企业档案管理

企业档案培训讲义。

第一节企业档案概论

一、企业档案的定义

企业档案是在企业活动中形成的原始历史记录，对今后具有一定的查考利用价值，保存起来的信息材料（包括文件、技术图纸、影片、**、录音带、录像带等），或者简单地说企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。

对上述企业档案定义的表述，可作以下四个方面的理解：

一）企业档案是企业活动中形成的原始记录。这里所说的企业活动包括以下三个方面的含义：

其一，生产技术活动是企业活动的主体或主要表现形式；

其二，工作活动。（如企业党、政、工、团组织开展的工作活动）是企业活动的重要组成部分；

其三，经营销售活动是企业活动不可缺少的，十分重要的内容。

二）企业档案是企业活动中形成的的信息材料企业档案作为档案的一种物质形态、自然具有信息这种普遍属性。

三）企业档案是由企业活动中形成的信息材料有条件地转化而来的。这包括以下三个方面的意思：

1、企业活动中形成的信息材料只有处理完毕才能转化为企业档案。

所谓处理完毕，一是指处理程序业已完成（比如：文书档案是由文件材料这一信息材料转化而来的，文件材料处理完毕，既可指文件的文书处理程序业已完成）；二是指信息材料（如科技文件材料、经营销售文件材料、会计文件材料等）内容所规定的任务业已完成。

2、企业活动中形成的信息材料，只有对日后企业各项活动仍然具有一定的查考利用价值的信息材料才有必要转化为企业档案。

3、业已处理完毕，对今后企业活动具有一定查考利用价值的信息材料，只有在进一步系统整理，保存的基础上，才能最后地转化为企业档案。

四）企业档案的**是多方面的，内容是丰富的，形式是多样的，从纵向上说，既有**部级的大型企业，又有省级或地、市级的中、小型企业直到乡镇企业，它们都形成各自相应的企业档案。从横向上说，企业又有各行各业之分。比如：

有重工业，又有轻工业；有钢铁冶金企业，又有纺织印染企业等等。它们都形成各自相应的企业档案。以上这些都是企业档案的**。

企业档案内容的丰富性，主要是指企业活动的内容是丰富的，它包括技术、经营销售、计划统计、物资**财务管理、劳动工资、教育卫生，以及党、政、工、团工作等方面的大量的、丰富的内容，企业档案的形式的多样性，主要是指从载体材料上说，企业档案既有纸张的，又有胶卷（片）的，还有磁带的等等。

企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益，合法权益和历史真实面貌的一项工作。

二、企业档案的作用：

可作为企业活动的稽凭；

可作为进行生产活动的重要依据和凭证；

可作为提高企业管理水平的必要前提；

可作为提高企业经济效益的重要条件；

可作为实现企业现代化的重要前提。

三、性质（企业档案的性质）

一）企业档案的本质属性。人们常说的空口无凭，立字为证的字，实际上就是作为原始历史记录保存起来的企业档案（在上一张）。

二）企业档案的非本质属性（有6点）

建立企业综合档案室是我国目前企业单位档案室设置的一种发展趋势。其优类：既有利于本企业的集中统一管理，便于综合有效地开发、利用企业档案信息资源，也有利于企业贯彻精简机构，优化组合的原则。

第二节企业档案的种类、归档时间和要求

一、企业档案的种类：（也可以说企业文件材料的归档范围）

一）从其性质和内容上，企业档案可划分为十类。

1、科技档案。是指某个企业在生产技术活动中形成的，作为原始历史记录保存起来以备查考的科技文件材料。

产品设计档案：它包括为制造某一个产品而进行设计活动中所形成的产品设计指标要求、设计任务、设计图样（或图纸）以及设计说明书等科技文件材料。

生产技术档案；

设备仪器档案；

基本建设档案；

科技研究档案。

2、文书档案。它是企业在工作活动中形成的作为原始历史记录保存起来以备查考的文件材料。它分为以下五个方面：

党务档案；

行政档案。它分为组织工作、宣传工作、**工作、纪检工作。

工会档案；

共青团档案；

协会档案。

3、经营销售档案。它是指在企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，以及市场经济信息、广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

4、计划档案。它包括企业总体发展规划、年度工作计划，以及企业生产计划、指标计划、利润计划、亏损计划等计划文件材料。

5、统计档案。它包括企业年度生产统计表、劳动生产率统计表、利润增长率统计表、企业亏损、设备老化、损耗、废品、次品统计表，以及季报、月报、旬报、周报、**等统计文件材料。

6、物资**档案。它是指企业在物资、原材料采购、库存保管、**以及工具管理过程中形成的文件材料。

7、技术管理档案。它是指在企业质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源环保、科技情报等管理中形成的各种文件材料。

