声像档案管理办法

发布 2022-02-12 15:16:28 阅读 6968

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案资料按要求向档案归档,经档案室签字认可,财务部门应给予核报费用。

(三)声像档案的整理〖ht〗

第九条声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统起来,便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。

第十一条分类、编号

1.**档案按年代、问题分类。同属一类的**按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素,划定保管期限。

第十三条文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求:

(1)准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全;

(2)**的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明:

(3)文字简洁、语言通顺;

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条编制格式

1. **编制采用横写格式。其格式为**/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2. 2.录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。

2.卷内目录:

**、底片以自然张为单元填写卷内目录;

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表,用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条编目

声像档案的著录依照gb3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。 第十八条保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间,相对湿度应保持35%-45%;

**库温应保持14-24℃,相对湿度应保持37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持18-24℃,相对湿度应保持40%-60%。

第十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁场盒与盒的间距不小于3mm;存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条对库存的**档案,要两年检查一次。

第二十一条归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经主管领导审批,登记造册。

第二十二条建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。

第二十四条建立声像档案借阅,利用制度,严格审批手续,根据声像档案的机密程度,确定利用范围。

第二十五条具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的,所得专利收益,原则上应拨给原移交单位,档案馆收取保管费。

第二十六条声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,经主管领导批准后,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。

如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。

第二十七条在不影响保密的前提下,各单位可利用声像档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现在的声像档案。

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6.说明一般以 的自然张为单元编写,一组联系密切的 应加总说明。已加总说明的 可分别在相关 处编写简要的分说明 7.说明的主要内容为 号 底片号 文字说明 参见号 摄影者 拍摄时间 1 号 案卷内 的顺序号。2 底片号 底片的编号。3 文字说明 概括反映 的事由 时间 地点 人物等要素。4 参见号 ...

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