公司企业档案管理制度

发布 2022-02-13 12:01:28 阅读 7899

某某集团档案管理制度。

为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,结合本公司实际情况,特制定本办法。

一、公司的档案范围:

a、企业人事档案。

b、某某集团报。

c、设备及各种书籍。

d、公司及总裁荣誉。

e、工会及保先材料。

f、图纸及技术资料、工程验收及鉴定报告。

g、产品销售质量管理环境保护标准化工作。

h、制度经营决策计划管理统计财务及各类通知。

二、公司档案管理体制。

由集团公司统一管理,各单位、各部门设置档案管理专员,分级负责。

1、公司统一管理机构:综合办公室,全面负责公司各类档案(财务档案除外)管理。

2、档案管理专员:由各单位、各部门指定专人管理档案,主要定期收集单位或部门档案,并上交总公司档案室。

三、立卷归档制度。

1、归档范围:具有考查、利用价值的文件材料;

2、归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档;

按年度形成的文件,第二年上半年归档。

凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。

凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。

工程项目,科研课题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。

各类荣誉证书在收录,留取复印件后立即存档。

3、 档案的收集:收集工作是建立在归档制度上的。各单位、各部门将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交档案室集中保存。

4、归档要求。

材料完整齐全。

系统、条理、保持有机联系。归档的文件材料必须经过系统整理,准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程,符合自然形成规律。

归档的文件材料必须是原件(定稿),具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿,重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档。

归档的文件材料,其制成材料必须易于长久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整,审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。

凡涉及本公司重大活动形成的音像材料、各种证书证件均由主办部门收集、整理,及时归档。

凡需归档的音象材料,不得以工作需要为理由,长期由部门和个人保存,应及时移交档案室,如需查用,可在归档后办理借用手续。

仪器设备档案由各单位负责收集、整理、组卷,每年年底将当年进所的仪器设备档案移交档案室。

四、档案管理工作。

1、档案的管理:区分全宗,正确立档单位;分类,依据档案、**、时间、内容、形式分成若干层次和类别;案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管:存放档案必须有专用橱(柜)架,负责档案管理人员定期(一般每年一次)检查及清点,核对制度,并切实做好防窃、防窃密、防火、防虫、防高温、防潮等工作。

3、档案的鉴定:从档案的内容、**、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值,确定各类档案的保管期限,编制成表。

4、档案的销毁编制销毁清册;办理销毁手续,经总经理批准,方能销毁;销毁要有二人以上监销,并在清册上签字。

五、档案利用工作。

1、档案借阅要根据档案的机密程度和利用范围,履行审批手续,方可借阅。

2、凡需调阅档案,均须填写档案借阅单,借阅档案应在“档案借阅记录”上登记,注明借阅档案的名称、数量、时间、部门、目的。归还时注明归还日期和归还人。

3、案卷借出时必须严格登记,点交清楚,严禁在档案上增添、划圈和涂改,更不得抽出、拆散。

4、音像档案是全所整个档案的有机组成部分,如实地反映了本单位历史活动的真实面貌,具有重要的保存价值和参考利用价值。对无故损坏声象档案者,应追究责任。

5、档案利用方式有:提供档案原件;提供档案复印件。

本管理制度如有未尽事宜,可随时补充;本管理制度自下发之日起实施。

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