8、劳动工资档案。它是指企业定额、定员和劳动调配，以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

9、会计档案。它是企业在进行会计核算、反映和监督企业的财产、物资、货币的收支及其使用情况的活动中形成的会计材料。其种类可分为以下几种：

1）会计凭证档案：①原始凭证档案；②记帐凭证档案。

2）帐簿档案：①日记帐，分为现金日记帐和银行存款日记帐；②分类帐，为分总分类帐和明细分类帐。

3）会计报表档案：①月报；②季报；③年报。

10、人事档案：

工人档案。这是企业人事档案的主体。它主要包括工人的履历表、登记表、自传、鉴定、技术、评级考核、入团党、奖惩、工资级别登记表、调整工资审批表，以及退休、退职审批表、停薪留职审批表等文件材料。

科技人员。

干部档案。

二、归档时间：

科技档案：产品试制、课题研究，基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应当归档的文件材料组成保管单位（既案卷），由项目负责人审定后向档案部门归档。

文书档案：各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内，向档案部门（档案室）归档。

会计档案：当年会计档案，在会计年度终了后，可暂时由本单位财务会计部门保管一年。期满之后，原则上应由财务会计编造清册移交本企业档案室保管。

**档案：**冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。

三、归档的要求

1、指定专兼档案员（各部门也要有兼职档案员）；

2、归档材料一定为原件和原件上有盖章，既有凭证依据的文件材料；

3、特种载体档案一定要有文字说明，有外文材料应要与中文的翻译件一起归档；

4、归档文件材料一定要符合保管要求归档。如：文书档案中的分年度。

把同一个年度的文件集中在一起组合成案卷。组卷时，不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但分年度不是绝对的，要视不同情况而定。

一般文件应放在形成年立卷；②计划、规划、总结、报表、预决算等，一般放在内容针对的年度立卷；③跨年度多年的计划、规划，放在针对的第一年立卷；④计划和总结写在一起的，视文件的内容主次而定；⑤跨年度的请示与批复，放复文年立卷，没有复文的，放在请示年立（此二个文件需然级别不一样，但它们是有机联系的文件是不能机械分开。）

分问题，将文件按其内容所反映的问题分开，把反映同一问题的文件组合在一起，把反映不同问题的文件分开立卷，分“问题”，在运用中有很大的灵活性“问题”可以具体，也可以笼统。在领导机关和综合部门，文件内参涉及面较广泛而涉及具体问题的文件相对要少些。在按问题分卷时，把具体问题概括为大一些的问题。

在具体业务部门，问题形成的文件数量较多，而且比较具体时，“问题”应当分小一些。分问题，不可绝对化，综合性的计划、总结、报告等不可能按问题分开立卷。总之，问题的区分，要根据各个文件的不同类型，文件内容涉及问题的不同情况，有关文件数量等各种因素而定。

分期限。不同保管期限的文件要分开立卷。看文件的价值：

①以本企业文件，材料为主体，而本企业文件，又应以反映本企业主要职能活动的文件为主。既这部分文件价值最高，需永或长保存，短保存较少。②上级来文，属指导性、政策性的文件，对日后有一定查考利用价值的应为长或短期保管。

③同级企业的来文，多属工作业务上级联系、交流，只作企业了解参考，对企业的利用价值不大，一般作短期或资料保存。

5、文件材料要归档一份就够了，重要的文件合同可双分归档。

6、多单位合作完成的文件，由主办保存一套完整的文件归档。

7、各部门或项目主管人员要定期进行检查、鉴定。

8、交接双方要办理交接手续。

第三节档案整理工作

什么是档案整理工作：就是按其内容和形式特征进行系统性和条理性分类、组卷、加工、排列、编目过程，由零乱到规范的过程。

目的：就是揭示文件之间的有机联系，便于档案保管和利用。

企业档案整理的工作主要包括：

1、区分企业全宗；

2、企业全宗内档案的分类；

3、立卷（或组卷）；

4、卷内（或保管单位）文件的排列；

5、案卷（或保管单位）的装订；

6、案卷封面的编目。拟写案卷标题是卷内全部文件的总称，拟写它的目的，是为了使人们能够通过标题、全面、准确地了解卷内文件的内容，拟写标题的基本要求：简练、概括、准确。

字数最好在五十字以内，它的结构，作者——问题——名称，三部分组成。并用介词“关于”或“有关”和助词“的”；连接起来。

7、案卷的排列；

8、案卷目录的编制。

第。一、企业档案的分类

一）科技档案的分类：按分类方案进行（可参照浙江省工业企业档案分类编号暂行规则）：企业生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归入生产、科研、基建、设备等类中统一编号，常用的分类方法有：

按产品型号分类；

按设备型号分类；

按科研课题分类；

按工程项目分类；

按专业性质分类；

按组织机构分类；

按时间分类。

二）文书档案按年度——问题分类法

三）企业会计档案档案分类。常用为年度——形式分类法。它是将企业全宗内档案会计档案先按年度分开，然后在每一年度下面再按会计档案的案形式，既凭证、帐簿、报表进行分类析方法。

四）企业人事档案的分类。按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》的有关规定精神，企业全宗内的人事档案一般可分为以下十个类：①登记材料；②自传材料；③鉴定材料；④考核材料；⑤历史审查材料；⑥入党（团）材料；⑦奖励材料；⑧违纪处分材料；⑨任免材料；⑩其他参考材料。

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