工程档案管理办法

为加强基建档案的管理、充分发挥它在工程建设、使用管理、维护、改造中的作用，根据国家《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，结合我校实际情况，制订本办法。

第一条工程档案是指在本公司承接项目范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、**及决算等各种载体的文件材料，是公司从事工程施工工作的重要依据。

第二条工程档案归档范围。

1、项目的申请与批复、计划任务书、可行性研究报告等立项依据文件；

2、选址、征地申请，征地报告、协议书及批复文件，拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用，互换割让等文件材料；

3、勘探、测试中形成的文件材料；

4、设计委托书及设计要求；

5、初步设计、施工图、设计计算及审批文件；

6、开工报告及审批表、建筑许可证，招标、投标文件、工程施工合同或承包合同及工程概算；

7、完整的施工文件、竣工文件。

第三条归档要求。

1、工程部门要由一名主管领导分管档案工作，并配备一名兼职档案员负责文件的收集、整理、立卷、归档工作。

2、归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。

3、凡归档的文件材料均应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统。

一、字迹清楚，图面清晰、整洁，不得用易褪色的书写材料书写。

4、具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示后无批复，经办人应注明办理情况，以备日后考查。

5、归档份数：竣工图一式二份（一份交业主或监理单位，一份公司留档保存），文字材料、底图、底片和声像材料各归档壹套。

6、归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内归档；

第四条文件材料的归档程序。

1、有关部门兼职(或专职)档案员和工程项目负责人应按照归档范围，分别做好平时文件材料的收集、整理工作。

2、综合性管理文件材料由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目文件材料分别由部门负责人主持立卷归档的制度，即在工程项目竣工时，由项目负责人按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，等项目验收后，交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后，向档案馆移交，并办理好移交手续。

第五条档案的管理、利用和借阅。

1、档案由公司档案管理人员统一管理，进行分类编号、编目、排架、妥善保管。

2、档案管理人员应定期对档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。

3、为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。

4、档案主要供本公司利用，如其他单位需查阅，须经负责人批准方可查阅。

5、建立多种检索工具和参考资料，编制并公布档案目录，积极开发档案信息资料，积极为工程工作服务，为保护和处理工程工作中的各种权益问题提供凭证。

6、档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成档案丢失者，除通报全公司外，将由当事人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。

7、借阅的档案、资料需摘抄、拍照、复制时，须经管理人员允许；底图档案只供复制，不能借出。借阅人员要爱护档案、资料，不得毁坏，描画，保护档案原存排列次序。

8、对超过保管期限的项目档案定期进行鉴定，对已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。