a4规格办公用纸，文字须是铅印、胶印、油印或蓝黑墨水，黑色墨水墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水书写，不得使用复写纸复写；归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
4、配置适宜安全保存学生档案的办公室，配备防盗、防火、防渍、防有害生物设施等必要的现代技术设备。
第四条档案的收集、接收与转递。
1、新生入学后，各院（系）新生年级辅导员按学生档案的归档材料范围对新生档案材料（含考生录取档案、录取通知书、高等学校学生体格检查表、入团志愿书等）展开收集工作，并对新生档案进行整理，按“专业-班级-学号”顺序整理排列学生档案材料。于每年11月30日之前将新生档案材料移交至学生档案科。归档材料移交时，须填写“学生档案建档登记表”，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。
“登记表”一式两份，交、接双方各执一份。如移交材料不符合归档要求，接收方有权拒收，移交单位应当按档案管理规定完善档案袋材料重新办理交接手续。
2、学生学籍变动情况由教务处于每学期期未前两周按“专业-班级-学号”顺序整理齐全后，向学生档案科提供材料，由学生档案管理人员负责整理装入学生档案袋；
3、学生奖励和处分材料、学生学年鉴定表由学生工作部于每学年末（6月30日前）按“专业-班级-学号”顺序整理完成后，向学生档案科提供材料，由学生档案管理人员负责整理装入学生档案袋；
4、**评审表、学生学籍信息登记表、毕业生登记表由教务处指导二级学院（系）填写、按“专业-班级-学号”顺序整理完成后于学生毕业时（每年6月30日前）移交至学生档案科；
5、大学生体质健康标准登记卡成绩由体育教学部填写并指导二级学院（系）按“专业-班级-学号”顺序整理完成后于学生毕业时（每年6月30日前）移交至学生档案室，由学生档案管理人员负责整理装入学生档案袋。
6、海南省职业资格考核审批表由继续教学院指导二级学院（系）按“专业-班级-学号”顺序整理完成后，每学年未（6月30日前）移交至学生档案科。由学生档案科管理人员负责整理装入学生档案袋。
7、就业通知书由就业办指导二级学院（系）填写，按“专业-班级-学号”顺序整理齐全后，于学生毕业时（每年6月20日前）移交至学生档案科。
8、每年6月30日前，毕业班辅导员和指定的2名学生干部一并到学生档案科，在学生档案管理人员的监督指导下，将各类毕业生材料以班级为单位按顺序归入每个学生的档案袋，并在档案袋封面的目录上注明材料名称、封袋、盖章。
9、毕业学生档案整理完毕后，由学生档案科移交至就业指导中心，由就业指导中心负责转递。受退学、开除学籍处分的学生，其档案寄送学生家庭所在地。
10、在收集、移交毕业生归档材料时，各档案材料形成部门要认真检查材料内容是否完整、数量是否齐全、手续是否完备。凡规定由组织审查鉴定盖章的，必须有承办单位的鉴定和公章，并注明日期；文字的填写必须是蓝黑墨水。
11、毕业生或其他离校学生的档案在移交过程中因特殊原因造成档案遗失，有关学院应及时报告学生工作部，协调采取相应补救措施。
12、因故失踪、死亡的学生或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，其档案由学院档案馆集中保存，代管。
13、在毕业生档案材料整理归档过程中，应严格遵守档案工作有关规定，任何人不得利用工作之便擅自抽取、销毁、伪造、涂改学生档案材料，违者要追究其责任，严肃查处。
第五条档案的查阅与使用。
一）查阅学生档案须按以下规定严格履行审批登记手续。
1、凡本院各单位因工作需要查阅学生档案的，由部门填写《查阅学生档案登记表》，报经主管部门负责人批准。
2、凡校外单位因工作需要查阅学生档案，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的。填写《查阅学生档案登记表》，报经院领导批准。方可查阅，并按规定予以登记。
3、任何个人不得查阅学生档案，本院学生确需查阅本人档案的，须填写《查阅学生档案登记表》，报经主管部门负责人批准后由所在二级学院辅导员代办。
4、查阅学生档案应在档案室内进行，档案查阅时，档案管理人员不得离岗。
二）学生档案一般不予外借，特殊情况下必须借出使用的，须按以下规定严格履行审批登记手续。
1、本院各部门借阅学生档案，须填写《借阅学生档案审批表》，报经院领导批准。
2、外单位借阅学生档案，须出示单位介绍信和本人有效证件，填写《借阅学生档案审批表》，说明借阅理由及归还时间，报院领导批准后办理借阅手续。学生档案借阅时间一般不超过1周，外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料履行归还手续。
3、借出使用的档案必须限期归还，严禁转借他人、严禁向他人提供档案信息。
4、任何个人不得以任何理由借阅他人学生档案。
三）查阅、借阅学生档案时必须严格遵守保密制度和阅档规定；严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；不得擅**摄复制档案内容。因工作需要必须从档案中取证的，必须报经院领导批准。
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