企业档案管理是企业管理的一项重要基础工作,是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分,搞好档案工作对企业的发展有很重要的作用,下面就所见现状和档案管理工作如何开展进行**。
一、面临问题:
一)档案管理在公司实属空白。
1、档案不集中,分散在各部门手里,无法保证其整体性、安全性、延续性和可追溯性。
2、无正式下发的管理办法、细则,难以界定管理者的权限、责任和义务,以至于即使档案丢失也无人知晓,无法问则。
(二)不受重视。档案属企业的**资产,见利不直接,因此容易被忽视,甚至在企业改革**现被挤脱现象。
(三)固有模式业已形成,难以改变。
二、解决办法:
一)建立健全档案管理制度,切实做好执行工作。
1、界定档案范围。公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。(详见附《各专业档案分类及管理要求》)
2、建立与档案管理相适应的组织结构和管理制度。使档案管理有章可循,落实责任人和责任,界定档案管理权限。
二)高管重视及各部门密切配合。
将档案管理工作同企业现代化发展同步考虑,列入企业发展和年度工作计划,纳入领导议事日程。增强各部门助理、秘书责任感,促进文件资料、会议纪要等进行收集、整理、送交行政部存档。
三)抓住时机,实现双轨双套。在oa正式启用之时,将档案管理纳入oa系统中, 使档案管理工作实现数字化、网络化、档案信息共享,达到方便检索和利用的目的,进一步提高档案管理现代化水平。
四)加强硬件建设。设立专门档案保存区域,添置档案柜等相关设备,并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防尘、防虫等安全措施。
三、执行档案管理工作的计划:
一) 做好档案收集工作。(详见附《档案管理目录体系》)
1、为防止文件传阅过程中遗失,当文件送达承办人时,承办人须签字,共同承担文件及时、完整归档的责任。
2、定期收集各部门档案,部门助理、秘书,负责收集部门档案。对一些重要文件采取先复印,再把复印件送交承办人的方法。
3、在交接过程中全面清理资料,对散落在个人手头上的资料,由各部门档案责任人负责,追缴资料,确保档案收集即齐全又完整,避免资料遗失。
二)制定合理的分类方案。
1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型。
2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类。
3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列,根据分类方案和保管期限类,切实做好平时的立卷工作。
三)认真做好日常档案管理。
各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐。(详见附《档案管理台账表》)
四)加强档案管理工作的学习。
恪守档案管理员职业道德,做好保密工作,平时工作要有计划、有措施、有成效,熟练自身业务。保证档案完整,提高档案利用效率。
注】规范档案管理即可以保证企业的商业机密、法律权益不受侵害,又可以提高各方工作效率,是实现企业现代化管理的必经之路,此项工作的开展首先需要确立观念,正确执行;其次需要各级领导的大力支持和各部门的密切配合。
附:《各专业档案分类及管理要求》《档案管理目录体系》
档案管理台账表》
各专业档案分类及管理要求。
一、行政文书档案分类。
1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知。
2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等。
3、会议纪要、收文和发文登记薄。
4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料。
5、公司大事记、史志。
6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料。
7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知。
8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复。
9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免的通知。
10、公司内一切重要活动的录音、录像、**、底片、荣誉、证书等。
管理要求。归档时间要求,对于独立项目的声像材料,在项目结束后,随时整理归档。零星项目声像材料可在每年的十二月底至次年一季度前,整理好总经办归档。
二、经济合同档案分类。
1、购销合同;
2、工程合同;
3、承揽合同;
4、货物运输合同;
5、财产租赁合同;
6、借款合同;
7、财产保险合同;
8、其他相关经济合同。
管理要求。经济合同档案归档时间为合同签订后一个月内,由经办部门人员填写档案移交清单,移交到总经办。
三、销售合同档案分类与管理要求。
1、客户档案。
2、客户签约明细单。
3、所有潜在客户由对应客户经理建立潜在客户档案,收集相应信息。
4、与客户相关的其它文件。
管理要求。客户信息及相关档案未经董事长、总经理同意不得以任何方式查询、泄露、使用。
档案管理目录体系。
一、档案管理流程图。
二、档案管理编号。
行政文书类编号说明:
xxx 001 集团文件、方针目标及重大通知第1卷。
002 公司制度、规定及通报第2卷。
003 会议纪要、收发文件记录及公司大事记第3卷
004 重要发言及活动材料;
005 公司劳动工资、人事调配、干部任免等文件资料。
006 公司组织机构增减更改名称及启用印章等文件资料。
行政文书类档案代号。
经济合同类编号说明:
xxx 001 xx项目01 购销合同第1卷
002 xx项目02工程合同第2卷。
003 xx项目03租赁合同第3卷。
004 xx项目04货物运输合同
005 xx项目05财产租赁合同
006 xx项目06借款合同。
007 xx项目07财产保险合同。
008 xx项目08其他相关经济合同。
经济合同类档案代号。
the lu у埌閫氱煡。
the 鑸 gui 姟 xi g悊销售合同类编号说明:
the liao 傝鐧 faints the chan bian 晥
xxx 001 xx项目 01客户签约明细单第1卷
the 鍙戣 chuai bin hong 湴鍧002 xx项目 02 客户档案第2卷。
ping 曚 man003 xx项目第3卷。
004 xx项目。
005 xx项目。
销售合同类档案代号。
the 鐗╄祫 zhu 涢渶 chen 旀帴。
does the zhu 涘簲閾 donate jiang xi?
the cong ㈠崟鍝侀 "鏁 companion 噺档案管理台账表。
the 鏀 duo chuai strand?
the 鏀 duo chuai cong plank 綍文件卷内目录。
文件借阅/复印记录。
文件销毁记录。
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