小学校会计档案管理制度

会计档案管理包括会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等。

一、会计档案的装订和保管。

每个会计年度终了，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理采用“三统一”的办法，即：分类标准统。

一、档案形成统。

一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

一）会计档案的装订。

会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。

1、会计凭证的装订。每月装订一次，装好的凭证按年分月妥善保管归档。按《会计基础工作规范》的要求做好装订前的准备工作，按要求进行装订，做好会计凭装订后的有关事项。

2、会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按《会计基础工作规范》的要求整理立卷。

3、会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后，留存的报表根据《会计基础工作规范》要求按季装订成册谨防丢失。

二）会计档案的保管。

当年会计档案，在会计年度终了后，根据学校没有档案专门管理部门的实际情况，会计档案由财务部门管理，财务部门应指定专人进行档案管理。

1、会计档案的移交手续。会计档案管理人员更换，应按下列程序进行：

1）开列清册，填写交接清单；

2）在账簿使用日期填写移交日期；

3）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

2、会计档案的保管要求。

1）会计档案应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；

2）采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；

3）会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；

4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以备查阅，并防止潮湿；

5）设置归档登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

3、会计档案的借阅。

1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、会计主管人员批准。

2）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

3）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。

4、会计档案的保管期限。

各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。

二、会计档案的销毁。

一）会计档案保管期满，需要销毁时由档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，报本单位领导批准后编造会计档案销毁清册。

二）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

三）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对并上报教育局计财科；销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报主管领导，一份归入档案备查。