试论高校会计档案管理

ｎｏ．内江职业技术学院学报。

何燕耘。内江职业技术学院，四川内江。

摘要：市场经济条件下，高校会计档案管理工作在思想观念、管理体制、人员素质等方面存在一些问题和不。

适应性，高校会计档案管理工作需向制度化、规范化、标准化的管理方向发展，并采取措施提高管理人员素质。

关键词：高校会计档案管理；问题；加强；举措。

高校会计档案是国家档案的重要组成部分，数没有明确具体文件收发、传递归档的文秘人员，是学校经济业务活动的真实记录，是重要的史料会计有关人员手中都有档案资料，各自为政。如和证据，是学校的重要档案之一，然而长期以来各档案的装订由各会计人员完成，档案的归档由单。

高校会计档案管理存在着认识不到位，管理手段。

位行政档案人员兼职完成，档案的查询由资料的和方法落后，开发利用不充分等问题，严重的影响。

形**员负责等等。由于工作的脱节，管理环节了会计档案管理工作的有效性，完善高校会计档的分散，造成档案保管的不规范，难于保证档案的。

案管理势在必行。

安全。此种现象随着各高校规模的不断扩大，核。

一。高校会计档案管理存在的问题及原因。

算业务量的激增的情况下更加突出。

一）对会计档案管理认识不到位。

三）会计档案制度执行不严。

会计档案工作是保存历史、服务现实，承上启根据《会计档案管理办法》规定，当年形成的下的一项重要工作。但人们对会计档案工作的重会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务。

要性缺乏认识，会计档案只要装订成册就万事大。

会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务吉了，存在应付思想。在实际工作中，会计凭证的会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

填制是否规范，单据是否完整有效，装订是否认真财务会计部门和经办人必须按期将应当归档的会规范……，也是会计机构、会计人员的职责之一。计档案，全部移交学校档案部门，不得自行封包保由于会计人员职能的弱化，会计人员地位的限制，存。但实际工作中，财务会计部门一是为了查询在资料审核中存在不规范的情况，具有一定的随的方便，二是由于装订归档的不及时，常常是会计意性，不能保证会计资料的真实、合法和完整；其档案长期的摆放在财务会计部门，要么是不按期次由于装订是由会计人员来完成的，一般是谁收。

向学校档案管理机构移交，要么就根本不向学校。

集谁装订。可能就造成千人千面的现象，难以保证档案管理机构移交。

其整齐与规范。档案资料的收集、整理往往被忽（四）会计档案分类不科学。

视，以致高校形成的计划、总结、专题报告、预算资有些单位每年虽将文书档案、会计档案装订。

料、基建预决算、工资调整、人员录入等资料散失、

成册，但由于缺乏科学分类，没有档案检索工具，霉变。

查找不便，日久天长使档案库存臃肿，销毁时重要（二）会计档案没有专人管理。

资料一同被弃。

设置会计档案管理机构或专职的会计档案管（五）纸质档案和磁质档案未能同步归档。

理人员，是工作的需要也是法律规章的要求，会计会计电算化已成为各高校的会计核算的主要。

档案管理机构是进行跨级档案管理工作的组织保手段，但是电算化会计档案管理工作并没有同步证。对此《会计法》及《会计档案管理办法》都做了发展，甚至没有开展。《会计基础工作规范》规定明确的要求。

但目前会计档案业务分工模糊，多。

实行会计电算化的单位，有关电子资料、会计软。

收稿日期。作者简介：何燕耘（１９女，内江市人，助理馆员。研究方向：财务档案管理。

４内江职业技术学院学报第４卷第２期。

件资料等应作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，由于对电子资料，会计软件资料，缺乏认。

识。致使财务部门向学校档案管理机构移交的仅为纸质会计档案。

六）开发利用不充分。

会计档案属专业档案，除具有普通档案的一。

般特征外，其具备的一个突出特征就是其专业性，由此决定了会计档案管理人才所应具备的知识结构，即会计档案管理人才不仅要懂档案业务，而且要精通财会知识。而现状是会计管理机构没有专职的档案管理人员，学院档案管理机构没有专门的管理财会档案的人员。作为学院数量最多的档案，在会计管理机构由兼职人员仅做到收集整理归档，在学院档案管理机构也仅为保存与提供利用，而对于档案价值的体现，即档案的开发利用则是几乎为零。

由于开发利用的不充分，不能有效。

体现档案的价值，从而也影响到人们对会计档案重要性的认识，对会计档案的有效管理极为不利。

七）会计档案的鉴定销毁难。

会计档案的鉴定销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的一个重要环节。但在实际工作中，这一环节工作往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。就其原因：

