关于印发《科技档案管理办法》（修改）的通知。
公司各单位：
为加强科技档案管理，规范基建工程文件资料、完整准确及时归档，公司在去年下发的《科技档案管理办法》的基础上，结合公司目前需要输入档案管理软件等实际情况，对去年的《科技档案管理办法》进行了修改，现将公司《科技档案管理办法》（修改）印发给你，它将代替以前的《科技档案管理办法》，望遵照修改稿执行。
二○一○年二月五日。
科技档案管理办法（修改）
第一条总则。
1、基建工程的竣工文件是工程建设的真实记录，它反映了建筑物、隐蔽工程的施工过程及工程状况，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证；是施工企业总结经验、积累资料，形成技术资产和第一手材料；是国家的重要技术档案；
2、竣工文件要如实反映建设项目施工的技术状况和工程竣工的现状；
3、项目开工后，各项目应按照建设单位提出的要求做好文件材料的形成、积累工作；
4、各项目技术负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用的四新技术、特殊地质、重难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及隐蔽部位的资料，并应根据变更设计要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到准确、符合实际；
5、竣工文件的收集、整理、归档及移交，要做到“三同步”，即布置施工任务与竣工文件同步；工程施工进度与竣工文件逐步形成、积累同步；工程验收交接与竣工文件交接同步；
6、为建立健全我公司科学技术档案的完整、准确、系统、安全和有效地利用，要求各项目部工程竣工后，移交公司档案室一份完整的竣工文件。
第二条编制组织及要求。
1、项目部总工程师和技术主管组织编制竣工文件，并定期进行检查、指导，由专（兼）职人员进行整理、保管；
2、以项目部为单位，技术干部负责填写、收集、积累原始资料，并要求做到“三同步”。其内容主要是：工程日志、检查检验资料、施工小结、变更设计申请单（批复单），图纸修改、底图描绘、图标签署、技术交底书等；
3、项目部负责施工过程中检查竣工文件资料的收集、管理情况，并负责移交竣工资料，编写施工总结；
4、竣工文件中所有数据必须与工程竣工部位相符，并如实反映，不得遗漏；
5、竣工文件质量要求齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观。
齐全完整是指施工范围应收集的施工资料和图纸齐全，签字、盖章齐全，法律手续完整；
内容准确是指施工范围应真实记录和准确反映建设过程和竣工时工程客观实际，如建交表、试验报告、隐蔽工程检查资料、各种原始记录、原材料出厂合格证、复试报告和各项技术数据翔实可靠，竣工图纸已按变更设计和施工洽商记录进行了修改，做到图物相符，施工里程已更换为竣工后的统一里程等；
系统配套是指一个建设项目各专业内容配套，一个单项工程内施工资料、图纸的各项内容配套完整；
整洁美观是指竣工文件外观，包括文件材料装订整齐、美观，软封面及卷内目录填写清楚，字体工整，文面整洁。图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。
第三条竣工文件编制内容及移交要求。
1、在建铁路工程、公路工程及其它工程严格按建设单位编制内容及要求编制。工程完工后，按照建设单位的要求整理竣工资料，分别移交有关部门，并办理移交手续。
2、各项目部在业主验交工程后3个月内，负责向公司档案室移交一份完整的竣工文件。综合部分除满足建设单位要求外，还必须将中标通知书（原件）、整个工程开工报告或开工令（原件）、合同或协议（原件）、实施性施工组织设计、竣工验收报告（原件）、末次验工计价汇总表或决算文件（原件）、工程竣工数量汇总表、施工技术总结、**（含底片）及声像资料等纳入综合文件，不得缺项。
