科技档案管理

科学技术档案。

科技档案的工作机构与人员、工作职责、移交进馆程序和方法、鉴定与销毁、保管和借阅工作、奖励与考核制度按公司档案管理办法执行。

一、科技档案的分类。

科技档案是记述和反映本单位基本建设、经营管理、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值的科技文件材料。主要形式有图纸、图表、文字材料、**（含底片）、计算材料以及相应的软盘、光盘等。公司科技档案的种类有：

生产技术档案，基本建设档案，科学研究档案，设备仪器物资档案，房地产档案等。

二、科技档案归档范围及负责归档部门。

三、归档要求。

1、基建和房地产竣工文件的收集、整理、归档在施工过程中技术员要及时整理搜集，在工程交工完毕后将施工过程中形成的施工图纸、施工日志、监理材料、施工组织设计、技术资料等归档完后移交党政综合部统一保管。

2、设备仪器物资档案的归档，在购置阶段要及时搜集、整理档案材料、在购置完成后做好材料归档并移交公司党政综合部统一保管，设备大修计划及大修材料单、设备台账等文件材料由本经营单位整理归档并保存，不移交党政综合部。

3、要坚持推行主办部门技术人员负责科技文件材料的立卷归档制度，科技文件材料收集、积累、立卷归档责任划分：原则上主办部门落实到责任人，即由该部门部员或技术人员负责；两个或两个以上单位承办的，协办单位将其承担部分的资料提供给主办单位，由主办（牵头）单位负责归档。

4、归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清楚，反差良好。严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。科技文件材料用纸应在50克以上，低于50克的必须纸质优良。

5、归档的科技文件材料，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅按国家标准绘制。

6、必须做好科技档案与文书档案的区分工作。一般情况下，在科学技术管理工作中产生的文件材料属文书档案；在科学技术活动中形成的文件材料、图纸属科技档案，有关科学技术工作的指示、决定和审批文件，以及作为科技活动依据的文件材料，如果是一套科技文件材料中不可分割的组成部分，应归入科技档案，非科技单位或部门产生的科技文件材料，作为文书档案的附件时，可与正文一并归档，按文书档案进行管理。

四、案卷的整理。

科技文件材料的整理应遵循科技文件材料的自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。

1、卷内文字材料装订厚度应控制在15毫米～20毫米之间，装订前先去掉金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，**文头是否一律向上或向左，小于a4纸规格的要粘贴在a4纸上。采用细尼龙线在左侧装订，以打4个孔为宜，装订后用胶水粘贴上科技档案软封面。装订要求结实牢固，整齐美观。

2、图纸一般散放在盒内，不装订。图纸折叠尺寸为297毫米×210毫米。为便于查阅，叠图时应从图标处往后叠，将图纸先折成210毫米成手风琴式，然后再折成297毫米，使图标外露。

成套使用的图纸应进行装订，如通信信号、各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米×297毫米，图纸装订成册后再对折装在盒内。

3、在每份文字材料和每张散装图纸上盖上科技档案档号章（档号章式样如下），文字材料盖在右上角（装订成册的文字材料和图纸只需在软封面上盖章），图纸盖在图标的上方。

科技档案档号章式样（单位：毫米）

4、卷内文件材料排列，一般文字材料在前，图纸在后。排列好的文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号，文字材料编在右上角，图纸编在图标上面。编张号可用打号机打印，也可用碳素笔或蓝、黑钢笔编写。

张号从文字材料的内容开始，统一用阿拉伯数字从1起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。不是一个保管单位的，不能连续编张号。

5、填写卷内目录。

每一个保管单位，均应填写卷内目录（详见附件1），以便揭示每一个案卷的内容。

1）卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称。

2）将盒内每份文字材料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号。卷内目录的最后一份文字材料或图纸，在“张次”栏内应填该文字或图纸的首页号—末页号。

3）顺序号从有内容的一行开始填写。

（4）文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。

6、文件材料、图纸装盒。

每个保管单位的科技文件材料一律装盒，一盒即是一卷，也是一个保管单位（以下简称卷）。装盒的顺序是：卷内目录、文字材料、图纸。

科技档案盒的规格尺寸，一律采用310毫米×220毫米（详见附件3），盒的厚度分别为毫米（详见附件4）。档案盒封面（详见附件5）的盒面、脊背所列项目均用油墨刷制，要求清晰、美观。

8、填写案卷封面和脊背。

2）案卷标题，是用于揭示本案卷的主要内容和成份。标题结构一般由三个部分组成：项目名称、内容、文件名称。

项目名称：基建档案反映工程项目名称或所**别名称；科研档案反映课题名称；设备仪器档案反映设备名称。

内容：是指某个专业、工序、单项工程等。

文件名称：是指竣工文件或竣工图。

（3）施工里程：为施工设计时采用的里程，一般用dk表示。

（4）竣工里程：为建设项目竣工后统一使用的里程，一般用k表示。

（5）形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。

（6）形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间（填到月即可）。

7）保管期限：根据保管期限表填写。

8、密级：根据国家有关规定填写。

10、案卷盒封面及背脊内容由归档单位填写。

五、科技档案的分类编号。

1、科技档案的分类编号，由种类、分类、属类**项目代号组成。每个保管单位档案号应包括种类代号、分类代号、属类代号和案卷流水号。科技档案分类编号方法按铁道部（85）铁科技字1123号文规定和铁道部工程指挥部铁指办（1987）329号补充通知要求填写。

2、科技档案种类代号表。

3、基本建设档案按工程项目、（枢纽名）分类。按专业、阶段、地点、里程分属类。科研档案一般按专业分类，按专题号项目分属类。

产品档案一般按产品项目分类，按组部件分属类。房地产档案按简化座落号分类，按项目、阶段或栋（排）流水号分属类。设备档案按设备项目分类，按设备顺序号分属类。

2023年以后新形成的设备仪器档案，按新的分类**编号，仍然执行铁道行业标准tb2338—93机械动力设备分类**编号表。铁路保障档案含战备保障和自然灾害抢修档案，一般按线名（枢纽）分类，按专业、阶段、地点分属类。

4、公司所属单位的档案单位代号，一律采用由《中国铁道建筑总公司系统档案全宗编号和档案单位名称代号》（中铁建办〔2004〕49号文），如，“中铁二十一局集团公司”，单位代号的汉语简称为“二十一集团”，汉语拼音代号为“eyjt”。

5、科技档案分类编号的代号，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字。如果一个分类中的科技档案较少，也可去掉属类代号。在“档案号”中，各类号之间用“·”联结（或隔开）。附件1

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