20091225学校档案管理制度

学校。档案制度汇编。

综合档案室。

二○○九年十二月。

目录。学校档案综合管理制度 2

学校档案分类编号方案 5

学校文书档案归档制度 7

学校文书档案归档范围和保管期限表 9

学校基建档案立卷归档制度 12

学校教学档案归档制度 17

学校教学档案保管范围及期限表 21

学校设备、仪器档案归档制度 24

学校设备、仪器档案归档范围及保管期限表 27

学校声像档案归档制度 28

学校声像档案归档范围及保管期限表 30

学校实物档案归档制度 31

学校实物档案归档范围及保管期限表 32

学校综合档案室职责 33

学校档案保管制度 34

学校档案保密制度 35

学校档案鉴定销毁制度 36

学校档案借阅利用制度 37

学校档案库房管理制度 38

学校档案员岗位责任制 39

学校档案员考核办法 40

学校档案综合管理制度。

学校档案是广大教职员工在教育管理、教学实践和教学研究活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，是学校各项工作活动的历史记录，也是学校领导决策和教育、教学的必要依据，档案是师生员工智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是学校历史的鉴证。为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、管理和学校其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的规定，制定本制度。

第一条基本任务。

一、贯彻执行档案政策、法规、规划全校档案工作。

二、建立健全全校各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执**况。

三、负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作。

四、督促和指导各科室、组正确收集、整理归档文件资料。

五、鉴定并处理已过保管期限和并无保存价值的学校档案。

六、对已经收集归档的档案要注意发挥其为学校各项工作服务的作用。

七、制定学校的档案管理制度，严格执行有关规定，维护档案的完整和安全。

第二条第二条档案工作人员。

学校档案人员必须政治立场坚定，政治理论、思想作风和职业道德水平较高，具备一定的基础知识、专业知识和相关知识，较强的工作能力。

第三条立卷归档制度。

一、归档范围。

详见各类档案归档范围及保管期限表。

二、归档时间。

1、党务工作类、政务工作类、教代工团类、财务会计类、基本建设类等，应按照年度归档立卷（每年的1月1日至12月31日止），次年六月底立卷完毕，移交综合档案室（财务会计类保管一年后移交综合档案室）。

2、教学管理类、教学研究类、学籍类档案应按照常年归档立卷（9月1日至次年8月31日）。

三、归档要求。

3、我校档案是由党支部、校长室、教导处、总务处、工会、大队部、团支部、教科室等部门产生的。因此，原则上哪个部门产生的文件材料就由其部门相关人员负责收集整理，归档立卷。

4、凡应归档的文件材料要尽量做到文件完整、准备、系统，并具有参考应用价值，能够起历史凭证作用。

5、凡应归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能使用易褪色（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等，字迹必须端正清楚，不得重写）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。

6、特别珍贵的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。

7、各部门向综合档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。归档单位与综合档案室各一份分别保存。

第四条档案统计制度。

做好档案的登记和统计工作，使档案家底清楚，账务相符合，以便改进工作，提高档案管理水平。

一、准确统计我校各类档案的数量，库存档案的构成状况和变换以及提供利用情况，每年统计一次。财务档案的各类上年的财务账册、报表、凭证年末整理后交综合档案室保管。

二、由专人做好统计工作，实行统一的统计方法。

三、加强对统计数据的综合分析，掌握利用动态、规律，根据利用的信息反馈内容，研究和改进工作，促进档案管理水平的提高。

四、填写档案利用情况统计表，做好档案利用效果的统计。

五、做好查阅登记、借阅登记以及各类归档的总账登记。

第五条档案的保管制度。

一、综合档案室对每年归档应按照永久、长期、短期分别编号存放。排放整齐，并编制必要的检查工具，为翻检利用创造条件，达到调卷迅速、准确。

二、档案库房应单独设置，不得兼办公室或其他用处。未经档案员允许，任何人不得擅自进入库房。

三、档案室必须保持清洁，必须符合防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀、防水等要求；定期检查保管情况，发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。

四、档案室对库存档案定期检查，及时改进工作缺点，补救问题。对超过保管期限，需销毁的档案材料进行清理造册，经分管领导同意，报主管部门批准方可销毁。销毁时必须由档案室和有关部门共同派员监销。

第六条档案的保密制度。

执行〈保密法〉，严格遵守国家工作人员保密守则，非档案室人员，未经许可，不得擅自进入档案室。

第七条档案的开放制度。

一、我校档案室保存的材料可供各处、室、组和外单位查阅使用，但是必须办理查阅手续（外单位人员持单位介绍信），填写查阅档案登记表。

二、档案原则上不外借，特殊情况需经分管领导书面批准，借阅时间一般以三天为期限，并办理借阅登记手续。

三、查阅者只准查阅所需范围内的档案材料，不准查阅所需范围以外的档案材料；如需摘录、复印，事先需经档案室人员同意，但只准摘录有关部分，抄写在专门纸上，并妥善保管。不得将档案私自带出，不得转借他人，不得扩散档案内容。

四、前来查阅者必须遵守保密制度，爱护档案，严禁在档案上任意涂划、删改、涂点、剪插、撕页等。

五、归还档案材料时，档案管理人员应对档案作详细检查，发现问题要当面指出，并问明情况及时处理。

六、室藏档案属下列情况之一者不开放：

1、涉及党和国家秘密的；

2、涉及专利或技术秘密的；

3、涉及个人隐私的；

4、档案形成部门规定限制使用的。

学校档案分类编号方案。

为了统一本校档案实体分类，以适应档案管理、利用的需要和档案分类整理、排列、检查、编目标准化与规范化要求，根据广东省档案局印发的《广东省机关档案分类方法》和省、市档案局的要求，结合我校档案工作实际情况，制定本方案。

第一条分类原则。

一、以本校工作活动形成的全部档案为对象，根据档案内容及其载体形态的特点进行科学分类。

二、本校综合档案室的档案分为七大类，大类采用英文字母为代号，大类以下的属类用阿拉伯数字代号，从左到右依次为一级属类，二级属类等，有类设类，无类空类。

第二条大类设置。

一、党政工团档案（简称文书档案，代字：a）

二、基建档案（代字：b）

三、设备、仪器档案（代字：c）

四、会计档案（代字：d）

五、声像档案（代字：f）

六、教学档案（代字：g）

七、实物档案（代字：h）

第三条分类编号方法。

一、文书档案。

文书档案采用单件归档的方式归档，一年设三个目录，按永久、长期、短期分类。例如：

永久 0001……n

2008长期 0001……n

短期 0001……n

每件文件加盖档号章，样式如下。

二、基建档案。

基建档案按工程项目编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+项目代字+案卷序号。例如：

b 001 - 0001

案卷号。项目代字。

大类代字。三、

设备、仪器档案。

设备、仪器档案（c），按种类编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+属类代字+设备代号+案卷号。属类代字分别为：①、多**设备；②、实验室设备； ③办公设备。例如：

c 1 · 01 - 0001

案卷号。设备代号。

属类代字（多**设备为1）

大类代字（设备档案）

四、会计档案。

会计档案（d），按种类编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+属类代字+目录号+案卷号。属类代字分为：①、报表；②、帐簿；③、凭证；④、其它。例如：

d 3 · 1 - 001

案卷号。目录号。

属类代字（凭证为3）

大类代字（会计档案）

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档案管理制

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会计档案管理制

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