一是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；二是鉴定销毁无切实可行，具操作性的统一规定，在档案管理办法中，仅笼统的规定“根据档案的保管期限”，而会计档。

案属专业档案范畴，是各高校经济业务活动中形成的记录经济业务的执行、完成情况和明确经济责任的书面证明、原始资料，其重要性让审批者往往不能轻易仅凭“保管期限”来作出鉴定销毁的签字。同时，根据《会计档案管理办法》的规定，要鉴。

定销毁的会计档案大多为保管期ｌ５年以上，而根据现行的干部任用情况，几乎没有一个领导者任期有如此长时间，这就造成要让现任领导来审批。

销毁以前领导任期时形成的经济责任记录资料。销毁审批难的局面。学校不属于企业，未能清缴的债权账务，即使年代很长，也不能作为坏帐核销，只能长期挂帐，保留追偿权利，而凭证作为追偿挂帐的证据就具有了不可销毁的权利。

由此种。

种原因，使档案管理者对会计档案的鉴定销毁工。

作的艰巨性和因责任重大而产生畏难情绪及无所。

适从，导致高校会计档案的鉴定销毁工作难以开。

展。二、采取切实措施加强高校会计档案管理。

一）提高认识，加强会计档案管理。

面对千人千面的档案收集装订现象，采用专人负责，无疑是一个很好的解决问题的方法，但在不具备人才条件的情况下，加强会计人员培训，无。

疑是一个具操作性的方法。会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化。

管理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，进而从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。

二）加强会计档案管理的信息化建设实现电算化后，对会计档案管理技术也提出了新的要求，为了更有效地做好电算化会计档案管理工作，必须建章立制，制订一系列管理办法：

．建立完善的会计档案保存制度。实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式。

保存，保存方法按《会计档案管理办法》的规定执。

行。．妥善保管存有会计信息的磁性（光）介质或其他介质载体。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的房间内等。

．建立完善的会计档案工作日常检查制度。高校分管会计工作的领导应定期地对电算化会计档案工作进行实地检查，加大监督力度，促进高校。

会计档案管理水平的提高。

．建立完善的电算化会计档案调阅与使用权限制度。各高校应严格会计档案调阅的审批程序和规章流程，严禁随意拷贝、复制，随意调阅会。

计档案，加强会计档案的安全性与保密性。

．报废的计算机应将其硬盘彻底格式化，以。

防数据泄密。

三）加强往来款管理，及时结清债权债务各高校财会部门为了自身查询的方便，不能及时向其所在院校的档案管理部门移交档案。然而查询需要的产生其主要根源就是债权债务的清。

理，由于有些学校对债权债务清理工作的不到位，报账经办人主动性不够，致使很多往来款账项长期挂帐，没有一个统一的清理期限，从而加大了查询需求。因此，财会部门应加强往来款项管理，及时结清债权债务，尽量做到当年债务当年结清，使。

会计档案能按规定及时向学校档案管理部门移。

交。四）会计档案管理工作应根据会计制度体制。

的调整而及时调整。

何燕耘：试论高校会计档案管理４５

加强档案管理，会计制度体制的调整不能忘了会计档案管理制度的调整，会计档案管理工作。

应始终作为会计人员职能的一部分。加强会计人员业务的学习不能忘了档案知识、档案意识的培育，只有建立了合理及时的管理制度，配备具有了充分档案意识，档案技能的会计人员，有效的档案。

管理才可能有基础。

五）会计档案管理人才应具备复合型知识结。

构。加强对会计档案管理工作的重视，一个重要渠道就是充分发挥档案的价值，只有当我们认识到档案有用即有价值，才能提高对档案的重视程度，才能加强对档案的管理力度。各高校应加强。

会计档案管理人才的培养，配备一只具备复合型知识结构档案管理队伍。

六）理性看待会计档案的鉴定销毁。

会计档案的鉴定销毁是会计档案管理的一个。

不可缺少的环节，各高校要制定切实可行的鉴定销毁制度，使鉴定销毁有据可依，规范实行；严格往来款项管理，对于超过一定期限的未能追偿款。

项，应提前做好单独立卷管理；加强档案的信息收集整理，收集到的档案信息应作为长期的资料保。

存；档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理。必须经有关领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅，销毁。

社，２０２］中华人民和国会计法、会计档案管理办法．

３］徐经艳．会计管理体制改革后的会计档案管理ｌｊ］

中国档案，２０

４］葛桂珍．谈会计电子档案的保管［ｊ］财会月刊，００

试论高校会计档案管理

高校会计档案管理

高校会计档案管理

高校会计档案管理刍议

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