3、科技档案卷编制顺序严格按照《中国铁道建筑总公司档案管理办法》p18《科技档案归档范围及保管期限表》中之二（基建工程综合文件）、之三（工程施工文件）、之四（竣工图）顺序编写，详见附件1。
4、移交公司档案室的所有竣工文件均需移交《中国铁道建筑总公司档案管理办法》中的（科技档案案卷目录）见附件2、（科学技术档案总目录）见附件3、（科技档案（文件）移交清册）见附件4、（科技档案（文件）全引目录）见附件5。以上几项不需要在项目部填写，项目部负责移交资料的技术干部准备好案卷目录和卷内目录的电子版，来公司工程部把案卷目录和卷内目录输入科技档案管理软件，以上附件系统将会自动生成。
5、公司工程部负责竣工文件编制的指导、监督检查、验收工作。
6、基建档案资料要求在项目部装订整齐，运回公司统一装盒(档案盒由工程部统一按铁建总公司的要求准备)。软封面样式见附件6，卷内目录样式见附件7，备考表样式见附件８。
7、基建档案资料按要求整理好以后，科技档案（文件）移交清册一式两份由项目部移交人员与公司档案室负责人当面签字确定，交接双方清点核实无误后，在移交清册上签字盖章，双方各执一份备查。
8、移交资料时，必须由资料员当面办理移交。采取托运或邮寄移交资料的项目，也必须来人办理交接手续，否则不能算正式移交。
第四条基建档案整理方法和案卷质量要求。
凡是公司归档的基建档案资料，无论是铁路、公路或其它项目，均执行《中国铁道建筑总公司档案管理办法》的文整方法和案卷质量标准。为使铁路以外工程项目案卷质量尽量统一到铁路标准上来，卷内目录和备考表的格式及填写方法、编张次号的位置、软封面的格式与填写等均按《中国铁道建筑总公司档案管理办法》第二十八条（案卷的整理）执行。具体要求如下：
1、各种材料及图纸应法律手续完备，按规定进行审核、签字和盖章。
2、对己形成的施工资料及图纸进行排列，一般文字在前，图纸在后。如果一个保管单位内只有一种**，可按形成时间的先后顺序排列。一个卷盒内大的排列顺序是：
卷内目录、施工资料、图纸、备考表。
3、施工资料装订厚度原则上按业主的要求即可，公司的档案盒有2.5cm、4cm、5cm三种规格，装定好的资料厚度最好和盒子的厚度相符，希望合理安排页数，以免浪费空间。装订前先除去金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，**文头是否一律向上或向左(横表向左，竖表向上)，施工资料装订线是否预留，小于a4纸的材料是否粘贴在a4纸上。
文件材料采用尼龙细线在左侧装订，以打4个孔为宜 (孔距为15+3×89+15=297mm)，装订线离左侧l5mm，装订后用胶水粘上统一的科技档案软封面(附件6：科技档案案卷软封面)。特别要注意的是：
卷内目录、备考表不装订。施工资料装订好后在软封面上盖红色的科技档案号章（科技档案号章式样见《中国铁道建筑总公司档案管理办法》p15。为了档案号不出错，档案号章在资料运回公司后，在装盒前由公司工程部和档案室共同核对确保无误后再盖。
4、图纸一般散装在盒内不装订。竣工图折叠尺寸为297×21omm，为便于查阅，要求将图纸先折成21omm宽手风琴式，然后再向后折成297mm。为使图标外露，叠图时应从图标处往前叠。
图纸在图标的上方盖上科技档案号章。
5、编张次号时用号码机打上去(宜用长城52型号码机、黑色印油)，也可用碳素墨水笔手写。文字材料打在右上角、图纸打在图标的右上方。从"001"起编，保持三位阿拉伯数字。
如卷内既有文字材料又有图纸的，应先编文字材料后编图纸，一盒内的资料只编一个张次流水号。不是一个保管单位不能连续编张次号。卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张次号。
