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第一章目的。
第一条：为规范公司档案的管理，根据相关法律法规，结合公司实际，特制定本办法。
第二章适用范围。
第二条：适用于公司在各项经营活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录的管理。
第三章管理职责。
第三条：行政部是公司档案的主管部门，负责制定有关档案管理办法，监督、指导、检查各部门的档案管理工作：
1、贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规；
2、组织制定、实施公司关于档案管理工作的制度；
3、建立健全公司档案工作网络，负责对全公司档案工作人员进行业务培训；
4、负责对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。
5、负责公司档案的收集、整理和保管工作；
6、负责公司档案资料的调阅和利用工作；
7、严格执行公司保密制度，保证档案的完整、准确、系统和安全；
8、组织安排对已超过保管期限的档案资料的鉴定、处理工作。
第五条：财务部是公司财务档案的专业管理部门，负责会计凭证、帐簿、财务报表等财务档案的管理。
第六条：销售服务部是公司业务档案的管理部门，负责业务档案的管理。
第七条：各职能部门是部门档案的管理部门。
第四章档案的归档范围和要求。
第八条：公司行政部档案室的归档范围：
1、文书档案。
公司重要会议的会议材料、会议记录、决议和纪要；
公司领导的讲话、报告（在各种会议上的讲话、报告随同会议文件一起立卷）；
上级部门印发的文件材料，公司的请示及上级部门的批复，以及所有和上级部门的往来文件；
公司各部门报送的请示和公司的批复；
公司各部门报送的工作计划、总结和报告；
公司印发（包括**及与其他单位联合颁发）的文件材料；
公司在检查工作中形成的文件材料，包括稽核报告、审计报告、对重大事件的处理报告等；
公司制定的各项制度、规定、办法等制度性文件材料；
公司干部任免事项，对员工的奖励，处分事项等；
公司在工作活动中形成的重要文件材料；
公司与其它单位或个人签署的各类合同、协议等法律文书；
印章审批表、合同审批表、介绍信存根等关键内控环节的工作记录；
公司出版的各类内部刊物、工作动态、工作简报等；
项目预决算书、招投标书、装修合同、验收材料及与项目有关的合同文本、合作协议、相关**的文件等资料；
计算机、监控网络结构图、布线图、机器设备合格证、说明书等重要技术文档；
其它具有保存价值的文件材料等。
2、音像档案。
重要领导或客人来访、公司领导重要的公务活动以及公司重大活动中形成的**、录音（像）带等。
3、电子档案。
电子档案主要是办公自动化系统中形成的电子文件，重要文件材料的电子版本或扫描件，电子录音（像）文档。
第九条：归档原则和要求。
1、文书档案。
文件材料须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律；
文件材料必须准确地反映公司的各项经营活动的真实内容和历史全过程；
文件材料必须经过系统整理，符合案卷的质量要求，做到分类科学、排列系统、保管期限划分准确。按照文件材料形成的时间和类别，一般按“年度——组织机构（或问题）”分类立卷。
在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、**文件与原文，放在一起组卷，不得分开。
2、音像档案。
音像档案归档时要注明时间、地点、人物姓名及职务、事件内容。
3、电子档案。
自动化办公系统中流转结束的电子文件要及时清理，按照自动化办公系统的分类原则详细填写电子项目标签、归类存档。
第十条：跨年度档案的归档方法。
不同年度的文件一律标示年期进行分开立卷，跨年度的请示、批复、规划、总结、会议记录等原件存在归档年限的档案中，复印件存在历年档案中。
第十一条：文书档案的装订要求。
1、案卷标题要简明、扼要，准确地反映卷内文件的主要内容。
2、编写卷内目录和备查表，目录放在卷首，备查表放在卷尾。
3、卷内文件应依次编写页码，在有文字的页面的右上角，背面的左上角按顺序打号。
4、装订前要做好文件材料的检查工作，对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加以衬边；对字迹难以辨认的材料，应附上抄件。
5、行政部有权向有关部门或个人索取应归档的文件材料，任何部门和个人都无权留存属于档案的文件材料原件。
6、行政部有权拒绝接收不符合标准要求的档案归档，并指导督促有关部门和个人按要求重新整理。
第十二条：保存期限。
公司文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期为十五年以上五十年以下，短期为十五年以下（含十五年）。
1、永久保管的档案，是指反映公司主要业务活动和基本历史面貌极具保存价值的档案。
2、长期保管的档案，是指反映公司重要业务活动，并在相当长的时期内需要查考利用的档案。
3、短期保管的档案，是指在较短的时间内，公司工作需要查考利用的档案。
第五章工作要求。
第十三条：档案的库房管理。
1、公司各部门设置必需的档案专用柜架，柜架要坚固，并有防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，确保档案的安全。
2、建立档案检查制度，定期对档案保管的状况进行检查，如遇特殊情况应随时检查，发现问题及时解决，以保证档案的完整与安全。
3、档案管理人员要每月10日定期做好电子文档的备份工作，行政办负责协助处理备份与刻录的工作，并提供技术支持以使文档的存放安全与有效。
第十四条：档案的利用。
1、档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。
2、档案管理员要做好文件索引和检索工具，力求做到查找方便，调卷迅速准确。
3、建立档案的借阅制度，严格审批权限和借阅手续。公司内部人员借阅时必须填写《档案借阅审批表》，并经其部门负责人和行政办主任审核后方可借阅。档案原则上在档案存放地阅读，确需外借时要履行外借手续，须办理相关手续，并按时归还。
3、借阅档案不得随意折叠和拆散，不得在档案材料上圈点、划线，严禁对档案随意更改、涂写，借阅人对所借档案的完整、安全负责。
4、上级监管部门查阅本公司档案资料，须持有说明身份和查阅目的、范围的正式介绍信，经行政办主任批准，方可在档案室内查阅。
5、电子档案的借阅以自动化办公系统作为平台，必须填写《档案借阅审批表》，交行政办主任审核方可借阅。
6、档案借阅者必须严守公司秘密，不得擅自抄录、复印、复制或任意扩散、传播涉及公司机密的档案内容。
第十五条：档案的鉴定与销毁。
1、公司对超过保管期限的档案应由档案部门和有关业务部门共同提出销毁意见，经行政办主任审批后方能销毁。销毁时应有监销人员在场，监销人要在销毁清册上签字。
2、档案管理人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。
第十六条：奖励与处罚。
1、有下列情形之一，由公司给予表彰或奖励：
对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；
对档案的保护做出显著成绩的；
对违反档案法律、法规和公司档案管理规定的行为作斗争，表现突出的。
2、有下列情形之一，由公司责令改正，情节严重的，对直接责任人员或直接负责的主管人员给予处罚：
将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝或不按时交档案管理机构、档案工作人员归档的；
拒不移交档案的；
违反档案管理规定擅自扩大或缩小档案接收范围的；
明知所保存的档案面临危险而不采取措施；造成档案损失的；
档案工作人员、对档案负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；
擅自提供、抄录、公布、销毁属于公司所有的档案的；
涂改、伪造档案的。
处罚金额视情节而论处100-500元不等；
第六章附则。
第十七条：本制度由行政部负责制定、修改和解释。
第十八条：本制度由发布之日开始执行。
二零一二年三月八日。
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2009 中外建办字第033号。关于印发 中国对外建设总公司档案管理办法 的通知。总部机关各部门，各区域公司 专业公司 分公司 子公司 现将 中国对外建设总公司档案管理办法 印发给你们，请遵照执行。二 九年三月二十日。抄送 总公司领导。目录。第一章总则 1 第二章档案管理机构及其职责 2 第三章文件...