文书档案管理细则

文书档案管理细则一第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。

第二条执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

第三条各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。

第四条水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料。

第五条各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。

第六条执法文书档案的收集与归档。

在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档；

归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值；

应归档的执法文书材料范围及分类；

1.水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等；

2.行政复议类不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等；

3.行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、**词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托**书，判决书以及与案件有关的司法文书等；

4.统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表；

5.法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等；

6.其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的**、音像资料等。

档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。

第七条执法文书档案的整理与保管。

按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理；

根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备；

档案管理人员工作调动前应办好移交手续。

第八条执法文书档案的利用。

为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料；

因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。

第九条各区县水行政主管部门，可根据本管理制度的要求，结合本单位的具体情况制定档案管理工作制度，并报市水利局备案。

文书档案管理细则二 1、文书立卷。

每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，根据案卷类目做好平时的文件收集、分类工作。在文件收集齐全的基础上，将文件按以下特征逐项分开。

①分年度。将文件按其形成的年度分开。

②分级别。将文件按其作者之间的关系分成上级、同级、下级。对互相联系紧密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。

③分机构。将文件按其产生或承办部门分开。

④分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。

⑤分期限。根据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。

在文书分类的基础上，根据实际情况，灵活运用文件各特征，分别组合成若干个案卷。拟写案卷标题，简明、确切地反映卷内文件的内容。案卷正式确定下来后，根据卷内文件时间、重要程序、问题、作者、地区、文件名称、文书往来机关等具体情况系统排列。

编写卷内文件的页号；填写卷内文件目录和备考表；拆除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。

2、档案管理。

将档案库房的档案柜、架科学排列编号。保持库房内外清洁卫生。学习和掌握档案保护技术。

库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避免灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。

3、档案利用。

准备检索工具。编制案卷目录、全引目录、专题文件目录、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进行审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。

借阅档案，应认真填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。对借出的档案资料要按时收回入库。

4、档案统计。

建立档案收进、移出登记簿。准确编制档案工作情况统计年报，及时上报有关部门。

5、档案鉴定。

根据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定。剔除没有保存价值的文件，对归档文件确定其保管期限。对保管期限已经满10年的档案，移交市档案馆保存。

对会议形成的资料、市政协大事记、常委会议记录等也要立卷、归档、入馆。

文书档案管理细则三为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定，提高归档质量和档案管理水平，促进归档文件整理更加规范，有效地为我所各项工作服务，为现代化建设服务，为国家积累档案史料。现结合我所实际情况，制定如下实施细则。

一、文书档案管理体制。

1.建立以综合档案室为核心，以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系，并根据上级有关规定，实行文书处理部门整理归档制度。

2.由部门负责人指定专人管理本部门形成的文件材料，并完成整理归档工作。

二、文书档案管理职责。

1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案规章制度，忠于职守，维护党和国家的机密，保证本所档案的完整与安全。

2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案。

3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作。

4.积极开展档案的利用服务，提供档案信息资料，为科研、管理及各级领导服务。

5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作，定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案。

三、文书档案兼职档案员职责。

1.了解本部门工作业务，掌握文书归档文件整理的基本方法。

2.负责本部门文件材料的收集、积累，对具有保存价值的文件材料，统一集中保管。

3.主动做好预立卷工作，按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度。

4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作，做到完整、准确、系统，按时移交档案室。

四、文件材料的收集和归档。

1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料，必须收集齐全，分类整理。

2.各职能部门平时建立预立卷，按年度归档。

3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室。

五、文书档案的归档范围和保管期限。

1.文书材料的归档范围原则：凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料和**、录音、录像均属归档范围。

2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。永久为50年以上，长期为16年至50年，短期为15年以下。

3.确定档案保管期限的原则：

凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的，对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保存。它主要包括：本所制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要问题的请示、报告、总结、批复，计划、规划，综合统计报表，机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料；.

凡是反映本所一般工作活动，在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作中形成的一般文件材料，直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本所各职能部门一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料。

根据本所各职能部门管理工作实际，文书档案按问题归纳为六大类：⑴综合管理类，⑵党群工作类，⑶人事教育类，⑷科研管理类，⑸基建资财类，⑹后勤企业类。

六、文书档案整理要求。

1.整理原则。

归档文件整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.质量要求。

归档文件应齐全、完整、准确。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3.整理方法。

本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法；保管期限分为永久、长期、短期。

归档文件以"件"为单位进行整理，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；**文与被**文为一件；报表、名册、图纸等一册为一件；来文与复文各为一件；重要文件须留历次修改稿的，其正本与历次稿各为一件。

归档文件按"件"装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；**文在前，被**文在后；批复在前，请示在后。

归档文件按所属年度区分，一般以文件签发日期为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。

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