筒子页、双面字页均只编一个张次号。编完张次号以后再加贴科技档案软封面，以保持封面的整洁。
6、铁路通信信号、各种标准、安装图册，装订成4号图纸尺寸，厚度不超过2omm，图纸装订成册后对折装在盒内。
7、图纸按图幅绘制。文字图纸做到图像、字迹、线条清楚，反差良好、书写工整，纸张要求50克以上。
8、书写笔迹要符合要求。要用碳素或黑色中性笔书写，不要用红色、纯蓝、铅笔、圆珠笔和热敏纸书写。
9、卷内目录要求准备好电子版，资料到公司后输入档案软件，卷内目录、备考表将由系统自动生成。
10、**档案应填写卡片或说明资料，主要内容有：**号、事由、时间、地点、摄影者，归档**均为5英寸，**号应与卡片上的顺序号相一致，或将**说明卡粘贴在该**背后，集中装入纸袋移交给公司工程部。
11、案卷封面的填写：
案卷标题：主要是用来揭示案卷内容的，标题结构一般由三个部分组成：项目名称、内容、文件名称。
如××线××特大桥竣工文件及图纸。
项目名称：基建档案反映工程项目名称或所**别名称。
内容：是指某个专业、工序、单项工程（站名、桥名）等。
文件名称：是指竣工文件或竣工图。
标题一般以不超过25个字为宜，带里程的案卷标题可用整里程加小数点(百米、十米)的形式标注，以减少字数；
施工里程：应填写施工设计时采用的里程，一般用dk表示。铁路、公路以外工程一般不需填写施工里程；
竣工里程：应填写建设项目竣工后统一使用的里程，一般用k表示。铁路、公路以外工程一般不需填写竣工里程；
形成单位：也就是文件的制作单位或卷内文件材料和图纸形成的责任者，如果形成单位多而写不下的可以只写一两个，最后可加“等”字；
形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间，一般写该单位工程的开、竣工日期。如果一个保管单位内只有一种**，应填写资料形成最早和最晚的实际日期，中间加“～”号。
形成日期只写到年和月；有的综合资料可只写一个日期，不需加“～”号，如投标书、施工总结、施工组织设计/质量计划等；
保管期限：根据档案资料的重要程度、价值大小，分为永久(50年以上)、长期(15～50年)、短期(15年以下)三种。具体应按照《中国铁道建筑总公司档案管理办法》p18《科技档案归档范围及保管期限表》(见附件1)要求办理；
密级：根据国家和铁道部有关规定填写。基建档案中均填写“秘密”。
第五条注意事项。
1、本管理办法主要依据《中国铁道建筑总公司档案管理办法》上的要求并结合公司的实际情况而定，需要时可参照此书。
2、如有任何疑问请咨询公司工程部：0351-**公司档案室：0351-**集团公司档案室：0351-**
附件1科技档案归档范围及保管期限表。
科技档案管理办法草
为加强我矿科技档案的科学管理 保证科技档案的安全完整保存和有效利用，特制定本办法。1.形成的科技图纸按照档案分类编号规则进行分类 整理 编号。底图的整理参照科技档案编号方法，按专业或类别 型号组成保管单位平放。2.构成每个案卷的科技文件材料，必须是一组 或几组 有机联系的集合体 卷内文件排列有序，能...
4 科技档案管理办法 1
1.目的 为加强公司科技档案的科学管理 保证科技档案的安全完整保存和有效利用，特制定本办法。2.适用范围。适用于龙钢公司 龙钢集团公司所有科技档案的管理。3.定义。科技档案是指公司在科研生产 工程建设 设备维修中形成的对公司生产管理 技术管理 科学管理工作有指导和重要参考价值，并按龙钢档案分类编号规...
银行科技档案管理办法模版
第一章总则。第一条为加强全省银行系统科技档案的管理，根据 银行信息系统信息安全等级保护实施指引 试行 银发 2011 173号 银行计算机系统信息安全管理规定 银发 2010 276号 银行信息化建设档案管理办法 试行 银办发 2005 301号 等规定，特制定本办法。第二条本办法所称科技档案，是指...